進行管理業務 ＋ テレワークの「困った」を解決する、 実現したいアイディア５選

はじめに

　私は普段会社員として、
・自社コンテンツのユーザーを対象としたメルマガや原稿の進行管理
・自社システムとお取引先さまのサービスをつなぐツールの導入支援
・上記ツール導入後の運用支援
などの業務を担当しています。業務環境はテレワークが中心です。
　今回、「非線形のアイディア発想法を学ぶ機会」があったので、自分が普段困っていること・悩みごとを解決するアイディアを考えてみました。

考えてみた アイディア５選

【１】進行管理業務編：問い合わせ先が分からない！を解決するアイディア

問い合わせの内容からキーワードを抽出し、キーワードに応じてそれぞれの担当者へメールを振り分けるツール
■想定利用者
　問い合わせ元（取引先、自社営業担当者）
■発案背景
　問い合わせ先・問い合わせ元共に担当者が定期的に変わったり、やりとりの頻度が少ないことが要因で、正しい連絡ルートが浸透していないケースがあります。例えば過去の担当者宛に問い合わせが来たり、回答ができない担当者の元へ問い合わせが入ると、その担当者が正しい担当者へ、問い合わせ内容を引き継ぐ工程が入ったりすることで、回答までに時間がかかったりするものです。そもそも、誰にどの業務が紐づいているのか関係者に周知されれば解決する話でもありますが、ひとつの問い合わせ先に送り、自動で割り振りがされるような仕組みがあれば、担当が変更になった時の引継ぎも楽になりそうです。

【２】進行管理業務編：メルマガなどの出稿管理を省エネにするアイディア

空き枠の管理や、入稿日などのスケジュールをリマインドするツール
■想定利用者
　自社営業担当者、自社進行管理担当者
■発案背景
　LINE BOTやメールなどの利用を想定したアイディアです。現在の実業務では、
・営業担当者⇔進行管理担当メンバーのやりとり：メール
・配信枠の管理：Excel（手入力）
・進行のスケジュール管理：backlog
を使用して業務に取り組んでいます。そもそも複数のツールを使い分ける、となると慣れるまでがちょっと大変です。ツール同士の連携もされていないので、何か変更があると複数のツールに変更を加えなければいけない場面も。ツールの一本化が望ましいですが、現状のツールをつないで連携させるような解決策もあるのかな？と考えています。

【３】テレワーク編：コミュニケーションに彩るアイディア

メールやチャットで送る文章に感情を追加してくれる機能
■想定利用者
　テキストコミュニケーションが中心のビジネスマン
■発案背景
　COVID-19の影響を受け、普段はテレワークをメインに業務に取り組んでいます。社内外問わずメールやチャットでコミュニケーションをとる機会が多いのですが、文章を書いていると突然「冷たい文章になっていないかな？」「失礼な表現になっていないかな？」など、相手にどのように受け止められるか心配になってしまうことがあります。そして、一度気にし始めるとなかなか文章がまとまらないものです。
例えば、音声認識機能などを使用し、相手に送りたい文章を実際に声で吹き込んで、声の調子に合わせて感情を表現するような色や大きさ、フォントなどを使った内容に変換してくれるようなツールがあると、コミュニケーションが楽しくなるのでは、と考えました。ビジネスの場にふさわしいかはいささか疑問ですが、チャットのような簡易的な連絡の場であれば使いやすそうです。

【４】テレワーク編：メリハリつけて、仕事の効率アップさせるアイディア

パソコンの操作時間を元に、連続してパソコンを使用して業務を行うと一定時間に１回休憩を促す通知をしてくれ、さらに休憩開始から一定時間経過したら教えてくれる機能
■想定利用者
　業務に集中しすぎてしまうビジネスマン
■発案背景
　前項でお伝えした通り普段テレワークをメインに業務に取り組んでいるのですが、作業ばかりが続いたりすると、何時間もPCの前に座っていた！なんて経験をされる方は多いのではないでしょうか？そんな時に積極的に休憩を取り入れられる機能があると、業務の効率化につながるのではないかな、と考えました。
　休憩時間は自分が好きなものの画像（ペットや推しの写真など）が強制的に表示されて、仕事が進められないようにする、なんて機能もあると良いかもしれないですね。

【５】テレワーク編：時間の大切さを再認識して、仕事もプライベートも充実させるアイディア

作業や会議にかかった時間を世の中の出来事に置き換えて表現するツール
■想定利用者
　時間を有効活用したいと考える人(ビジネスに関わらず）
■発案背景
　テレワーク環境が浸透する中で、仕事とプライベートの時間の切り分けが難しい、という声を耳にすることも増えました。私自身も、思うように進行しない業務に時間を割きすぎてしまうことがしばしば。自分が業務に使った５分、会議に参加した１時間で、世の中の環境や状況がどのように遷ろっていったのか、具体的な数字を用いて表現するこいとで、時間の大切さを再認識してもらい、時間の有効活用を促すようなツールがあればいいのではないか、と考えました。

イメージ）
３分経過 ⇒ ラジオ体操第一が終わりました
10分経過 ⇒ アナウンサーが原稿用紙10枚分の原稿を読み終えました
30分経過 ⇒  アニメ作品が１本見終わりました
45分経過 ⇒  小学校の１コマ分の授業が終了し、全国の小学生たちが新しい知識を身に着けました
１時間経過 ⇒ 山手線が１周しました
１時間30分経過⇒ 開始時間と同時に東京を出発した新幹線がそろそろ名古屋に着く頃です

　有用性を考えると、表示させる内容は「この時間・この作業は本当に有効なことができているのか？」ということを考えるきっかけになるような内容を投げかけられるような内容にしたいな、と思います。

■まとめ

　非線形のアイディア発想方法を試す意味合いを含めたアイディア出しではありましたが、自分が普段困っていることや、なんとなくストレスを抱えていることを改めて確認することができました。課題や今自分が知っている知識を掛け合わせて物事を考えることで、普段の思考では思いつくことがないようなアイディアを発想でき、普段カチカチに固まっていると思っていた自分の頭でも、このような発想ができることがわかり嬉しかったです。
　
　実現性という観点では、今の知識やスキル、実際の技術的に簡単に実現するようなアイディアではないものも含まれていますが、今後の業務改善のネタとして活用したいと思っています。