気持ちのいい「報連相」のコツ

こんばんは！♪
皆さん、社内でのコミュニケーションで悩んだことはありますか？

ずばり、私はあります！！笑

今日は花子がコミュニケーションで苦戦した「レスポンスを貰う」という行為について、実践してきた方法をご紹介したいと思います。

皆さんにも参考になると嬉しいです＾＾


たとえば事務職で働いている方で

営業さんから必要な連絡がこない！
目上の人が忙しそうで聞きたいことの確認ができない！

などという経験がある方っているんじゃないでしょうか？

特にリモートで働いていると、直接聞けない分、連絡が遅いことでどんどんフラストレーションが溜まってしまいますよね。
だからといってイライラをぶつけてしまうのももちろん良くない・・。

そんな時におすすめの方法です＾＾

まずは相手の立場になってみる

仕事でイライラしてしまう時。感情的になってしまうのはビジネスの場では本当に損！！！
どれだけ自分を「凪」の状態にできるか、が勝負と言っても過言ではありません。笑

そのために私が使っていた考え方が「相手の立場になって考えてみる」でした。

んなこたあ、分かっているよ！

とゲキが飛んできそうですが、余裕がない時に完全に相手の状況に置き換えて考えることって案外難しかったりもします。

たとえば「相手が忙しい営業さんだった場合のケース」で考えましょう。

営業事務として必要な連絡が全然返ってこない！ムキー！！となっていたとします。

そんなとき、一度心を凪にして

「きっと営業さんの頭の中は売り上げの数字でいっぱいのはず・・」
「細かい事務作業の優先順位が下がっているのかも？」などと思いを巡らしてみます。

きっとメールが届いている頃、営業さんの心境としては「返さなければ！」という気持ちはあるものの、先方案件が優先されてしまい、時間がかかりそうな質問は後回しになっているのだと思います。

「事務作業の優先順位が下がっているのとしたら、どうしたら返信がもらえるだろう？」

と対策を検討することができます。
自分の心を「凪」にするために、相手の立場になってみる。そうやって相手の具体的な状況を考えることで、次の対策のヒントになるかもしれません。

埋もれない連絡と、オープンクエッションではなく選択式の質問に

たくさんの人とやりとりする立場の人だと、どんどん連絡が埋もれていきます。こちらからすると相手への連絡がLINEやコミュニケーションツールのトップにきていたとしても、忙しい相手からすると沢山きているメッセージの何十分の1だったりもします。

そうした場合に課題になるのは、自分の連絡をどう埋もれさせないようにするか？
そこで私が実践していた方法を僭越ながらご紹介させていただきますね＾＾

①リマインドの活用

よく使うのが「リマインド」でした。あらかじめルールを決めておいて、
「指定の質問に一定期間回答がない場合は、2営業日後にリマインドを送ります。」
というルールにしておく。（例えばね！）

そうすると、急かすこともなく業務の一環として自然に「催促」ができます。

さらに「3つ質問をしていたのに、2つしか回答がもらえなかった！」という場合。おそらくその時も質問は埋もれています。そんなときにもこの【リマインド】で自然に過去の質問を掘り起こすことが可能です。

何度かリマイドをすることによって相手にも適度に急かすことができますし、
場合によっては「3回目の最終勧告でも返信がなければ、対応しません」というちょっと厳しめのルールを作ったりして。（相手にとっての優先度はきっと上がるはず）

もちろん例外もあるので、「事情があって連絡ができない場合は、その旨連絡してください。そこで「いついつまでには回答できる」という連絡をいただければ待ちます。」とルール付けするのもいいのかもしれません。

変に煽らずコミュニケーションが円滑になれば、それに越したことはありませんよね＾＾

自分を楽にして守るためにもこの報連相「ルール」を作ってみてはいかがでしょうか？

②回答しやすい質問に

次に「返信したい！」と思ってしまう質問メッセージの方法についてです。

質問の要件が文章の最後にくると、何の件なのかがわかりづらくなってしまいます。
なので、「○○の件で、確認です」と文頭に付ける。これだけでぐんと分かりやすくなります。

そしてさらに返信率を上げるコツとしては、最後の質問を「どうしましょうか？」などのオープンクエッションではなく、クローズドクエッションにすることをお勧めします。

例えば

A 、○○にするパターン
B  、△△で対応するパターン
C、それ以外を考え中

このように一発で回答できる選択式に書き換え、あらかじめ回答も用意する。
そうすることで返信するストレスが一減り、返信しよう！という気持ちになります。

質問の仕方一つをとっても「相手の立場でどんな連絡なら返したくなるか」を考えるだけで返信スピードがアップし、快適に仕事ができるようになるかもしれません。

リモートの時代だからこそ、相手と自分に対する配慮を

対面しなくても仕事ができるようになったこの時代、一つ一つのインターネットを通したコミュニケーションにも工夫と配慮が必要になりますよね。
リモート仕事でストレスを溜めずに、社内でいい関係を維持するためにも
「どう円滑にコミュニケーションを図るか」のルールを決めておくことも一つの方法です。

私の場合は、なかなか返信をくれないタイプの人だと判断した場合、
「○○さんも、とてもお忙しい中細かい質問に回答するのも大変だと思います。なので質問メッセージをする上で気を付けてほしいことや、要望があればお気軽におっしゃってください！」

などと前置きした上で「ちなみにこのようなルールではいかがでしょうか？」と提案をしていました。
一番重要なのは「相手にも負担にならないこと」なので、できる限り一緒にルールを決めることをお勧めします。

「報連相」に限らず組織の中では各所にルールを決めておくと、行き違いや勘違いを防ぐことができます。「あれ？」と感じることがあれば自らルールを提案する癖をつけるとあなたもきっと一目置かれるハズ！

皆さんもぜひ試してく気持ちいい人間関係の中で
働きましょう！😊

具体的な仕事や心のノウハウを「笑い」を混えてまとめたサイト
「アラサーOLの生きる道」https://arasa-life.com/

あらさーOLの生きる道

よろしくお願いします＾＾

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