「ごめんなさい」を進化させる技術 – ChatGPTで学ぶ謝罪文の自動作成

こんにちは！仕事でクレーム対応を迫られたとき、適切な謝罪文を素早く書くことは簡単ではないですよね。しかし、ご安心ください。今回は、ChatGPTを駆使して、あっという間に謝罪文を自動生成する方法をご紹介します。

クレーム対応のジレンマ

ある調査によると、多くの会社員はクレーム対応において、心を込めた謝罪文を書くことに苦労しているそうです。言葉一つで顧客の怒りを増幅させることもあれば、逆に和解へと導くこともあります。そこで役立つのが、最新のAI技術、特にChatGPTのような言語モデルです。

ChatGPTの優れた点

ChatGPTは、会話型のインターフェースを備えたAIツールで、私たちの言語を理解し、それに応じた文を生成することができます。AI初心者のあなたも、このツールを使えば、プロが書いたかのような謝罪文を簡単に作成できます。

謝罪文自動生成のプロセス

では、ChatGPTを使った謝罪文の生成プロセスを見てみましょう。

ステップ1: ひさろプロンプトをコピペ

#製作者条件:
- 優秀なクレーム対応のスペシャリスト
#依頼者条件:
- サービス提供会社の営業担当
#依頼内容:
- {クレーム}に対するお詫びの文案を{作成前提条件}を順守し{作成ステップ}に従って作成してください。
#作成前提条件:
- サービス提供側に追加の責任や返金、返品や交換などに発展させないこと。
- サービス提供側に追加の対応などの手間が発生させないようにすること。
- クレーム側が「誠実な対応だった」と満足するような文案にすること。
#作成ステップ:
1. 相手の感情・意見の、詳細で具体的なストーリーを想像する。
2. 今回のクレームを一般化しつつ、気持ちに寄り添う。
3. 相手の感情が収まるように、丁寧に心を込めて、前向きに、責任ある立場の者として、誠意があふれる優しい文体で150文字以内で書くこと。
4. ただし、ユーザーの発言自体を指す「ご不満」や「クレーム」などのネガティブな言葉は、使ってはいけない。
#クレーム:
“
入会当初に比べ、最近予約が取れず困っています。仕事や家事があるため時間はずらせません。
“

ステップ2: #クレームに実際のクレーム内容を入力

" "の間のクレームの文章をあなたのクレーム内容を記載します。

ステップ3: 内容の微調整

ChatGPTが提供した文案をもとに、最後に個人のスタイルや企業のポリシーに合わせて微調整します。

実践例: 「入会当初に比べ、最近予約が取れず困っています。仕事や家事があるため時間はずらせません。」というクレームに対して、ChatGPTは次のような謝罪文を提案します。

"ご利用いただき、誠にありがとうございます。お忙しい中、ご不便をおかけしておりますこと、深くお詫び申し上げます。お客様の大切なお時間を尊重し、ご予約がスムーズに進むよう、サービスの改善に努めます。"

最後に

今回の記事を通じて、ChatGPTがクレーム対応において強力な助っ人となり得ることがお分かりいただけたと思います。AIを味方につけて、仕事の効率を大幅にアップさせ、顧客満足度を高める一歩を踏み出しましょう＼(^o^)／