無駄の多い部署で効率よく仕事をするために、すぐに出来ること

先日、質問箱に、以下の質問が届きました。

新しい異動先が業務整理が全くできておらず、お互い隣の人の業務理解がなく皆がそれぞれにやっている状態で悩んでいます。上司も変えたいと思っているようですが、変革を嫌う人たちの声にビビって何もできていません。人を変えるためにはまず自分からと思いますが、自分が効率よく仕事をするためにはどうしたらよいでしょうか。ご経験などございましたら、教えてください。

おそらく、多くの方が共感する課題ですね。よい質問をありがとうございます。私自身、業務整理、管理で悩むことが多々あります。質問箱を使って回答してもよかったのですが、質問箱は長文で回答するとも読みづらくなる媒体ですので、見出しなども使えて、一度試してみたかったnoteを活用してみようと思います。

質問者さんの考え方は素晴らしい

まず最初にお伝えしたいのは、質問者さんの考え方、物事を自分なりに、出来るところから変えようとする発想、素晴らしいです。他人を変えるより自分から。手っ取り早いですからね。そのためには、まずは自分のタスク管理の徹底から始めてみてはどうでしょうか。

まずはタスク管理から始めよう

常に自分が持っているタスクを明確にして、会議のスケジュールや提出期限に遅れることないように日々の業務に取り組みます。打ち合わせなども、5分前行動で絶対に遅刻しないように。その上で、進捗状況を常に日報のように記録していくと良いです。私はそのツールにTrelloを使っています。

Trelloとは

詳細は他の方の紹介記事を読むのが手っ取り早いです。

Trelloの使い方を事例で解説｜プロジェクトのチームタスク管理の実践方法とコツ　https://www.consultsourcing.jp/7403

こんな感じで自分の業務洗い出し、スケジューリング、タスクの細分化などを管理していくと、気づいたら年間通じで自分が何をしたかひと目で分かるようになります。部署異動の際なども引き継ぎが容易です。

タスク管理をしながら、自分の仕事の視点等も洗い出し、マニュアル作成も同時に行っています。

タスク管理をしていて見えてくること

自己管理をしているうちに、徐々に

1、自分が感じている業務の課題は何か
2、課題に対してどんな解決法があるか

この２つが自然に考えられるようになります。これが「考える力」の源だと考えています。2の中で、自分単独で解決できることから優先的に解決しましょう。ただ、他者も巻き込まなくては変えられない課題が必ず出てくるので、その時は「変えたい」と想いを持っている人に自分の考えを提案する資料を作って、提案してみてください。きっと、変えたいけど変えられない上司は、提案を待っています。

私もタスク管理がまだまだ未熟

ちなみに自分もタスク管理がまだまだ未熟な部分があります。仕事に没頭しすぎて打ち合わせの時間を危うく遅れかけることも多々あります。この課題を解決するために、スマートウォッチを買って、スケジュールを時計からリマインドをかけるようにしました。

ちなみに私のスマートウォッチは中国スマホメーカーxiaomiの「mi band 4」一度の充電で最低10日はバッテリーが持ちます。googleカレンダーの通知等を腕にバイブで知らせてくれるため、スケジュール忘れなどがありません。価格も5000円程度で新たな体験ができるので、とてもおすすめ！

課題解決の手段はたくさんある

私のスケジュールミスを減らす課題解決なんて、誰も気に留めない部分なんですけど、こういう自分自身の課題に対して、小さな部分でも変化をもたらしていく積み重ねが、大きく組織を変える力を育てると考えています。

何事もタスク管理から！

まず自分の業務から変えようと気づいたその意識を大切に、自分の出来ること、タスク管理から変えてみたらどうでしょう。もし、もうすでに仕事の管理が徹底できているとしたら、あなたが部署を変える日も近いかもしれません。応援しています！

これからも質問箱をお待ちしています

こんな形で、長く答えたくなった質問は、noteなどを活用して回答できれば良いなと思っています。これからも皆さんのご質問、お待ちしています。

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