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700名以上がリモートワークのキャスター/bosyu社を経営する僕が思うリモートワーク(テレワーク)


新型コロナウィルス感染拡大の影響で一気に世の中でテレワーク、リモートワークの必要性が高まっていますね。

そんな中、noteCXOの深津さんのこんな投稿を拝見したのでnote書いてみたいと思います。

創業以来「リモートワークを当たり前に」をミッションにして、じぶんたちもリモートワークで会社をやってきました。
気付いたら700名規模になりましたが、そのキャスターや子会社であるbosyu社が使っているツールや気をつけていることをお伝えしようと思います。



基本的な考え方


リモートワークをやる上での基本的な条件が2つあります。

1、いる場所を問わずチャットをみたら会社の情報がわかるようになっていること
2、業務が場所に依存せずにできるようになっていること

逆にいえば、この2つのみです。

2、はわかりやすいと思うので、
1、について少し補足を。

リモートワークの場合、基本的なコミュニケーションはチャットをベースとしたテキストコミュニケーションになります。

もちろんZoomやWherebyなどを使って話すことはしますが、基本がチャットベースになります。
なので、このチャット見ていれば業務に必要な情報が見える、コミュニケーションが取れる状態になっていることが大事です。
(よく私は、チャットをオフィスにできるか?というような表現をしてます)

つまりマネジメントする人含めて、情報の格差がない状態にしなければいけません。

また、
業務の指揮命令や連絡事項だけでも足りません。オフィスで行われているような雑談やちょっとした相談、質問、ブレストなどもチャットで、が基本です。



ツール編


チャットツール
→ Slack、チャットワーク、Teamsなど現在利用してるものでOKです。

個人的なおすすめはSlack。
チャットワークは該当のグループに入ってない人からはどんなグループがあるのか見えず、グループに入ってる人からの招待制なので会社の情報を取りたいように取れるには視認性がイマイチです。

その点、Slackはオープンチャンネルを原則としていれば自分が入ってないグループにどんなものがあるのか見えますし、自分から参加することもできます。

雑談チャンネル作りやすいし、スタンプも多くカジュアルにコミュニケーションとれるので向いてると思います。


ウェブ会議ツール
→ Zoom、Whereby、Skypeなどありますが、音質の安定性など考えるとZoom一択かなーと思います。初回インストールがめんどくさいですが、その後はURLクリックするだけですし。

録画も画面共有もしやすいし、弊社実績としては100名近く入っても問題ありません。


情報共有ツール
→ esaやGoogleDocsなど。個人的にはesaが使いやすくていいかなーと思ってます。


タスク管理ツール
→ 弊社で使ってるのはTrelloですね。UIもシンプルですし、スマホアプリもあるし、会社や組織またいでも管理しやすいので。


ホワイトボード的なツール
→ Miroがオススメです。
ブラウザでもアプリでも使えますし、気軽に付箋ペタペタ貼りながら議論できます。


勤怠管理ツール
→ クラウド系のものであればそこまで大差ないかと。基本的にはクラウド勤怠管理ツールで出退勤の申請してもらうのと、チャットの勤怠ルームで始業と終業の報告してもらって、その2つに大きな乖離がないか見ればOKです。
(あとは退勤後にチャットしてないか、仕事してないかのチェックは定期的にしたり、仕事した場合は勤怠つけてもらうなどが必要です)


カメラとイヤホン
→ 基本的にはPC標準のもので特に問題なし。(Macは特に)



日々のコツ編


雑談超大事

日々のやりとりをチャットでやりとりしているとどうしても会話が仕事に関わることばかりになってきます。

そこで、
リモートでチームで気持ちよく仕事を進めるために「雑談量」はめちゃくちゃ大事です!

弊社(bosyu社)では個人ごとの雑談ルームの他にパパママチャンネルや、全体の雑談チャンネル、他にも多数の雑談チャンネルがあり、推奨しています。


やりとりの頻度でカバー

対面に比べて雰囲気や背格好、匂いなど五感で感じられる情報が少なくなるので、コミュニケーションとして不安を覚える方もいるでしょう。

それをカバーするコツはシンプルに頻度、量を増やすこと。とにかく細かくたくさんコミュニケーションをとる。あんまり会わなくてもよくLINEするから仲良いままの関係性の友達いませんか?それと一緒です。会う会わないではなくて、やりとりの頻度が高ければ距離感は埋められます。


空気読んで欲しい、空気読むはムリ

忙しいとか困ってたとしても姿が見えないので「空気読んでくれ」「察して」はムリです。自分から困ってることや忙しくて大変な時などは言いましょう。


全部言う、その場で

↑の話にも近いですが、考えてること感じてることなどをすべてチャットに吐き出すことです。ひとりで溜め込んでも誰も察してくれません。会社としてはなんでもいいやすい心理的安全性の高さも大事です。


Zoomは同じ空間にいてもみんなそれぞれ繋ぐ、喋る人以外はミュート

よく会議室に数人いる場合、1つのPCでつないでZoomで話そうとするのですがあれよくないです。PCから遠い人の声は聞こえないし、オフラインでちょこちょこっと話している様子などが見えるとリモートで働く人は置いていかれてる感じがして不安にもなります。

基本は、全員自分のPCからZoomに入る。ハウリング防ぐために喋る人以外はミュート。みんな同じ環境で会議するのは大事ですね。その際にもちろんイヤホンは必須です。


上司はどっしり構える

全員オンラインで常時つないで監視したり、ログ監視したり、ずーっとPCの前に張り付いて即レスするルールなどを設けることは悪手です。

オフィスにいる時にはしないのに、リモートになったらずっと見張ってる思考になってる時点で不思議ですが、、、基本はちゃんと役割を定義し、目標設定して、アウトプットにフィードバックして進めるという当たり前のことをやれれば大丈夫。

むしろチャットであーでもないこーでもないとみんなが議論してる様子が見えるようになるので、オフィスにいる時よりもグッとメンバーの仕事が見えるようになるはずです。

姿が見えないことに不安にならずに、ちゃんとメンバーのアウトプットや仕事をみましょう。


飲み会やランチもZoomで

オンラインでもみんなでご飯食べてくだらない話したり、リラックスしたりの時間も取ることもできます。

オンライン飲み会だと、自宅で好きなもの食べながらできますし、途中で家事で抜けたり、眠くなったら寝たり、お酒飲まない人でもムリなく楽しめたり、とわりと良いものですよ。


気をつけるべきは働きすぎ

サボるんじゃないか?と聞いてくる管理職の人は問題外なのですが、実はリモートワークで考えるべきは「働きすぎてしまう問題」です。

チャットがくると気になって返してしまったり、目の前のPC開いたらすぐ仕事ができてしまう環境、働いてる様子を見せなきゃと張り切ってしまうなどが要因です。

これには何時以降は連絡禁止、とか残業多い人を休ませたりなどはしっかり考えるべきポイントです。


セキュリティ/運用編


多くの方が気になるであろうセキュリティや業務の運用についてです。

基本的にはオフィスで働いてる時と同じレベルのルールをしっかり定めて運用できればPマーク〜ISMS水準のセキュリティ要件を満たすことは可能です。ここではいくつかご紹介。


パスワード管理

パスワード管理ツールのLastPassや1Passwordを使って管理します。これオフィスで働いてる会社でもやってない会社多いのでやったほうが良いかと思います。


Wifiなど通信環境

基本自宅で通信環境は用意してもらいますが、公共のフリーWifiなどの利用は禁止です。VPNなどを利用も良いと思います。


働く場所について

キャスターでは自宅以外で働く場合には事前にチャットにて申請してもらってます。カフェなど人がたくさんいる場所での個人情報の取り扱う業務やミーティングは禁止するなども必要です。


GSuiteの権限設定

基本的に他人に権限を与えず資料を作成し、必要な人から権限申請してもらうなど、権限設定とその運用ルールについても決めています。


その他、細かい運用ルール(ブラウザにマルチログインしないetc)はありますが知りたい人は個別にお問い合わせください!


番外編


リモートワークに幻想を抱かないこと

リモートワークは特別な働き方でもなんでもなくて「場所」がオフィスではなくなるだけ!です。それによって仕事ができる人ができなくなるわけでもないし、逆も然りです。

ちょっとしたやりとりややり方のコツは多少オフィスで働いてる時と違うものはありますが、大きくは変わりません。

むしろオフィスだとなあなあで済んでたものが、そうならなくなる程度ですかね。

チャットも普段友人や家族とするでしょうし、ツールも別に珍しいものではなくみんな使っているもので可能です。なので、やらずに「リモートワークは◯◯だ〜」と言わずにまずやってみて最適なやり方を模索していけばいいんじゃないかなーと思います。






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bosyu社の代表取締役兼キャスター取締役COO。場所、時間、雇用形態、社内外などのあらゆる境界があいまいな新しい組織である「ボーダレス組織」を提唱しています。noteでは採用 | 働き方 | 組織論 | 仕事術などを書いていきます。