職員会をペーパーレス化しませんか？（その２）～Googleドキュメントを使用する（GASで自動作成）～

2021年10月20日 17:52

前回、職員会資料を一つのPDFにしてGoogleドライブ（共有ドライブ）へ保存し、それを「DocHub」というオンラインツールを使って開くという方法を紹介しました。「DocHub」でPDFを開くことでメモが取れるのが特徴でした。ただ、私が勤務する学校ではこのやり方があまり定着せず、紙ベースで印刷している職員がいました。主な原因は次の２点でした。

・会議中に議題中の資料のページを見失う
・PDFの保存がうまくできない

この２点を解決するために、次第ドキュメントを配布する方法を考えました。まずは配布する次第ドキュメントをご覧ください。

キャプチャ

このように個別の資料へのリンクが表示されているのが特徴です。議題ごとリンクになっているため資料を見失うことがありません。
このドキュメントをそれぞれの職員のマイドライブ（Googleドライブ）へコピーしてもらいます（後述しますがコピーリンクを通知します）。

次第ドキュメント作成→配布までの流れを紹介したいと思います。スプレッドシートとGASを使って次第ドキュメントを自動作成・通知します。

次第ドキュメントを配布・通知する独自の方法を紹介

まずは下のスプレッドシートをコピーしてください

スプレッドシートのB列の色つきセル部分に入力された情報をもとに次第ドキュメントが自動作成されます。

次第ドキュメント

次第ドキュメント作成・配布までの流れ

次の５つの手順で行います。１～２までは前回の職員会資料を一つのPDFファイルにして配布するやり方と同じ手順です。

１　３つのルールに基づいて会議資料を提出してもらう
（１）資料はWord/Excel/PowerPointで作成する　※一太郎は禁止。どうしても一太郎を使用する場合は、提出データをPDFに変換してから提出する。
（２）議題ごとにファイルは１つにまとめる（空白ページがないようにする）。
（３）ファイル名の先頭に6桁の半角数字を、ファイル名の最後に担当者名を入れる。6桁の数字は議題順になるようにする。6桁のうち最初の2桁は項目番号と一致させる。

２　提出された会議資料をPDF化する
提出されたデータを専用のソフトを使って一括でPDF化します。一括でPDF化するフリーソフトが意外とないのでエクセルで作ったものを掲載します。

３　PDF化した資料を共有ドライブの指定のフォルダへ保存する

PDF化した資料を共有ドライブの所定のフォルダへ保存する