【初心者〜中級者向け】エクセルの作業効率化について：概要編①
はじめに
初めまして。記事をご覧いただきありがとうございます。
この度、自身のエクセル歴を振り返り、如何にエクセルの作業を効率化してきたか整理しましたので、僅かでもご参考になる部分があれば幸いです。
（こんなこと言っておきながら現在進行形で整理中です、ごめんなさい。。）
私は某金融機関の財務関係の部署で勤務しています。
社会人になって初めてまともにエクセルに触れましたが、以降仕事で使用しない日はありません。特に決算期は締切のある中で大量のデータを処理する必要があり仕方なく効率化を求められました。そういった中で、どのようにして効率を上げるために何を実践していったのか記したいと思います。エクセルの初心者〜中級者、またはデータの集計やチェックの作業をする方に向いている内容となっています。
エクセルの書籍は沢山ありますが、どのように関数を活用するとか便利な機能とか「手段」を記載しているものが多く、効率化するための根本的な部分を記載しているものは数少ないように感じました（すみません、実際はそんなに読んでないですがとてもよい書籍がありましたらごめんなさい。。）。
なお、これから示すのはあくまでエクセルをよく使う会社員の経験による考えであり、エクセルのプロではないのでその点ご了承ください。逆に、だからこそ誰でも同様に再現し効率化することは可能だと思います。
エクセルの効率化のための項目
まず、エクセル処理の効率化で必要だと感じたものを挙げます。
ざっくり書くとこのような感じです。
１．大前提
①効率化をしようとする意思
②ブラインドタッチ
２．エクセル作業の効率化
①効率化の心構え
②マウスを極力使用しない
③ショートカットキーなどの活用 その１ ※その２以降は今後追加予定
④マクロの活用（簡単なもの）
⑤マクロの活用（複雑、定例的に発生するもの）
大前提
①効率化をしようとする意思
まずは大前提です。この記事をご覧いただいてるからには効率化しようとする意思をお持ちだと思いますが、効率化したいという意思を持つことが何より一番大事だと思います。
効率化しようとする意思があれば、手段を考え行動に移し、成長していくことが可能です。逆にそうしようとする意思がなければ、いつまで経ってもエクセルはマウスで一つずつカチカチすることになるかと（どこの会社にもそういう方いらっしゃいますよね…特に上の役職の方とか！）。
②ブラインドタッチ
２番目の大前提です。これはエクセルだけでなく、パソコン全体で処理をする上での効率化に関わります。いつしか音声入力が台頭する時代が来るかもしれませんが、当分先の話になりそうですね。。
ブラインドタッチができない方は、まずはブラインドタッチができるようになることからチャレンジしてみてください。今はネットで無料のサイトやソフトがあります。
やってみたら最初はしんどいと思います。慣れない手で無理矢理入力しているので当然です。そこをなんとか挫けないで継続してみてください。毎日１時間、１週間続けるだけでもかなり進歩すると思います。
ブラインドタッチは、自転車の乗り方のように一度覚えたら忘れることのない一生の財産となります（本当に）。一度覚えたらあとは一生仕事でもプライベートでも有効に使える技能なんて覚えない手はありません！それを必ず実感しますので習得を強く推奨します。
個人的には、ある程度慣れてきたら、入力を間違ってもいいからスピードをあげたほうがいいと思っています。効率化の要素の中で入力スピードも大きな１つの要素ですので、入力の精度は徐々に上げるとしてスピードを意識するといいと思います。
エクセル作業の効率化
①効率化の心構え
ここからは具体的なエクセルの効率化の話になります。
意思という点では大前提の部分と重複しますが、エクセルの効率化の心構えとして大切なのは、大げさではありますが「エクセル作業における一挙手一投足を効率化できないか意識する」ことです。
エクセルの作業の要素は沢山あります。データ入力から始まり、集計やチェック、表にして資料にするなど。細かいレベルで何千、何万の処理をしており、一つ一つは１秒にも満たないレベルかもしれませんが、その作業の連続であり、全体としては相当な時間がかかります。
そんなことを言っても色んな種類の処理が沢山あるのに一体どうすれば効率化できるのか、という話になります。何をどうしたら効率化できるかといった内容は作業内容によって変わってきますが、個人的には、マウス処理による作業時間を減らすことは効率化に共通していると思っています。
②マウスを極力使用しない
エクセル作業を効率的に行えるかどうかの違いとして、マウスを極力使用しないことは共通だと思います。エクセルの処理が早い人で、ほぼマウスしか使わずとても早い人は見たことがありません（もしかしたらそんな方もいるかもしれませんが。。）なぜかというと、それほどまでにマウスを使うことによるタイムロスが大きいからです。
想像してほしいのですが、セルの色を変えるのにマウスを使う場合、ペンキマーク（塗りつぶし）をクリックして色を選んでクリックする必要があります。この作業だけで数秒はかかってしまいます。
１つの作業だけでしたら大して問題ではないのですが、エクセルは何千、何万もの作業の積み重ねですので、全体で見ると大きく作業時間が変わってきます。
色を塗るのをマウスを使わないでキーボードのボタンのみでできるとしたら？１秒もかからずコンマ何秒でできてしまいます。色を塗るという作業だけに関しては体感で80%以上も効率化できたんじゃないでしょうか。そんな積み重ねが全体の効率化につながります。
もちろん、色を塗るのに１色だけしか使わないことは少ないと思います。私は「黄色」「水色」「ピンク」「灰色」「塗りつぶしなし」の５パターンをマウスを使わずボタンで処理するようにしています。色の必要数は人によって異なると思いますが、作業上でよく使用する色は決まってくるかと思います。
言わずもがな、「絶対にマウスを使うな」という意味ではありません。作業によってはキーボードよりマウスを使う方が効率的な場面が当然あります。
要はキーボードとマウスの使い分けです。考え方としては、基本的にはキーボード処理をメインとして、キーボード処理では時間がかかるものをマウスで処理する感じです。
実施しようとしている作業において、キーボードで処理するのが効率的か、マウスで処理するのが効率的か都度判断していく必要があります。マウスでカチカチするのがめんどくさいなぁと思ったら、それは効率化のチャンスです。恐らくキーボードで処理する方法があるはずなのでネットで検索してみてください。世の中には同じように思ってる方が沢山いますので。
なお、個人的な独断と偏見でマウスで作業をすると圧倒的にタイムロスになると思う作業は次のようなことです（思いついたら逐次追加します。）
・「編集」の「元に戻す」で前の作業に戻る
・セルのコピー、貼り付け
・新規ファイルを作成するために「ファイル」→「新規作成」をクリックする
・ファイルの保存・上書き保存
・セルの合計（真上にある数値の集計）
・セルの塗りつぶし
・関数の入力において、「fx」のボタンを押して関数を選択していく
次にこれら（一部除く）をキーボードで処理する方法について記載していきます。
③ショートカットキーなどの活用 その１
ご存知だとは思いますが、エクセルには沢山のショートカットキーがあります。エクセルの作業において、キーボードの特定ボタンの組み合わせでマウスを使うことなく一瞬で処理が可能です。上の項目の例をあげるとこのような感じです。
・「編集」の「元に戻す」で前の作業に戻る →Ctrlボタン ＋ Zボタン
・セルのコピー →Ctrlボタン ＋ Cボタン
・コピーしたセルを貼り付け →Ctrlボタン ＋ Vボタン
・新規ファイルを作成する →Ctrlボタン ＋ Nボタン
・ファイルの保存・上書き保存 →Ctrlボタン ＋ Sボタン
・セルの合計（真上にある数値の集計） →Altボタン ＋ shiftボタン ＋ ＝ボタン
セルの合計はAltボタンも押す必要があり押すのに最初は苦労しますが、慣れたらマウスや関数入力には戻れません。
他にも、印刷（Ctrlボタン＋P）、上のセルと同じものをコピー（Ctrlボタン＋D）、フィルターをかける（Ctrlボタン＋L）など、沢山あります。
これは既存で設定されているものなので、何も設定しなくてもエクセル上で最初から使用できるものです。どの組み合わせがどんな作業になるかはネットで調べられますので、自分がよく使用するものがあったら覚えて使用してみてください。
大事なのは、これらのショートカットキーを意識的に使用することです。その意識→実践の繰り返しが効率化につながります。私も未だに便利なショートカットキーを発見することが多々あります。
なお、既存で設定されているものと記載しましたが、中にはショートカットキーが設定されていないものもあります。例えば、「セルを黄色で塗る」などは該当するショートカットキーはありません。そうするとどうするか。答えとしては自分で設定する必要があります。
ショートカットキーの使用の考え方としては次のようになります。
① ネットで自分がしたい作業のショートカットキーがないか確認する
② ①で該当がない場合は、設定の「リボンとツールバー」でショートカットキーの割り当ての設定できないか確認する。例えば、コピーしたセルの「値貼り」、「書式を貼付」、「罫線を引く」などはAltキー＋数字ボタンに割り当てることが可能です（詳しくは検索ください）
③ ②でもない場合は自分でマクロを作成してボタンに割り当てる
例えば、「セルを黄色で塗る」というショートカットキーはありません。厳密に言えば、Alt + H → H →色を選択(矢印) →決定(Enter)という手順を行えば、マウスを行わずに作業は可能です。しかし、効率化という観点では実際にはどうでしょうか。何回もボタンを押す必要がありマウスは使ってないが効率化できているかは疑問です。マウス処理よりは早いと思いますが、それが最速とはなりません。マクロを作成して設定することで、ボタン１回を押すのみで黄色に塗ることが可能です。
（ただし、マクロは実行したら「元に戻す」ができないデメリットはあります。）
まずはショートカットキーを使うことに慣れるのが大事であり、③は後回しで問題ありません。ただ、いつしか自分がよく行う処理においてボタン１つで実行したいというものが出てくると思います。
あとがき
これだけでも大変長くなりましたので、一旦これでこの記事は終了します。概要編②はちゃんと書けるのか。。効率化について記載している割に、記載するのに時間はかかっているし頭の中はきっちり整理していない中でやっちゃってるなぁという反省です。ちょっとずつブラッシュアップしていければなと思っています。
至らない点が多々あると思いますが、ご容赦いただけると幸いです。
ご覧いただき誠にありがとうございました。
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