奇跡体験『平成最後の夏物語』の感想と学び
2018年9月に新木場 #夢の島マリーナ で『平成最後の夏物語』というイベントを開催致しました。
当イベント企画活動を通じて僕自身が体験した
「イベントクリエイターとしての成長や苦悩」と
「現代におけるイベント活動の価値」について整理しました。
今後イベントを企画する方や、#イベント 活動に携わる方に少しでも役にたてればと思います。
●目次
1.『平成最後の夏物語』とは
2.イベント企画の経緯
3.イベント企画の学び
3-1.「どんなコンセプトで、なぜやるのか」WHYを明確にする。
3-2.メンバーとリアルなコミュニケーションを多めにとる
3-3.”変えて良いもの”と”変えてはいけないもの”を判断する
3-4.バスの理論「まずは良いメンバーを集め、適材適所に配置する」
4.イベントの価値
リアルなコミュニケーションを通じた”人との繋がり”が形成される
5.今後について
約5分程度で読める文章量になっております。ぜひ読んで頂けますと幸いです。
1.『平成最後の夏物語』とは
『平成最後の夏物語』とは、
「平成最後の夏に、抜群のロケーションで”極上のチルアウト”を体験する」をコンセプトに新木場・夢の島マリーナで、開催されたイベントです。
僕自身の
「自然を楽しめる” #チルアウト 空間”で人が繋がれるようなイベントを作りたい」という想いから、
2018年6月にPJチームを作り、約3ヶ月準備して実施しました。
当日は120名以上の方にご参加頂き、
企画メンバーと素晴らしいイベントを作り上げる貴重な体験になりました。
コンテンツは企画メンバー各々の「やりたいエゴ」を盛り込んだ内容を実施しました。
#平成 の名曲を振り返る「平成振り返りプレイリスト」、
DJタイム、映画を上映したり、企画メンバーの選りすぐりのお酒を紹介するバーカウンター、2つのアパレルブランドにも出店して頂きイベントを彩って頂きました。
↑「平成ゆとりTシャツ」様
↑「CLAN」様
↑DJタイム
↑映画「 #スタンド・バイ・ミー 」
↑フォトウォール
↑バーカウンターを企画してくれた泰山と壁ちゃん
少々大げさかもしれませんが、
今想うと、あの日に、晴天の中、新木場夢の島マリーナで、
120名もの方々が集結したこと自体が奇跡だと思っています。
↑当日の写真
企画メンバーは僕と福間さん、
そして中学時代からの親友である入江君を中心に
「チルアウトなイベントやりたい」
という想いに共感した知人10名で企画から運営まで実行しました。
↑イベント後の企画メンバー集合写真
↑企画メンバーのモリゾー
↑企画メンバーの壁ちゃん
メンバーは業界業種、年齢も様々でしたが
「最高なチルアウト空間をつくる」
といった共通の想いで繋がっていて、無事走りきることが出来ました。
完全に「ビジョンドリブン」なPJチームでした。
僕自身プロジェクトマネジャーとしては至らない点が多々ありましたが、
最後まで信じて一緒に走ってくれたメンバーには本当に感謝しています。
2.イベント企画の経緯
元々私は大学時代、クラブイベント団体「PHAT」を作り約6回程ナイトクラブを貸し切ってDJイベントを企画・運営してました。
総動員数は1,000人程度で、そこそこ利益も出すようなイベントを体育会の活動の傍ら活動してました。
元々洋楽が好きで自身もDJとして活動していたのですが、
社会人になってからは全くイベント活動とは無縁になっていました。
そんなある日、
WEBメディアでチルアウトなイベントの記事をみて、イベンターの血が騒ぎ
「こんなチルアウトなイベントをやりたい！」
とFacebookに投稿しました。
↓その時にシェアした記事
思ったより共感してくれる人が多くコメントやDMがきました。
特に熱量が高かった福間さんとランチに行き、即意気投合しました。
「絶対最高だよ、チルいイベントやろう！当日の乾杯が楽しみすぎる！企画メンバー集います！」と即企画決定。
また一緒にコミュニティ活動してるメンバーや、イベント活動に興味があった後輩、そして反響があったメンバーに片っ端から連絡してPJチームを発足しました。
ほぼほぼメンバー間は初めましての状態で、LINEグループを作り、
キックオフMTGを今年6月に実施しPJをスタートさせました。
やりたいことは発信することで、
支援してくれる人が現れたり、応援してくる仲間が見つかる経験をしました。
想いを積極的に発信する重要性を再認識しました。
3.イベントでの学び
約3ヶ月間、プロジェクトマネージャーとして活動する中で本当に多くの困難と苦悩、喜びや感動がありました。
普段しない経験が多く、学ぶことが多かったので思いつく限り記述いたします。
3.イベントでの学び
3-1.「どんなコンセプトで、なぜやるのか」WHYを明確にせよ。
3-2.メンバーとリアルなコミュニケーションを大事にする
3-3.”変えて良いもの”と”変えてはいけないもの”を判断する
3-4.バスの理論「まずは良きメンバーを集め、適材適所に配置する」
順に記述します。
3-1.「どんなコンセプトで、なぜやるのか」WHYを明確にせよ。
イベントでまずやるべきことは「どのようなコンセプトなのか」明確にすることです。
本当にイベントはコンセプトありきです。
そして最初にコンセプト＝指針を明確にし、メンバー間で共通認識を作ることが重要です。
僕はこれを明確にしないまま企画を走らせてしまい、特に2つの点で苦労しました。
1つ目は、イベントコンセプトと全体像の共通認識をメンバー全員と形成するのに物凄くコミュニケーションコストがかかりました。
そもそも「なぜこのイベントをやるのか」WHYの部分を明確にしないまま企画を走らせてしまい、
イベント全体の方向性を定めて共有するのに時間がかかりました。
3ヶ月間準備期間があったのですが、本当にメンバー全員がイベントコンセプトの全体像を認識できたのは1か月前くらいだと思います。
要因は2つあって、
1つ目はプロジェクトオーナーである僕自身がコンセプトを明確にできていなかった点。
2つ目は企画メンバー全員で顔を合わせる機会がスケジュールと物理的な都合上全く作れなかった点です。
やはりイベントはコンセプト命です。
そのコンセプトの骨組みを設計するのが「旗振り役1人」が作るのか、
「企画メンバー全員」で作り上げるのか
をまず明確にし、判断基準を作る作業を最初にやるべきです。
どちらが良いとかではなく、どちらでやるのか明確にすることが重要です。
キンコンの西野さんは両方のパターンを使っているそうです。
3-2.メンバーとリアルなコミュニケーションを大事にする
また企画を進める際、どうしてもオンラインよりもオフラインで顔を合わせてコミュニケーションをとる方がはるかにスムーズに進みます。
最初に定例で時間を抑えたり、コミュニケーションコストを抑えるために
役割分担して情報を集約させ、スムーズにコミュニケーションを取れる環境を構築する事が本当に重要です。
今回のイベントは全体MTGは3回程実施し、
個別でもMTGは10〜20回程度実施し、お店側とのMTGは5回実施しました。
規模感にもよりますが、イベント企画は本当に共通認識のすり合わせが命なので、多すぎるくらい実施することをお勧めします。
3-3”変えて良いもの”と”変えてはいけないもの”を判断する
変えて良いものと変えてはいけないものを判断し、明確にする事が重要です。
なぜなら、プロジェクトを進めていくと必ず当初想定していた内容より、状況が大幅に変化することが多々あるからです。
今回のケースだと、
イベントの約1か月半前に「経費」と「集客」面で当初の想定から大きく外れる可能性があることを認識しました。
「経費」に関しては特に「会場レンタル費」と「映画の版権レンタル費」が想定以上に膨れ、今まで自分が経験したイベント経費の約2.5倍近くかかりました。
想定よりリスクが跳ね上がったタイミングがあり、その際は正直頭を悩ませました。
「集客」に関しても、想定よりFacebookイベントページの参加予定人数が増えず、興味ありだけ多数いる状態でした。
「経費」と「集客」の観点からリスクが跳ね上がりましたが、会場と映画はイベントのメインコンテンツでもあり、やるかやらないか、イベントコンセプトの根底を揺るがすような決断を迫られました。
結果、イベントコンセプトから逆算し、
なぜこのイベントを実施するのか逆算して「変えていいもの」と「変えてはいけないもの」を整理してチームメンバーに相談しました。
相談した結果、冷静な良いアドバイスをもらって、結果私自身適切な判断をする事ができました。
3-4.バスの理論「まずは良いメンバーを集め、適材適所に配置する」
上の話にも通ずるのですが、企画当初から想定が崩れ、判断を要する機会が多々ありました。
イベントで実現したい目的に対して、
選択している手段が適切なのか、判断しなければならない機会が多々ありました。
そんな時僕含めメンバー間でイベントコンセプトから逆算し、
なぜこのイベントを実施するのかから逆算して
「残すもの」と「残さないもの」を整理しました。
結果適切な判断をすると共に、選択に伴う責任感を醸成する事ができました。
メンバー間で信じて、やりたいように楽しく、みんなでリスク背負ってやろうと言葉をもらいました。
この言葉が非常にありがたく、
何が何でもイベント成功に向けて行動し続ける決意ができた瞬間でした。
結局「誰とやるか」が本当に重要であると学びました。
有名な経営学の本「ビジョナリーカンパニー」に記されている
「バスの理論」がありますが、それを身を持って体験しました。
最初に良いメンバーを適材適所にアサインすることで、
最終的な方向性は議論して変わっても、結果、当初の目的が達成されることを身をもって体験しました。本当に良い仲間に恵まれていました。
この経験は今後の自分自身のプロジェクトマネージャーとしての経験に生かしていこうと思います。プロジェクトの目的を達成するために、必要なメンバーや集める際は徹底的にやることをお勧めします。
イベント企画のプロセスの段階では問題も多かったのですが、
当日は無事お客様が楽しめるようなイベントを実現でき、赤も出ないイベントを作り上げることができました。
最後の1か月は熱量あげて土日を丸々使って企画と集客を進め、
何とか当初掲げていた「チルアウトな空間」をお客様に提供することができました。
イベント通じて、企画する前の自分より、
遥かにプロジェクトマネージャーとして成長している実感があります。
それは今回のイベント企画自体が、完全に自分のキャパを超えており、現状維持では成功できない高い目標だったからです。
イベントを成功させるためには成長せざるをえず、企画活動を通じて必要に迫られて背伸びしまくった結果成長した様に思います。
本当に企画メンバーにはお世話になっており、一緒に走ってくれて感謝しています。
何か別の機会でメンバーに協力できる事があったらイベントに限らす、全力で支援したい思います。
その様な関係性を作れたことも、イベントを実施した財産だと思ってます。
4.イベント企画・運営の価値について
「イベント企画・運営」はクリエティブな仕事であるし、
現代のネット社会において価値が高まっていくと個人的には考えてます。
イベントは本来繋がらなかった人達が繋がります。
私は当イベントを通じて、友人の友人と繋がったり、イベント運営会社の経営者やオーナー様との新しい繋がりも生まれました。
イベント活動を通じて、本来繋がらなかった人達が繋がっていく。
これが本当にイベント活動の醍醐味であるし、価値だと思います。
インターネットが普及し、SNSを通じて人が繋がる現代において
リアルなコミュニケーションを通じて人との関係性を作れる場の価値は更に高まっていくと考えます。
情報が分断されるネット社会・SNSでは形成されなかった筈の
人との繋がりが形成されるイベント企画活動は
非常にクリエティブな仕事であるし、今後も続けようと考えてます。
「〇〇のイベントがあったから今がある」
そんな風に言って貰える様な、
参加して頂いた方の「人生の1ページ」になれる様なイベントを今後も企画して行きたいと思っています。
5.今後について
今後も引き続き新しい感動と、新しい人との繋がりが形成される様なイベントを実施していきます。
また「イベントクリエイターチーム」を形成し、
イベント企画活動が属人化せず、想いのある人がイベントを企画していける様に人との繋がりが循環されるシステムを作っていきたいと思っています。
興味ある方は、是非メッセージでもお気軽にご連絡ください！
ランチでも飲みでもいってお話しましょう！
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