オンライン採用 Ⅰ ： テレワークでの個人情報漏洩リスク対応。来年2021年のコロナ禍採用では、する？しない？　っていうかできる？

今年2020年は、コロナ禍で3月以降テレワークになり、人事も自宅で採用業務を緊急的に強いられてしまった状況だったと思います。

緊急対応だったため、オンライン面接やオンライン会社説明会でなんとか凌いだという状況だった。　エントリーシートや履歴書などの個人情報のやりとりをしっかりセキュリティ対策すると言ったところまで手が回らなかったのではないでしょうか？

今年は、緊急対応ということで「やむなし」といったところでしたが、来年はどうでしょう？

またコロナが蔓延し始めた、ここ数週間のことを考えると、来年の新卒採用もリモートでの対応ができるように準備しておかなければならないのではないでしょうか？

今年は、「緊急対応」ではなく、ちゃんとリモート対応できているかどうかも採用シーンでは問われてくるのでは？　そんな気がしてなりません。

社内で書類を手渡しできない。 どうする？

私もマネージャー時代、現場社員として面接には入っていました。採用担当から事前にエントリーシートなどの情報を受け取り面接に臨んだものです。流石に人材大手なので個人情報の取扱はしっかりしていて、面接終了後は個人情報は全て回収されました。

一方、テレワークになりリモート面接ができるようになったとしても、じゃあ、履歴書情報はどうする？と言われると、言葉に詰まってしまう。　メールか何かで送るしかない。印刷物を手渡しできないわけですし。となると、やはり個人情報ファイルをデータで送る必要が出てきます。これは、うっかりミスで誤送信パターンに違いありません。

データを渡してしまうことがまずいのでは？

個人情報データを社内の現場社員へ渡してしまうことそのものが、そもそもリスクですよね。渡してしまったデータは、その後どうなってしまうのか？誰も管理していないし、実質管理は無理じゃないでしょうか？

そして、現場社員がプリントアウトして、どこかに置きっぱなしで忘れてしまう。もしくは、PCにダウンロードしたままでずっと履歴書データが残ってしまったままとか。

情報セキュリティ担当者は、気が気でないですよね。

対策はできるが、、正直死ぬほど面倒。

セキュリティ対策は、ないわけではないですよね。データの一つ一つに必ずパスワードをかけて、データファイルとパスワードを別々に送る。そうすることで、もしデータが流出してしまっても開けないというわけです。

ただし。。。

ファイル一つ一つにパスワード設定しないといけない。１００件以上とかなったらどうしますか？？　めちゃくちゃ面倒ですよね（泣

さらに、どのファイルがどのパスワードかを管理しておかないと、わからなくなったら自分自身ですら開けなくなってします。そして、そのファイル名とパスワードの対応リストを作っておかなければならない。そのリストファイルもパスワードかけなければならない。が、そのパスワードはどうやって忘れないように管理するの？　わーーーーーーーー、もうだめだーーーー。ってなりそうです。

いざという時に限って、パスワードがわからなくなって開けない。上司からは早くよこせと詰められる。誰しもがそんな「ひぇ〜」な経験をしたことがあるのではないでしょうか？

うっかりミスってするものです。

そして残念なことに、流出するときってのは、どんなに強固な対策をとっていても、人の手ですることが多くなれば、うっかりミスってしまうものです。

パスワードかけ忘れてたとか。そういう時に限って、全然違う人に送ってしまってたとか。そんなうっかりミスが積み重なって、大惨事になってしまう。

なんとか、うっかりしない仕組みが欲しいですよね。

どうせだったら、リモート対応で効率よくしたいものです。

こういうことは、Techで解決したいですよね。コロナ禍対策で、「オンラインで全てを済まそう。」みたいなサービスがぽこぽこ登場していますが、セキュリティ面に言及しているサービスはあまり見かけません。しかも、どうせテレワーク対応できるようになるぐらいなら、テレワークだからこその効率化や仕組化ができるようになってくれるとなお良いですよね。

そんな都合の良いHRtechがあればとか思っちゃいますが、なかなかないですよねー。もしあったら、是非とも教えていただきたい。

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