士業のためのtoasterteam活用術
こんにちわ、今回もENJOINTの智原と伊藤会計の池田の共著でお送りします。今回はtoasterteamについてです。
いわゆるナレッジシェアと言われる分野のSaaSなのですが、ENJOINTと伊藤会計、両社とも本格運用から１ヶ月以内に有料プランを申し込んだ、とっても我々と相性のよかったSaaSです。（無料でも結構使えます）
今回は導入の経緯と、数ヶ月位の経験値ですが運用上の工夫、使ってみた感想を書いていきたいと思います。
よろしくおねがいします。
ナレッジシェアとは
まずはナレッジシェアとはなんぞや？という所からお話していきます。
読んで時のごとく、ナレッジ（知識・知見）をシェア（共有）する。という考え方で、マニュアルを作ったり、社内研修を行ったりとやり方は様々で、この記事を読んでいただいている皆さんも、やり方は異なれど、既に実践されていることだと思います。
ナレッジシェアを行うと、ノウハウや知見が社内で共有されますので、
◯業務の属人化防止
◯サービスの品質向上
◯業務の効率化
◯教育コストや引き継ぎコストの低減
などなど、とてもいい影響があります。
toasterteamはそのナレッジシェアを比較的かんたんに、楽しく行えるようにアシストしてくれるSaaSです。
toasterteamに出会うまで
toasterteamを使い始める前は、紙ベースでマニュアルを作成したり、tips的な要素はchatworkグループで周知、GoogleスライドやDropboxpaperなども使ったりしていました。
特にテレワークが始まってからは、社内に紙のマニュアルを置いていても意味がないので、クラウド上で管理できるように移行を進める必要が出てきました。
GoogleスライドやDropboxpaperでも作成、管理は可能ですが、作成者によって完成度がまちまちであったり、社外に出すマニュアルとしてはちょっと完成度がイマイチ、、というものもありました。
時間をかければどのような媒体でもきちんとしたマニュアルは作ることができますが、マニュアル作成の負荷が大きいと、結果としてマニュアルの整備が進みませんし、特にSaaS関連のマニュアルについては、SaaS自体が定期的にバージョンアップが行われることもあり、適宜作り直しが必要です。
現状の運用では、このような問題を抱えていることは認識しつつ、なかなか自社にあうツールを見つけることができず（コスパ的にも）
なにかいいのないかなと、アンテナをずっと張っていた状況が続きました。
無料トライアルから有料プラン契約へ
toasterteamを知ったのは智原も池田もほぼ同じタイミングで、いつもように無料ならとりあえず試す！のマインドでそれぞれすぐレシピを作って、社内に公開し始めました。無料プランの場合、追加できるメンバーは10名までですが、外部公開機能（レシピのリンクを公開する機能）があるので、そちらを活用して社内、社外にレシピを公開していきました。
最初に外部公開をしたレシピはWherebyというWEBMTGツールの接続方法です。確か15分くらいでサクッと作れました。
※toasterteamではマニュアルのことをレシピと呼びます。
※2021/06月現在、記事作成時より料金プランが変更となっております。
社内でも復数のメンバーに「toasterteamを使って、レシピを作って感想を聞かせて欲しい」と声をかけました。
この初動段階での運用率の見極めがSaaSの定着にはかなり大事で、この段階で運用率があがらないと、その後無理して使っても結局ボツになることが多いです。
結果として、使い勝手については大絶賛。頼んだ数以上にどんどんレシピが作成され、これは正式運用していいのか？顧問先に外部公開がしたい！
という意見が届き出しました。
特にコロナ禍では、遠隔でクラウド会計の操作方法の説明を行う頻度が増えてきていたので、外部にマニュアルを公開できるtoasterteamは、うまく社内の需要にマッチしたのだと思っています。
伊藤会計の場合は、レシピ作成者がすぐに10名を超えたので、有料プランの契約を行いました。
toasterteamのお気に入りの機能
ここからは、トライアル段階で社内でとても評判が良かった機能を紹介していきます。
ブログ感覚の書き心地、誰が書いても完成度が高い
作成画面がとてもみやすく、ある程度のテンプレートが定まっているので、誰が書いても、見やすく、わかりやすく作成することができます。
文字の大きさや幅などを整える必要がないので、手軽に書き上げることができます。
画像がtoasterteam上で編集可能、画像加工の手間がなく、楽チン
toasterteamにアップした画像はtoasterteam上で簡単な加工を行うことができます。
別にペイントなどの外部サービスを開く必要がなく、画像の添付もコピペで行うことができるので、サクサク画像をアップすることができます。
ステップの並びは後から変更可能、書き足したいときに便利
レシピの中身はセクション毎に分割することができるので、後から順番を変えたり、追加するときも編集が簡単です。
外部共有機能
外部共有機能はtoasterteamのメンバー以外にもレシピを公開する機能です。
これがあるので、社外の方やクライアント等にもマニュアルをシェアすることができます。この機能はとても便利で、士業事務所であれば、クライアント様へのナレッジシェアに大活躍です。
https://toaster.how/sharing/recipes/N0bBdWl0zaLE4Urzoa3S5yza
そのほかにも、毎日行っている社内勉強会では、toasterteamで作ったレシピを見ながらレクチャーを行っています。
レシピ作成の過程でも、自身が持っている知識をうまく言語化してノウハウにするスキルが育まれます。
レシピを作る側、見る側、双方にとっていい影響が出てきています。
今後の運用について
予想よりも多くのスタッフがレシピを作ってくれていて、これは嬉しい誤算です。ただ、まだレシピを作っていないスタッフもいるので、これは社内的な運用ルールとして、レシピ作成に携わるスタッフを増やしていけたらと思います。あくまで目的はナレッジシェアというカルチャーの定着なので、厳格にノルマを課すというよりは、レシピを作る人が評価される仕組み作りが大切かなと思っています。
Hello,cloud!で公開しているノウハウもtoasterteamで公開できるといいなと思います。
ここまで長く書いてきましたが、toasterteamは士業事務所にとっても相性がいいSaaSだと思います。無料でかなり使えますので、是非お試し下さい。
ちなみにですが、伊藤会計事務所のtoasterteamの運用について、日経クロステック様に取材していただいた記事があります。こちらもよろしければご覧下さい。
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