簡単だけど難しい！？Meetingの設定の仕方

勤労者諸君、お疲れ様！
本日のお題は、【Meetingの設定】、についてだ。
元々、難しいのだが、昨今だとチャットツールが拡がりを見せたことで、「わざわざ、Meeting設定しなくても…」という声もあり、そのハードルは上がっていると思われる。
この記事を通しても、少しでもMeeting設定に伴うアナタのモヤモヤが晴れると嬉しい。

結論

Meeting設定に万能法はない。
『傷を負う覚悟で行い、連帯責任で凌げ！』だ。
この結論について説明していく。

はじめに

チャットツール等の普及によりオフラインからオンラインでの会話というのはスムースに行いやすくなった。しかし、それでもなお、Meetingを行う理由をまずは整理しておきたい。Meetingそのものの必要性を理解しておかないと、この話は始まらない。

Meetingの必要性

筆者が考える、Meetingの必要性は主に以下の３通りだ。

1. 皆の意識を或るテーマに向けて集中的に話すことができる

2. 上位者への報告をもって承認を受けたという意味を持たせることができる

3. テキストベースでは伝わらない／伝えにくい話を伝えやすくできる
   
   1.に関して、チャットでは関係者の意識はバラバラだ。メンション機能等を用いたとしても、他にもチャットやメール、会話が交わされるコミュニケーション渋滞の現代の職場において、なかなか意識を一つのテーマに集中してもらうことは難しい。特に、関係者全員の意識を❝同時刻に❞、かつ、❝一つのテーマに❞に向けるのは至難の業に等しい。解決したいテーマに必要な関係者の意識を限定させるというツールという意味においてMeetingは有効なツールだ。
   
   2.に関して、上位者の承認が必要な場合、その承認行為が行われる機会は、他のコミュニケーション機会からは際立っているほうがよい。なぜか？それは上位者は忙しい上に色々な範囲の物事を見ているため、対象が埋もれやすいためだ。チャット上で普段の会話のようにお願いしたつもりでも「あれってそこまで大事なことだったの？」ということでスルーされてしまっては、元も子もない。多少儀式的な意味合いが出たとしても、上位者への報告・承認の場を持つことは、組織上必要なことなのだ。
   
   3.に関して、何か新しい価値を生む必要がある場合や、原因特定が困難な課題を解く必要がある場合などが該当する。そうした場合、特に旗振り役は筋道などを明確に言語化しにくいのだ。関係者と思われる人を集め、どう思います？、などと聞きながら、解決策を探っていくことで言語化できていくといった現象が必要になる。

さて、Meetingの必要性は認識できたところで、Meeting設定がなぜ難しいか、を次に理解していきたい。

Meeting設定の難しさ

ずばり断言すると、Meeting設定を難しくしているのは、「変なMeeting設定をして怒られたらどうしよう…」だ。

今更断る必要もないと思うが、ここで取り上げているMeetingは定例会のように運用されているものではなく、「このMeetingを設定しておいて」といったような、アドホックで新規のものをイメージしていただきたい。

話を戻すと、そうしたMeetingを設定する人は1stペンギンとなり、何かあったときの非難などを受けやすい。その上、自らが確たるモチベーションや考えを持っていないことが多く、Meetingの案内を書きづらいのだ。
そう、「案内文に何を書いてよいかわからない…。適当に書いて怒られたらどうしよう…。」という心境になってしまいやすいのだ。

Meeting設定を容易にするコツ

以下の４つのポイントを押さえておけば、うまくさばくことができるはずだ。ぜひ、ご自身のなかにナレッジがないのであれば、丸パクリで実践してほしい。

1.目的と背景を確認しよう
これは、Meeting設定を振られた際に、即座に脊髄反射的に行おう。
早ければ早いほどよい。時間が経つにつれ「今更聞いてくるのかよ…」と依頼者に思われてしまう。
依頼者から依頼を受けたその瞬間こそが、バカみたいに目的と背景を聞くことができる最初で最後のお得なタイミングなのだ。

2.アジェンダを提案して確認しよう
目的と背景を確認できたら、いったん引き下がって、アジェンダを考えよう。
目的と背景は依頼者しかもっていない情報なので聞き出すことでしか正確なところは得られないが、アジェンダは目的と背景を基にして考えることのできるものだ。つまり、自分の価値を出せるところなのだ。
ぜひ、一度頭をひねってアジェンダを考えて提案してみよう。
欲をいえば、もし、目的の見直しが必要な場合には、それを提案してみることもよい。

3.招集先は「念のため」確認しよう、「念のため」確認がしにくい場合は「転送依頼」を書こう
目的や背景、アジェンダが明確なのであれば、招集先の特定は容易なはずだ。
ただ、間違ってしまうとMeetingが成り立たなかったりするため、できるだけ確認するようにしよう。
関係部署は特定できても、どのレベルの人にまで声を掛けるのかは、テーマや状況、依頼者の考え、等によって影響をうけるため、確認する方が賢明だ。
とはいえ、招集先くらい自分で考え動いてよ、と思っている人は半数くらいいるはずだ。そのため、確認する際には「念のため」とつけて確認するようにしよう。
それでも確認し難い場合には、案内文に「必要なメンバーへご転送ください」と書いておけば大体の場合、大丈夫だ。

最も大事なのはマインド

Meetingを設定する際のテクニックは上で書いた通りだが、最も重要なことは、「結局、何か言ってくる人は言ってくる。いわれた場合には皆で責任をとってもらうことで凌ごう。」というマインドで覚悟を決めて案内を出すことだ。
なぜか。それは、人の受け取り方というのは、決して自分ではマネジメントできないことだからだ。
加えて、そうした人から反応を一人で抱え込むことは精神衛生上好ましくないため、とっととチームメンバーや依頼者へ相談をしよう。
相談に乗ってもらえない場合には、Meetingを取りやめるのも手だ。
みんなの意見を集めたり、交わしたりするための場であるにも関わらず、事前に相談にものってもらえないのであれば、本末転倒なのだ。

まとめ

いかがだっただろうか。
Meeting設定に対するノウハウやメンタルを持つことができて、少しでも恐怖心が和らいのであれば幸いだ。