在宅勤務化をきっかけに行った社内の情報整理のTIPS
OPEN8 CTOの @hisatake です。土曜日にリハビリをしたまま書かなくなるとかっこ悪いので、今週も頑張って更新します。僕はCTOとしてプロダクトの開発の責任も持っていますが、情報システムも管掌しています。今回は在宅勤務化をきっかけに取り組んだことをいくつか紹介したいと思います。
在宅勤務によって進むサイロ化
サイロ化とは通常、各部門が独自に業務を遂行し、それぞれ孤立している状態を指します。これがチームのコラボレーションやコミュニケーションを妨げる障壁となることで効率が低下し、情報の流れが妨げられます。
（ https://www.dropbox.com/ja/business/resources/breaking-down-silos-between-teams ）
企業規模が大きくなるにつれ、サイロ化は一つの課題となることが多いと思います。オープンエイトでは企業規模的には、まだ全社の情報共有はサイロ化せずギリギリ成り立っている状態でした。ただ、それはオフィスという同じ空間にいるからこそ受動的に入ってきた状況があったからであり、在宅勤務によって情報の伝達が薄れ組織が孤立していくことが懸念されました。
これではサイロ化が懸念されるため、在宅勤務化を一ついいタイミングだと捉え、社内の情報共有を整理することで社内のサイロ化を防ぐ施策をいくつか実行しました。基本的には在宅勤務関係なくやったほうが確実にいいものばかりです。
情報のアクセス権の整理
まずは重い腰をあげて行ったのが、創業時から秘伝のタレとして育ってきた社内のファイルサーバーの整理を行いました。大きくは２つの観点での整理をしました。
1. アクセス権をallow list形式から、deny list形式に
2. フォルダ構成をシンプルにかつわかりやすく
一部、全社公開が厳しい情報以外は基本的に全社員がアクセスできる状態にし、またフォルダ構成をシンプルにすることで、定例の会議帯・部署など会社がどのように運用されているかをフォルダとして見える化していきました。
会議通知のslack連携
これ地味だけれども割と良い施策です。簡単だし明日からできるのでおすすめ。（なんで今までやってなかったんだ）
ついつい仕事に集中してると時間を忘れるということはあります。オフラインだと皆が会議室に集まる、スタンドアップMTGであれば皆が立つなど何らか気がつくということがあると思います。しかし、自宅で作業をしてるとそれが全く気が付かなくなります。
個々人でカレンダーや会議システムの通知設定いじったりすればいいんですが、それは個人に依存するために会議通知自体をslackと連携します。google calenaderと連携して特定チャンネルに通知が来るように設定するだけ。それで5分前に会議通知がslackに飛んできます。
詳細なやり方はslackの公式ヘルプを参照してください。
良いアクションのslackでの自動共有
SmartHRさんの「CTOがテックブログなんとかしてって言って一ヶ月が過ぎました」で紹介されていた「Reacji Channeler」 を使ってチームメンバーのいい動きを一つのチャンネルに集めるということを行いました。（ちなみにテックブログで絵文字も採用してますｗ）
こちらもすぐできるからおすすめ。
「最近どう？」から始まる偶発的な会話で各メンバー同士で小さな成功の共有はできていたことが在宅によりできなくなりました。そこでメンバーのちょっとした良い取り組みを 「Niceテック」 絵文字を作って、良い取り組みをみんなでシェアするようにしました。
実際に共有されているのがこちら。
あとは、「DX改善」なども同じことをやっていたり、リモートでも文化として推進されることを見える化していくという取り組みを行っています。
最後に
このように情報へのアクセスを簡単にかつ、気づかせる仕組みを作るのがNew Normalな働き方ではなくても組織運営として大事だなと思っています。
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