完全リモートの制作会社、社内での取り組みについて

こんにちは。株式会社グレイビートレインの広報担当です。

弊社は東京にある制作会社ですが、新型コロナウイルス拡大に伴い在宅ワークを導入し、今後もしばらくはこの体制で業務を続けていく予定です。

同じように、在宅ワークを導入している会社も多いかと思いますが、今回はクリエイティブに携わる会社という視点で、社内で行っている取り組みについてご紹介します。

1.弊社の体制について

まず最初に、弊社の現状の業務や体制についてお話ししておこうと思います。
以前の自己紹介記事にあるように、グラフィックデザイン、Webサイト制作、アプリケーション制作、映像制作、などを行う弊社ですが、実際の依頼では、Webサイト制作が多いです。
そのため、社内にはクリエイティブディレクターとデザイナーの他、プロジェクトマネージャーとエンジニアも在籍しています。

なので、実際の案件では、各役割同士の円滑なコミュニケーションが重要になってきます。

また、小さい会社ながらも、一緒に育っていきたいという思いから、未経験の方や新卒の方を採用することも多く、日々のコミュニケーションはもちろん、ナレッジの共有なども必要となってきます。

このような課題のなか、弊社なりに最適化してきた運用について、次の章からお伝えしていきます。

2.ツールの活用

在宅ワークを導入しオンラインで仕事をする上で欠かせないツールの存在。
目的に応じていくつか使い分けているので、ピックアップしてご紹介します。

◯ slack：コミュニケーション・勤怠報告
プロジェクトのやり取りから、朝と夜の勤怠報告まで、さまざまな用途で活用しています。
朝、仕事を始める際に書き込みを行うルールがあったり、プロジェクト連絡の頭の【報告】【ご提案】などをつけることでわかりやすくするなど、新しいルールなどを話し合いながらより使いやすい場の整備を行なっています。

また、雑談のスレッドがあったり、遊び心のあるスタンプを追加して気軽に反応ができるような工夫もしています。

◯ Google Meet / Google カレンダー：打ち合わせ・予定管理
いろんな会社で活用しているツールかとは思いますが、弊社の打ち合わせや予定の管理の柱になっているものなので、ご紹介。

基本的な社内ミーティングは、在宅ワークを取り入れた際に色々なツールを比較した結果、Google Meetに落ち着きました。
元々予定管理をしていたGoogleカレンダーと連携させて、予定を入れるだけで会議予約ができるので効率がいいことや、無料版でも時間制限がないのが決め手でした。

◯ スプレッドシート：工程管理・デバッグシート
こちらもGoogle関連のツール。
これまではエクセルを使って予定表を作成していましたが、Googleドライブでデータ管理をし、オンラインで情報を一括で管理するため、スプレッドシートに移行しました。

上の写真のように、日付を記入することで右側が塗りつぶされ、全体のスケジュールがわかりやすいようなシートを作成していましたが、こちらをスプレッドシートでも対応できるように改良しました。

また、Webサイト制作を行う上で欠かせない、デバッグシート（デザインをコーディングで実装した際のバグや崩れのチェック表）についてもテンプレートを作成し、一目で現状の進行状況や修正項目をわかるようにしました。

3.コミュニケーションの工夫

毎日オフィスで顔を合わせていた以前の出社体制と比べて、どうしても日々のコミュニケーションは不足してしまいがちです。

各社員が顔を合わせる機会が少ないと、どうしても一緒に働いている仲間という意識が薄れていってしまうこともあり、週に１回、全員がオンラインで集まる勉強会を行なっています。
学習の機会としての役割もあるため、議題と担当を決めて順番に発表したり、それについて議論したり、という時間になります。

前章でもご紹介した通り、専門分野が違う人が集まっているからこそお互いの知見を共有することで、日々の業務が円滑化したり、仕事における視野が広がります。

少し余談ですが、最初のアイスブレイクで話が盛り上がりすぎて、１時間ほど雑談をしてしまう週もあったり。笑
勉強をする真面目な場であると同時に、希少なコミュニケーションの場でもあるため、その辺りは堅苦しすぎない空気感で続けていければと思っています。

gravytrain inc.