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法人カードクラウドのpaildを利用して、従業員の”成長を支援する”社内制度をつくる

株式会社ペイルド

こんにちは。法人カード発行・管理クラウドサービス「paild(ペイルド)」を運営している、株式会社Handiiカスタマーチームの濱田です!

バックオフィスに従事していたころ、その仕事に「マイナスをゼロにする」「当たり前の状態をつねに維持する」ことの難しさと重要性、それに携わる身の忙しさを、乏しい経験ながら私はよく感じておりました。
会社を支え、会社のメンバーをサポートすることの大切さ。
そして強く感じたのは、その「見えなさ」でもありました。

そんな中で、これはバックオフィス担当者にとって、
「ゼロであったところにプラスを作っていける」
「会社を前向きに変えられる」
仕事だと感じた経験が、「社内制度」の構築と運用でした。

今回は、実際に私たち株式会社Handiiが、自社プロダクトpaildを活用して、構築し運用している「Handii福利厚生”成長”制度」をご紹介してまいります。従業員の成長を後押しするためのこの制度、リモートワーク環境下ならではの仕組み盛りだくさんで、御社でも来月から採り入れられる内容です。

社内制度とは会社からのメッセージ、その運用はバックオフィスから会社への想いかもしれません!構築・運用の担当者へのインタビュー形式でお伝えします。それではどうぞ!

この記事でわかること
✔️ スタートアップで実際に取り組んだ、社員の成長を支援するための福利厚生制度の内容とは?
✔️ リモートワークだからこその社内制度(そのまま真似できます!)
✔️ バックオフィスメンバーが、実務ではどのように運用しているか

株式会社Handiiが社内で立ち上げた福利厚生制度は”成長の支援”

ーーそもそもこの制度を立ち上げた背景は、どのようなものだったんでしょうか?

スタートアップは各社さまざまな「福利厚生」制度を持っていますよね。Handiiでも、なにか特色ある制度を立ち上げたいという気持ちがずっとありました。2020年以前は、社内のメンバー全員で1日集まって特別な体験をする「ごきげんDay」といった企画ものもあったんです(全員でボルダリングや陶芸体験、座禅体験などしました)が、コロナの影響もありここ一年以上、開催できていませんでした。

そこで今回、僕らが立ち上げた制度が「社員が自己研鑽のために、毎月上限6,000円まで、自分の判断で使って良い」という、社員の成長をサポートするような福利厚生制度です。

ーー「自己研鑽」というのがテーマになったのはどうしてなんですか?

制度を立ち上げるとしたら、メンバーひとりひとりにとって良いものにしたいという思いがありました。それに、リモートワーク環境に変化したことによって、変わってしまった部分が気になっていました。それは「会社の書棚」が無意味になってしまったことです。

ーー「会社の書棚」?

どこのオフィスにもある、本棚のことです。Handiiにも、さまざまな専門書や技術書、ビジネス書の置かれた書棚があります。メンバーが自由に手に取れるようになっており、もちろん借りて帰って読むこともできました。

だから以前だったら、仕事に関係する本や今後のビジネス・スキルアップ等に役立ちそうな本は、この書棚に置くことを前提に、会社に購買申請をして購入すればよかったんです。
でも、リモートワーク推奨環境になり、オフィスに来るメンバーは現在、社員の半数以下、特にエンジニアはほとんどフルリモートで働いています。多くの会社でもきっとそうでしょう。

そうなると、「会社の書棚」は一気に機能しなくなります。購買申請をして本を買ってもらったところで、物理的にそれを手にする機会がないんです。

それでも、「仕事に役立つ本を読みたい」といった思いは、会社にとって有益だし、大切にしたいものですよね。この思いにちゃんと答えらえる制度があったらすごく良いんじゃないか、と思いました。

paildを使ったシンプルな福利厚生制度の概要

ーー福利厚生制度の概要を教えてもらえますか?

概要はひとこと、「6,000円まで自分の判断で使うことができる福利厚生」というものです。
具体的には、法人カードpaildを活用して、上限6,000円のカードを従業員みんなに発行するんです。従業員からすると、自分用に1枚、毎月6,000円まで使える「福利厚生用のカード」が配られているイメージです。

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ーー「カードを配る」、paildはクラウドサービスだと思うんですが、実際の手順はどのようなものなんでしょうか?

手順としては、まずバックオフィス担当者が、paildをメンバーの人数分発行します。10人のチームだったら10枚です。
paildでは管理画面から、カードに名前をつけることができるので、カード名に「福利厚生_従業員名」を入れていきます。(ここで”福利厚生”と入れておくことが、のちのちの会計処理をスムーズにするコツです。)
同じ画面から、paildのカードの上限額を設定します。Handiiではひとり毎月6,000円が上限なので、6,000円に設定します。
最後に、カードを割り当てたいメンバーを、カードごとに設定していきます。

これだけで、社員は自分に配られたカードを、自分のpaildアカウントから見ることができるんです。

ーーということは、もう使えるということですね。
paild画面上では、①カード名編集、②上限額の設定、③メンバーの割り当て、という手順だということがわかりました。実際この設定には、どれくらいの時間がかかりますか?

カードの発行に数秒、カードごとの設定は1枚につき1分もかかりません。メンバーが10人なら、10分程度ではないかと思います。
それに、この作業は一度やってしまえば毎月繰り返す必要はありません。カード名は編集するまで変わりませんし、メンバーも変えない限り同じままです。それに上限額は「今月の利用上限額」として翌月にはリフレッシュされるので、毎月付与する金額が同じであれば、カードの設定を変える必要はないんです。

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ーーでも、もし上限額を少し変えたい、となった場合にはどうするんですか?

確かにそういうケースもありますよね。作業としてはそれも簡単です。その月になったときに、利用上限額を変えればいいんです。これも、1枚につき数十秒もかからない作業です。変更後は、翌月も同じ上限額が維持されるので、一時的な変更にしたいケースであれば戻す必要があり、その部分は注意した方がよいかもしれません。

3,000円、事前承認制では使われる制度にならなかった

ーーこの6,000円ですが、具体的にはどのように使われていますか?

やはり多いのが書籍の購入です。
ビジネス書、専門書、技術書など、内容は多岐にわたりますが、それぞれのメンバーが各人の仕事やスキルアップに役立つ書籍や、仕事への向き合い方を考えるような書籍を選んで購入していることが多いです。

その他だと、エンジニアの中にはAWS費用に充てている人もいます。会社の環境ではなく、自分で試してみたいことを自由に試してみる場として利用しているそうです。ゆくゆく仕事で役にたつかもしれないけれど、直接的に役に立たないかもしれない、という境界線上にあるようなことだと、会社にわざわざ申請を出して必要性を説明する面倒くささがあり、躊躇してしまいますよね。結果も出さねばならないかもしれないという、プレッシャーも感じるかもしれません。
そうした境界線上のものの購入には、この制度が使いやすいと評判です。

ーー利用率はどれくらいなのでしょうか?

だいたい、90%以上のメンバーが一度は利用したことがあるという状態です。直近の3ヶ月だと78%が利用しています。かなり使われる制度になったという実感もありますし、社内から「制度が使いやすい」「専門書の購入に役に立っている」といった反響もあります。

ーー利用率が上がったきっかけなどありましたか?

実は以前は、利用率が非常に低かったんです。
制度の概要も少し違いまして、6,000円以内ではなく3,000円以内、買う物も事前に承認の必要なスタイルにしていました。現在は、事前承認を不要としているので、そこは制度設計としては気になるところかもしれません。

ーー実際に判断に困ることや、違反するような利用方法をするといったことは、ありませんでしたか?

会社の雰囲気やメンバーの習熟度によるところもあるのかもしれませんが、実際に困ったことはほとんどありません。メンバーも、「自己研鑽のために使ってください」という説明でほぼ理解してくれました。

ーー事前承認を不要にすることは、社内の、特に経営層からの不安の声はありませんでしたか?

経営層はむしろ積極的でした。事前承認制にしてしまったら、経費で本を購入するのと心のハードルがそれほどかわらない、というのを気にしていたみたいです。
それにメンバーはプロフェッショナルな人も多く、専門性が高いとそれがどのように自己研鑽に結びつくのか本人にしかわからないケースだってあります。そういうものについては、「自分にはわからないかもしれない。それでもメンバー本人が必要と判断しているのなら、それでいいんだよなぁ」というのが経営層の実感だったようです。

現実としても、制度を逸脱する使い方は出てきていないです。
「もともと実費で毎月購入していた本代をこのカードで充てている」
と言うメンバーが多いです。実際には6,000円ぴったり使うというメンバーも少なくて、体感だとだいたい上限の半分くらいが使われることが多いです。そのときに必要になったものを選んでいるのだと思います。

でも、あまり本は読まないので使い道がない、という声は実はあって、その場でみんなで話して、「有料の勉強会などがあったら使うというのがいいんじゃないか」「無理して使う必要はないけれど、いざというときに自由に使えるカードがあると、参加を躊躇しなくてすむのではないか」という議論が起こりました。

ーー3,000円から6,000円に上限を上げたのはどうしてですか?

実際に始めると、専門書の購入に役立てるには3,000円では足りないということがわかったんです。そしてほとんどの場合、6,000円なら買えます。使われ方を検証したり、社内でヒアリングをしたりして、わかりました。
将来のために勉強したいことがあるとき、個人で購入するのは躊躇する価格帯の専門書を、この制度を使ってしっかりと購入することができる。社内で自律的・前向きにスキルアップしていこうという雰囲気が醸成され始めているのではないかなと思います。

ーー購入した物というのは、会社の物品になるわけではないのですね?

はい。あくまでメンバーに自分で使ってもらうという制度です。特にリモート環境下では、会社の物を増やすことより、メンバーの成長を促すことが会社にとって価値が高いと思っています。

簡単に試せるpaildで、強固な社内制度をつくるヒント

ーー制度の裏側で、バックオフィスの担当者として何をしているか、運用を教えてもらえますか?

カードの発行・管理はまず、初期設定として行なっています。
新しいメンバーが入った時には新しいカードを発行します。このとき、特に上長承認などはとりません。入社時の準備パッケージに入っている感じで、入社者への説明会を行うまでのタイミングで発行しています。

初期設定としてもう一点。証憑管理のため、提出用のGoogleDriveを用意しています。

具体的には、「レシート提出」フォルダを作成し、その中に個人ごとのフォルダをつくります。社員には、福利厚生で使った領収書を、ここにアップロードしてもらうようにしています。社員からすると、paildで支払い、領収書PDFをここにアップロードするだけで完結するんです。

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ーー証憑が物理的にある場合はどうするんですか?

今のところあまりそのケースはありませんが、確かに、paildはリアルカードも発行できるので、紙のレシートや領収書をもらうこともありますね。
他の経費精算も同様なんですが、リモートワーク推奨環境になってから、Handiiでは「paild便」という仕組みを作りました。毎月個人宅に返信用封筒入りの封筒を郵送し、返信用封筒に領収書をざっくりと入れてポストに投函してもらうという仕組みです。これを「paild便」と呼んでいます。

ーーバックオフィスでは、提出してもらった証憑をどのように管理していますか?

はい。証憑の内容を確認していきます。
paildの管理画面から各カードの利用明細が見られるので、AさんのカードとAさんの提出用フォルダにアップされている証憑、というふうに照らし合わせ、内容に齟齬・不足はないかと、自己研鑽という目的に沿った使われ方と判断できるかどうかの2点を確認します。

確認作業の終了後、提出された証憑を、限られたメンバーのみ見られる証憑保管用のフォルダにうつし、ロックします。

ーーカード明細と証憑の突合作業は、面倒な作業のような気がします。

もちろん神経を使う作業ではあるのですが、従来の法人カードだと、利用明細というのは1つにまとめられているものですよね。それが、paildでは個人ごとにカードを発行できることによって、明細をカードごと、つまり個人ごとに出すことができるんです。誰の決済なのかを調べたり、さがしたりする必要がない、というのは、作業負荷の大きな軽減になっています。

ーー経理処理としてはその後なにをしますか?

paildはクラウド会計ソフトとAPI自動連携している(*)ので、そのまま会計ソフト上での作業に入ります。

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ここで、paildのカード名編集での工夫がいきてきます。福利厚生用の個人カードは、すべて、カード名を「福利厚生_個人名」としているんです。一方、会計ソフト上では自動仕訳のキーワードの「福利厚生」というワードを登録しておきます。すると、福利厚生費として全てきちんと自動で仕訳をすることができるんです。
これで、その月の作業はすべて完了です。

(*)paildはマネーフォワードクラウド会計会計フリー(freee)とAPI連携することができます。

ーーこの制度を採用するにあたって実務上、悩むポイントはありますか?

悩ましいのは「給与」になるかどうかの線引きだと思います。これは各社で考え方が違うので、検討が必要なポイントです。Handiiの場合は、これをあくまで自己研鑽のための福利厚生として制度化しました。

それと悩ましいのは、サブスクリプション系の購買かもしれません。
例えば欲しい本がAmazonUnlimitedに入っていた場合、福利厚生カードでの支払いはもちろん可能なわけですが、一方でこれは、他の大量の本も読めるプラットフォームへのアクセスなので、実際に読んだ本が自己研鑽用の本かどうかの確認ができなくなってしまうんですよね。そのあたりは社内でコミュニケーションをとったり、会社の方針を決める必要があるかもしれません。
ちなみにHandiiではメンバーに個別にどんな本を読んでいるかを聞いたりして、今のところこうした使い方もOKとしています。

ーー他に、規程など整備する必要はありますか?

Handiiでは「自己啓発援助規程」という社内規程をつくりました。
制度としてはどんどん改良することも見込んでいたので、自由度の高い規定を作っていることもポイントです。このあたりは、各社で法務部や顧問弁護士に相談するのが良いと思います。

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運営チームが反省していること・これからこうしたい

ーー最後に、制度運営チームがこの制度について今感じていらっしゃることを教えてください。

制度として半年間は運用してきていますが、まだまだ進化の途上だと思っています。リモートワーク・オフィス環境の変化や、人数の増加など、会社の状況の変化によっても柔軟に制度として改善や変化を加えていきたいです。プロダクトとして自由度の高いpaildを使っているので、こうした対応も柔軟にできると思います。

実は反省しているところもあります。
今は制度自体はできましたが、これを社内で”活用”することができていないと感じているんです。もっとメンバー同士のコミュニケーションのきっかけになったり、得た知見を共有したり、そんな”展開”を作ることができるんじゃないかと、思うんです。

将来的には社内に勉強会や読書チャンネルなど、ナレッジシェアの仕組みもつくって、この制度をより活かしていきたいです!

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最後までお読みいただき、ありがとうございました。

最後に

法人カードのクラウド型発行・管理サービスの「paild(ペイルド)」は、無料で使うことができます。ぜひ、まずはどのようなサービスか体感して、御社にあわせたご活用を進めていっていただければ幸いです。

paildの導入を検討中で、今回の事例のほかにも、自社にあった活用方法を知りたい、詳しく聞きたい方は、ぜひ sales@paild.jp までご連絡くださいませ。paild公式ツイッターも、バックオフィスの方に役立つ情報・セミナー開催情報などを投稿しています。フォローしていただけると喜びます!


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