仕事の効率化を図るには？

仕事の優先順位を付けるのも一つの能力だと思う。仕事の順位付けが上手い人は、他の人の何倍もの仕事を同時進行で行なっている。逆に下手な人は、いつまでも一つの仕事だけをやっている。

これって、仕事全体の流れが見えているかどうかがカギなんじゃないかなと。僕も意識し始めてからは、格段に作業効率が上がった気がする。誰から教わるわけでもなく、大量の仕事を裁いている内にいつの間にか身についていた(笑)

このことについて改めて考えてみると、僕自身が一日の仕事にある程度の流れとポイントを作っていることが分かった。

【僕の仕事の流れとポイント】
①朝、1日のやるべき事項を頭で反復する。
②メールチェック。新たにやるべき仕事が増えていないか確認する。
③他の人に振れる仕事かどうかを判断。振れる仕事なら真っ先に振る。
④他の人に振れない仕事で、尚且つ、次の人が待っている仕事を先にやる。
⑤日中、相手と連絡とれる時間帯に確認するべき事項を押さえる。相手の確認が必要なものは優先的に行う。
⑥数分でやれる仕事なら、他の仕事の途中でも先に終わらせる。
⑦相手と連絡とれる時間を過ぎたら、自分だけでできる仕事をやる。
⑧夜の内に、他の人に振れる仕事はメールで振っておく。
⑨残った仕事を明日に回してもよいか判断する。迷うレベルなら、明日に回す。

納期の関係や緊急時は別だが、基本的にはこんな感じだ。

そして、複数の仕事を同時に進行はさせるが、絶対に同時にはやらない。必ず一つずつ区切りを付けることを心がけている。区切りを付けずに次にいくと、その仕事はいつまで経っても終わらない。次の段階にいくまでは、一つの仕事に集中することが大切だと思う。

ここでポイントだと思うのが⑥。もし数分でやれる仕事なら、例え途中の仕事があっても真っ先に終わらせた方が良い。後回しにしたら絶対にその仕事は終わらないからだ。

仕事の効率化の方法は人それぞれあると思う。どれが正解というわけでもなく、自分に合ったやり方を見つけるのが一番。そして身体が覚えるぐらい、その方法をやり込むことが仕事効率化の秘訣だと思う。

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