誰でもやらかしがちな、チーム内の情報共有に必要なこと

みなさま　こんばんは。
お忙しい中ご覧いただき、ありがとうございます(^^)

昨夜は入社時（約30年前）に同じ部署だった同期や先輩数名とおじさんばかりの飲み会。社内でたまに話をする人もいますが、別会社に出向の人もいて、集まって顔を合わすのはめちゃくちゃ久しぶり。ありがちな昔話や愚痴が多かったけど、中にはびっくりするような意外な話もあったりして、それなりに充実した時間を過ごせました(^^)

さて本日は最近特に感じていることで、「メール、チャット等の道具が便利に進化した現代であっても、チーム内でスムーズに情報を共有・徹底するためには、やはりチーム内のメンバーひとり一人の意識が大切」ということについて書きたいと思います。

＜実は情報共有できないケースが増えてます＞

現在、私の職場では来春の合併と一部のシステム入替え準備の真っ只中で、日が経つ程みな焦りが出てきて、かなりスピードが上がってきました。
スピードアップ自体はとても良いことなのですが、様々な情報がコロコロ更新され変わるようになってきました。
そして部内全員に影響があるような大きな話であれば、周知徹底できるのですが、小さめな話は、なかなか関係者全員（特に浅い関係）には共有できない！なんてケースが増えてます（汗）
下手すりゃ部長の私が置いてきぼりになっていることもあり、ウカウカしてはいられません(^^;)

ちなみにここで言う情報とは、経営層や会議体で意思決定されるようなものではなく、もっと実務的なレベルのものです。

＜どんなことが起きているのか？＞

まず理由として考えられることは、
(１)皆が忙しくなり、文字化する手間を惜しみ口頭情報が増えてくる。
(２)口頭の場合、定例のチーム内ミーティング等では小さな情報まで全てをカバーしきれない（モレ安い）。
(３)文字化した情報（メール、チャット）が増えると見ない人が出てくる。
あたりでしょうか。

これらは基本的なビジネススキル（マナー？）なんだから、ちゃんとやれよ！って話なのですが、私の職場では、恥ずかしながら起こります（冷汗）
実はスピードアップしていない通常運行の時でも起きてます（もっと冷汗）

また、情報認識には個人差も生じており、情報収集に長けている人は、自分でどんどん情報を取ってきてアップデートしていき、一方でそうでない人は少し前の情報で止まっていて、同じ対象の現状認識なのにズレが出てきたりもします。

情報収集に長けてよく知っている人ほど、「知りい情報は、どっかり座っていないで、自分で取ってきな！当り前だろ！？」と考える傾向があるようで、自分が得た情報を人に伝える発想が薄かったり、人に伝える手間を煩わしく感じるようなのですよね。
これは、わからなくも無いけど、もう少しその長けたスキルを周りに還元して欲しいなぁと・・・

逆に長けていない人は、（ウソか本気かわかりませんが）組織・チームのピラミッドで、下から上に報告が上がり、上から下に必要な情報が流れる、と旧態依然の理想論をあるべき姿と考えて、どんなレベルの情報でも、そうあるべきと考える傾向があるようです。
こちらは少し厄介で、自分が知らないという事や、自分が知っていることを伝えない事について、他責（直属上司が悪い！／教えてくれない人が悪い！）と認識している場合が多いのです。
ちょっとイラっとしますが、丁寧な指導を繰り返すしかないのかなと思っています。

みなさんの職場ではいかがでしょうか？
「私は聞いていない（教えてもらっていない）」と言う人ほど、自分は人には伝える手間を掛けない、という客観的に見るとちょっと笑っちゃうメンバーを見かけることはないでしょうか？

＜じゃあどうしましょうか？＞

対応策ですが、私の職場では啓蒙し続けるのが一番かな、と感じています。
具体的には、以下の行動をとるべき行動ルールとして部署内に何度も伝えて周知し、日常の様々な場面でも個別にも促していくことだと思います。

✔情報を得たら、自分で留めないないで、関係ありそうな人に伝える。
✔必要な情報は知っていそうな人に聞きに行く。また普段から会話する。
✔口頭の情報は、文字化して伝える。
✔情報共有では上司部下やチームの違いを気にしない。
✔上位職、年長者ほど優位な立場にいると認識して、伝える行動をとる。

メール、チャットなど、情報伝達のツールは便利に進化しているのですが、結局は情報を持っている人が伝える手間を惜しむと機能しないのですよね。

また多くの人は意識しないと、自分が知ったことで安心・満足してしまい、それを人に伝えることが、おろそかになりがちです。
これは普段できている人でも、忙しさが増すとできなくなります。

みなさんのチームでは如何でしょうか？
放っておくと人間の習性として起こることなので、どこの会社、チームでもありがちな話かな・・・

啓蒙が一番とは、現代的でも科学的でも無い話だとは思います。が、今まで仕組みやルールづくりを何度か試みてみましたが、結局は『メンバー各々が他人のために伝える一手間をかけられるか否か』にかかってくるので、やはりポイントは、その手間をかけるようドロくさ～い、地道な啓蒙活動や個々の指導ではないか、と思います。
ドロくさい、地味なことってけっこうありますよね(^^;)

この話が少しでもみなさんのお役にたてると幸いです。
では！また！

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