効率的な校務分掌の進め方

教員の業務の半分以上を占めるのが校務分掌です。校務分掌は大きく、教務、生徒会、進路指導、生徒指導支援に分けられます。膨大な校務分掌を効率良く進めることは、心と身体の健康を守って働き続ける上で重要です。ここでは、効率的な校務分掌の進め方について紹介します。教員以外の他の業種でも、役立つ面もあると思います。

1. 締め切りを確認

膨大な業務に、まずは優先順位をつけましょう。その際の指標の一つは締切です。締切が分かれば、いつまでに何をするかの優先順位を大まかにつけることができます。

仕事の失敗の大半は締め切りに間に合わず、周囲に迷惑をかけることです。周囲に迷惑をかけると自分の評価も下がりますから、締切を厳守することは非常に大切です。逆に、締切が遅いものは後回しにすることができるとも言えます。

2. 前年度資料を活用

一から資料を作るのは骨が折れます。時間と労力がかかり、出来上がったものも不備だらけ、などの状況では報われません。ぜひ、前任者の作成したものを活用しましょう。

大抵、前任者はデータを保管してくれています。そのデータを見て『この書類はこういう風に作るのか』と見通しを持ったり、Officeの機能（エクセルの関数、ワードの差し込み印刷など）を真似して学んだりすることができます。

3. やることリストの作成

前任者の資料を参考に、個々の業務分担に対して、いつまでに何をするか業務を細分化したリストを作りましょう。例えば、（１）前年度からの変更点の確認、（２）依頼文や通知文作成、（３）通知の周知、（４）会議で集まる、（５）データ集約、（６）データチェック、（７）データ送付、など時系列にやるべきことを箇条書きにしたものです。

このリストを作ることは自分が業務に見通しをもつためだけではありません。翌年度に別の人に業務を引き継ぐことになった場合、この『やることリスト』は引き継いだ人にとって大きな助けになります。作っておいて損はありません。

4. 完璧を目指さない

業務を完璧にこなそうと労力をかけるのはやめましょう。完成度合いは８割で良いです。書類の不備などは、一人でチェックしていても必ずあるものです。一人で完璧になるまで仕上げるのではなく、ある程度できたら管理職や同僚に見てもらうことが効果的です。

パレートの法則では、８割の完成まで２割の労力がかかるものの、それ以降質を上げようとすると８割の労力がかかると言われます。校務分掌は授業よりは本来優先度が低いものです。落ち度があれば管理職や他の同僚が指摘してくれます。完璧を目指すのは効率が悪いため、やめましょう。

5. 困ったら周囲に相談

一人で抱え込むのは絶対にやめましょう。困ったらとにかく相談です。愚痴でもいいので、同じ分掌や係の同僚、管理職、前任者などに相談しましょう。１人で悩んでいる時間は何も業務が進まずに時間だけが過ぎていくため非常に勿体ないです。ストレスにもなります。抱え込まないことが一番大事です。

まとめ

業務を引き継いだら、優先度を意識しながら前任者のデータを活用しつつ、やることリストを作成しましょう。完璧を目指すことはせず、困ったら周囲に相談することを心がけましょう。このような取り組み方をすることで、職場でグッと働きやすくなるはずです。