5回オフィス移転を経験した私調べ たった5ヶ月で移転完了させる！5つのステップとは？
2020年7月初旬
上司「東京営業所を移転するんだけど、決まってるのは移転先と解約日（2020年12月19日）だけ！あとよろしく！」
東京営業所が目黒から渋谷に移転し、2020年11月24日より無事に新オフィスにて営業を開始しました。今回の移転は、物件を1から探すのではなく、子会社であるHameeコンサルティング株式会社が借りている物件に「同居」する形の移転です。
物件探しがないとはいえ、現オフィスの解約手続き・新オフィスへの移転準備などやることは盛りだくさん！総務担当が行った移転対応をまとめました。
同じような無茶ぶりをされた総務担当者の方の参考になれば幸いです。あんまりいないと思うけど。スケジュールはこんな感じ。同時進行でいろいろ進めるので、途中で抜け漏れないがビクビクしていました。
1．旧オフィスの退去準備
◆契約書の確認
移転をしようと思ったら、まず賃貸借契約書の解約予告期間を確認しましょう。「退去する〇ヶ月前に解約予告をする必要がある」と定められていると思います。新オフィス入居のタイミングや旧オフィス原状回復工事のスケジュール調整などが必要になりますので、まず確認しましょう。
Point
・今まで支払った敷金が全額返金されるのか（売却費などが定められていないか）
・原状回復工事費と相殺して費用が戻ってくるのか
・いつ返金されるのか
をあらかじめビル管理会社へ確認し、経理担当者に共有するといいですよ。
◆原状回復工事について
ビル管理会社に原状回復工事を行う指定業者があるか確認しましょう。
特に指定業者が決まっていなければ、自分たちで工事業者を探す必要があるため、解約通知を行う際に確認します。
Point
解約日までに原状回復工事を終わらせる必要があるので、
・工事の範囲
・工事期間の確認
・正式発注のデッドライン
を確認しておくことをおススメします！
2．新オフィス移転に向けての社内調整
◆新オフィスで働くメンバーへの説明・要望ヒアリング
Hameeの東京営業所で働くメンバーは、卸営業・ネクストエンジンの営業・エンジニアなど多種です。オフィスに求めるもの・どうすれば働きやすいのかの要望もそれぞれ。
気軽に質問・要望を書き込めるスプレッドシートを用意しました。メンバーにざっくばらんに記入してもらって、回答を記入しました。
Point
テキストだけのコミュニケーションでは伝わりにくい部分もあるので、部署ごとに時間をもらってオンライン座談会を行いました。
・現状で決まっていること
・意見・要望の共有
・今後の流れについて
を30分程度で行いました。
◆新オフィス環境のマスト要件の洗い出し
Hameeはプライバシーマークの認定事業者です。個人情報や情報セキュリティを適切に取り扱うためにオフィス環境も整える必要があります。物理的に必要なもの・運用で必要なものを洗い出し、レイアウト設計や工事の有無を考えます。
Point
よし！これでいこう！と進めて「最後に費用感の調整がうまくいかず、設計がやり直しになる」なんてことは移転あるあるだと思うので、事前にざっくりとした全体の費用感・工事にかかる費用感をはじきだし、社内の共有認識で握っておくといいですよ！（特に役員と！）
3．関係部署メンバー招集
「餅は餅屋」。専門的な知識は専門チームに力を借りました。
電気・ネットワーク・システム周り：インフラチーム
費用・資産について：経理チーム
契約周り：法務チーム
◆初回キックオフでやったこと
・決まっていることの共有（新オフィスの間取り、費用・スケジュール感など）
・全体の体制の確認
・各部署が何を行うのか
・キックオフ段階でもっている質問や要望のすり合わせ
上記のような内容をスプレッドシートにまとめて、シートを見ながらすり合わせをしました。
複数の部署が関わると「え、それはあの部署が担当だと思ってた……」的なお見合いが発生して抜け・漏れが起きる可能性があるので、初回のキックオフで明確にしました。
◆コミュニケーションの取り方
電気・ネットワーク・システム周りは設計だけでなく、移転後もスムーズに業務が開始できるかとても重要な部分なので、週に一度の定例MTGを設定し、オンラインで進捗共有や要望・相談をしました。
スケジュールがタイトだったので、定例MTGを待つ余裕がないときは、わりと気軽にオンラインMTGを行いました。（余裕がないのも気軽だったのも私だけ。いつでも快く時間を作ってくれたインフラ・経理チームには多謝）
4．設計・引越し・廃棄業者の対応でやるべきこと
◆持っていくもの・廃棄するものリスト作成
このリスト作成が地味に時間がかかりました。
旧オフィスにあるすべての家具や家電・段ボールに入っているよくわからないものなどをとにかく一覧にして、サイズを測る（ざっくりでOK）。そして、いるもの・いらないものを仕分けする。
このリストができると大きい家具・家電を加味して新オフィスのレイアウトが組めたり、引越し業者・廃棄業者への見積が取りやすくなります。
◆業者への見積は妥協しない
「不要なコストはかけたくない」は「そら、そうや！」と声がそろうくらいに皆さん同じ認識かと思います。ただ、タイトなスケジュールの中で業者を探して、連絡とって、日程を調整して、見積にきてもらって、見積待って、値下げ交渉して……は本当に大変ですよね。しかも時代はコロナ禍！出社もあまりしたくないし……
Point
そこで私がやったこと
1．WEB一括見積的なものを探し、フォーム入力。業者から連絡くるのを待つ
2．連絡いただいた業者に上記リストを送る
3．見積待つ
以上です。
もし実物を見ないとわからないと言われた場合、「この日は見積日」と決めて1日に複数社に来ていただいて、リスト渡して確認していただき、見積をいただきました。
1社だけだと金額が妥当かわからないし、検討の余地がありません。実際に引越の見積では、10万以上業者によって差がありました。
不要なコスト(人も時間もお金も)をかけず、本来かけたい部分に費用が回せるように、見積は少なくとも3社は取ることをおススメします。
5．移転準備から営業開始までにやること
荷物の梱包、大変ですよね……。そしてここ数年使ってないような備品や資料なども「いつか使うかも」というもったいないオバケ出現により、想定より荷物が多くなるなんてことも移転あるあるだと思います。が、「いつか使うかも」は「今後も二度と使わない率100％」なので（5回移転対応をした経験のある私調べ）安心して捨てましょう。
◆社内マニュアルの共有
移転1ヶ月前くらいに下記内容を社内メンバーに共有しました。
・移転のスケジュール（工事の日程・移転日・営業開始日など）
・基本情報（移転後の住所・電話番号など）
・オフィスレイアウト（工事後の図面で何がどこにあるかなど）
・メンバーにやってもらうお願い（荷物の仕分け/梱包・交通費・名刺などの申請・鍵の返却など）
・もっていくものリスト（新オフィスにあるもの・ないもの）
・質問受付フォーム（マニュアルの内容で不明な点・相談があれば気軽に記入してもらうフォーム）
新オフィス移転後の運用ルール（オフィスの施錠方法・ポストの開け方・受付システムの使い方など）もこのタイミングで公開する予定だったのですが、何を隠そうルールやオフィス運用の設計が間に合ってなかったので、決まっている情報だけどんどん発信するスタイルにしました。
Point
・何がどう変わるのか
・何をこれから総務は発信する予定なのか
をメンバーに把握してもらうために下記のようなスライドを一枚だけつくっておきました。
◆システムの動作確認
いよいよ移転当日。引越し業者さんの手際の良さにうっとりしながらもバタバタのバッタバタでした。
移転までもインフラ担当が入念な準備を行ってくれて、準備万端！となっていても、実際にネットワーク・システムを起動してみないとわからないことも多いです。
Point
物理的な移動で終わりにして営業日を待つのではなく、営業日前に
・ネットワーク
・電話
・システム
などの動作確認を実際にやってみましょう。（偉そうなことを言っていますが、全てインフラ担当がやってくれました。多謝＆お疲れ様でした。）
ということで！怒涛の5ヶ月が終わり、振り返りもかねてまとめてみました。
移転先には子会社のHameeコンサルティング株式会社が同じ空間で業務をしています。
今後は双方のシナジーを最大限に発揮し、サービスのさらなる向上をめざしていきたいです。物理的な距離だけでなく、心の距離も縮めることができるようにコミュニケーション施策も考えていきたいなと思っています！
