オンラインですべて完結する時代に弊社が対面での打ち合わせにこだわる理由

こんにちは！経営コンサルタントの新米秘書です。

現代のビジネス環境では、オンライン会議が当たり前になり、物理的な距離を超えて効率的にコミュニケーションが取れるようになりました。ですが、私たちの会社では、重要な会議やディスカッションに対して対面での打ち合わせにこだわっています。今では、社内メンバーとは毎朝顔を合わせてミーティングを行っています。
今回は、私達がなぜ「リアルで会って話をするのが良い」と思っているのかその理由について詳しくご紹介します。

「間（ま）」と「場」の共有が会議の質を左右する

対面での会議では、参加者全員が同じ空間を共有することで、自然と「間（ま）」や「場」が形成されます。この「場」は、参加者同士の非言語的な相互作用によって全体の雰囲気や流れを生み出します。「間」を共有することで、発言のハードルが下がると感じます。例えば、オンラインでは謎の間がすごく気まずく、「早く発言しなきゃ」というプレッシャーを感じますが、リアルで会っていれば、その「間」が逆に考えを整えるための心地よい時間になる感じがします。

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非言語情報の欠如がもたらす影響

オンライン会議では、視線や姿勢、距離といった身体的な相互作用が欠如しており、繊細なコミュニケーションが難しくなります。非言語情報が不足するため、オンライン会議では言語での補完が多くなり、単位時間あたりの発言量が増える傾向にありますが、その結果、会議の質が低下することが多いのです。

実際の経験から見る対面会議のメリット

私たちの会社でも、オンライン会議を試した結果、複雑な議題や重要なディスカッションには対面の方が効果的であることを実感しました。オンライン会議では情報量が不足し、参加者同士の微妙なニュアンスを感じ取ることが難しく、議論が停滞することが多かったです。そのため、重要な事項については対面での会議を選択するようになりました。

例えば、あるプロジェクトでのディスカッションでは、対面会議を行うことで、参加者全員がその場の雰囲気を共有し、意見交換がスムーズに進みました。その結果、短時間で合意に至り、プロジェクトの進行が加速しました。この経験から、対面会議の重要性を再認識しました。

また、私も含め入社間もない社員は、上司に質問しないといけない場面でも「ちょっと教えてもらってもいいですか」と声をかけやすいのは対面で会っている時です。オンラインはアジェンダ以外の話はなんとなく相手の時間を奪っている感覚が強くなりますが、対面であれば、上司が声をかけてもいけそうな雰囲気をまず確認できるので、質問するハードルも下がり気軽に聞くことができるのだと思います。

発言の収束と情動的な共鳴

対面会議では、主な話者が自然に決まりやすく、会議の進行が効率的に行われます。また、参加者間で自然に情動が伝染し、一体感が生まれることで、場の雰囲気が活発になります。これにより、議論がスムーズに進み、参加者全員が同じ方向を向いて意見を交換することができます。

視線と姿勢で「場」への向き合い度合いが変わる

対面会議では、参加者同士が直接顔を合わせることで、視線や姿勢といった身体的な相互作用が重要な役割を果たします。視線を合わせることで、話し手と聞き手の間で情報がスムーズに伝わり、お互いの理解度や反応を確認しやすくなります。また、姿勢の変化や距離感を通じて、相手の関心や興味を感じ取りやすくなり、より深いレベルでのコミュニケーションが可能になります。私の実感では、画面越しで見る相手の表情よりも、実際に会った時に表情の方が穏やかで、全体の雰囲気も良くなる気がします。

オンラインでは話者を見ているかどうか確認しにくいですが、対面ならば目線で感情を読み取ったり、資料に目を落としている場合には関心を持っている項目が分かったりします。もしかしたら、大事なアジェンダを話している裏で、お客様にメールを返しているかもしれません。オンラインではこれらの非言語的なシグナルが欠如しており、対面ならではの細やかなコミュニケーションが実現しにくいのです。

まとめ

オンライン会議が普及し、効率的にコミュニケーションを取る手段が増えた一方で、弊社では対面での打ち合わせを重視しています。これは、複雑な議題を効果的に進めるために不可欠であり、高揚感や当事者意識、繊細なコミュニケーションを実現するためです。対面での会議は、参加者同士の意思疎通を深め、より良い成果を生み出すための重要な手段であると考えています。