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ホワイトボードを使ってMTGして劇的に生産性がアップした話

POLでは今、MTGで徹底していることがあります。

それは、「ホワイトボードにアジェンダ(次第)を書いてから会議を始める」ということです。

最初はslackに書いておけばいいでしょ、とかまあ書かなくても議事録にあるしな、と思いながらも1週間半信半疑で続けた結果明らかに会議の質が上がったので紹介します。

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ホワイトボードにアジェンダを書くことの凄さ3つ!

①会議の全体設計をせざるを得なくなる

まず、アジェンダを書くためには、会議のゴールを明確に決めて、そのために必要なポイントについて話をする必要があります。そうなると、

②ゴールが曖昧な会議が消える

みんなが同じ方向を向いて議論を進めるのできちんとゴールに達することができる。また、ファシリテーターが考えているやり方がイマイチな時は、会が始まる前に「このほうがもっといい議論ができるのでは」という修正するタイミングをきちんと取ることができる。

③タイムスケジュールがあるので「今何を話しているのか」が明確になる

アジェンダが常に目に止まる状態にないと、どうしても話があちこちに飛んでしまうことがよくあるが、アジェンダがすぐ目に入るので何を話すべき時間なのかを意識して無駄な発言をなくすことができる。

おまけ:発言者の意図をクリアに理解できる
会議には「ホワイトボードが必要だ」という認識が揃うと、ホワイトボードに書きながら会議が進む様になる。
その結果…

・口頭で話すとニュアンスが伝わりづらいイメージも、図を使いながら目線を揃えて議論ができるので、発言者の意図を正確に掴むことができる。
・耳で聞き漏らしてしまっても、目で内容を理解することができる
・遅れてきた人が視覚的に会議の流れを追うことができるのでキャッチアップ工数が減る

という効果も見られました。
これによって一つの会議で複数の重要な意思決定をすることができる様になったと感じています!

「なんかだらだら話しちゃうんだよな〜」「会議の質が低いんだよな」とお悩みの方はぜひお試しください!


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わーーーい!!そのスキを待ってました!
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株式会社POL Student Success責任者 新規事業(産学連携)→キャリアアドバイザー/事業開発 名古屋大学大学院理学系 | 研究 | 休学 | 奨学金 | 産学連携 | 新卒スタートアップ | 長期インターン 将来の夢は自分の子供達世代に選択肢と希望を残すこと。

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