しごと書類を効率よく片づける方法

こんにちは、訪問片づけレッスン ハンナリのハンナです。

昨日は、とある会社さんの「事務所」の片づけレッスンに行ってきました。
3時間のレッスンでしたが、レッスン後の環境の変化を大変 喜んでくださいました。

「片づける時間も惜しい
　そんな忙しい方にこそ！
　整った環境で過ごしてほしい！」

今回は、しごと書類を効率よく片づける方法についてお伝えしたいと思います。

事前の思考で整える！快適オフィス

片づけようと思い立った時、突然、いらないモノを捨てたり、あっちのモノをこっちへ動かしたり、手当たり次第に始めてはいないでしょうか。

このやり方では、せっかく片づけをしても、また元の状態に戻ってしまいます。

面倒に思える作業ではありますが、事前に片づけの目的を整理しておくことで作業はスムーズに進みます。

①改善後の【理想の働き方】を書きだす

「何のために片づけをするのか」片づけの目的を明確にします。

まずは具体的に、現状で困っていること、問題点を書きだし、次に改善後の姿、【理想の働き方】を書き出します。

・毎月届く冊子が段ボールのまま積まれている
・よく使う物なのに取り出しにくい場所にある
・印刷したはずなのに見つからず、また印刷をすることになる
などなど

ささやかなお困りごとも書いていきます。

その一つ一つに改善後の姿を書き足していくことで、理想の働き方が明確になります。

②仕事を棚卸しする

自分の仕事をカテゴリーに分け、全体を把握します。

まずは大きく分類し、そこから「広報」「講義」「スキルアップ」「営業」「販売」など小さく分けていきます。

この時、「生活にも仕事にもプラスにならない事に、時間や労力を使っていないか」自分に問いかけながら書き出していきます。

③仕事のカテゴリーごとに片づける

【②仕事を棚卸しする】で分類した通り、実際の書類も同じように、仕事のカテゴリーごとに、片づけをすすめます。

仕事のカテゴリーが同じ書類を一ヶ所に集め、残す書類を選びます。

※現状、混ざり合っており、抜き取ることが難しい場合は、先に全体を分類する作業が必要になる場合があります。

一つ一つ確認し、残す書類を選んでいきます。

　・今使っている
　・しばらく必要
　・ずっと取っておく

以上に当てはまらない書類は手放します。

残した書類を収納する時は、同じカテゴリーのモノを分散させずに収めます。

この時の注意点は、「Maxの量」に合わせて収納場所を決めることです。

年末に向けて増えていくなど、書類が増える予定がある場合は「Maxの量」を想定して、収納スペースを空けておくことが鉄則です。

理想の働き方を目指して

しごと書類を効率よく片づけるためには、片づけの目的を明確にしてから取り掛かることが必須です。

改善できたその後、どんな状態で、どんなことに取り組んでいたいか。

【仕事の棚卸し】そして【仕事のカテゴリー分け】を事前に考えておくことで、

本当に大事なことに時間や、労力を使う準備が整い、環境も最適化され、片づけ自体も効率よく進みます。

「ここになかったら、ない！」

管理しきったワークスペースは、忙しい皆様の味方です！

片づけのご参考になりましたら幸いです。

皆様の快適な毎日を応援しています！

こんまり流片づけインストラクター ハンナ