総務部門の書類を電子化してみませんか？

皆さんこんにちは！
事務所や倉庫に積み上げられた書類の山を何とかしたい・・・そんなお悩み解決のお手伝いをさせていただいている電子化アドバイザーのエイチ・エス写真技術株式会社です。

総務・経理や労務管理に携わられている方なら、社員の方の入社や退職、結婚や妊娠出産など様々なシーンで発生してくる社会保険などの行政への手続き書類の管理（保管）に頭を悩ませている方もいらっしゃるのではないでしょうか？

総務部門で発生する社会保険手続き書類の保管に関する困りごとが電子化によって解決する。

１、元従業員からの問い合わせ・・・危うくトラブルに！

以前、退職された元社員の方から退職後何年も経過した頃に厚生年金の手続きについて問い合わせがあった事がありました。在職中、とある事情で一時的に資格喪失をされたことがあったのですが、ご本人はそんな事はなかったと言い張られたのです。
当社としては社内の申請書類も社会保険事務所への手続書類も控えがあったので本人の申し出に基づくものだと説明出来ましたが、控えがなければ立証できないところでした。

２、社会保険の手続き書類の保管期間は？

国税に関する書類などは法的に7年間の保存を義務付けているものが多いのですが、今回のような社会保険の資格取得・喪失に関する書類は対象者の退職や死亡などによる手続き完結後2年間とされているものが大半で、意外に短いなと思いませんか？（雇用保険の資格関係は4年間）

３、法的保存期間経過後は電子化してみては？

当社は創業70年を超える社歴がありますが、わりと最近まで古い書類を原本で保管してありました。法的には2年保存とされていても、2年過ぎたからと言ってすぐに処分というのは書類の性質上なかなか出来ませんよね。
件の問い合わせの際も沢山のファイルの中から大体の退職年月日で見当をつけて該当の書類を探し出しました・・・笑
こんな時にこそ電子化が役位に立つのです！

■まとめ

総務や経理に携わる方であれば、「e文書法」や「電子帳簿保存法」といった言葉は耳にされたことがあるでしょうが、国税関係書類の電子化となると様々な法的要件をクリアする必要があり、取り組みとしては大がかりになるためハードルが高くなると思います。
もちろんその様な会社を挙げての電子化も大切ではありますが、単に「法的保管期間を経過したので処分したいけど、万一のために控えは残しておきたい」「原本は廃棄しないが、問い合わせなどに備えて電子化し検索性を担保したい」と言ったニーズであれば、比較的簡単に、大きなコストを掛けずに電子化に取り組むことが可能です。
昨今のコロナ禍でテレワークを推奨されているような企業様であれば、自宅から会社の資料を見たいといった従業員様のニーズを叶え、テレワークの効率アップも期待できます。

「電子化」というものをあまり難しく考えず、一部門の中での不便の解消、ちょっとした効率化・省スペース化と言った成果を目指してご検討されてみてはいかがでしょうか？

■お問合せ

当社では「この棚のこの段のファイルを全てスキャンして下さい」と言ったニーズなど、事務所までお伺いした上で見積もりをご提示させていただくことも可能です。
ちょっとでも興味を持たれた方がいらっしゃれば、お気軽に当社ホームページよりお問い合わせ下さい！

お問合せ　→　http://www.hs-shashin.co.jp/

最後までお付き合いいただき有難うございました。