時間を味方にする攻めの時間管理術

「時間がない」「時間が足りない」「時間に追われる」といった時間についての悩みは尽きません。
しかし、時間は一番平等に与えられているものです。
どんなに忙しい人でも、暇な人でも、金持ちであろうが貧乏であろうが、
1日は24時間、1440分なのです。
知恵を絞って使い方を考えなければなりません。

自分の時間の使い方について、縦軸を重要度の高低、横軸を緊急度の高低として区分すると、4つの領域に分けることができます。

① 重要かつ緊急な仕事
② 重要だが緊急ではない仕事
③ 重要ではないが緊急な仕事
④ 重要でも緊急でもない仕事

締切のある仕事、クレーム処理、突発的なトラブルなどの
「重要かつ緊急な仕事」を最優先している限り、時間に追われます。
時間に対して受け身の状態です。

準備、計画、仕組み、自己啓発、人間関係づくりなどの
「重要だが緊急ではない仕事」を優先することにより、緊急対応しなければならない状況をなるべく作らないようにします。
時間に対して攻めの環境づくりです。

具体的にどうするか？
まずは、スケジュールに自分との約束の時間を設定することです。
スケジュール帳を確認してみてください。
他人との約束の時間ばかり記入されていないでしょうか？
来客対応、訪問、ミーティング、会議、打ち合わせ、商談など。
それらのスケジュールの空き時間が自分時間になっていませんか？
しっかりと自分時間をスケジュール化してください。

書類作成、週間計画、月間計画、年間計画、チェックリストづくりなど、
トラブルが発生しがちなスタッフとの面談時間も、
こちらから先に決めてしまいましょう。
そして、一度決めたら、簡単にスケジュール変更をしないことです。

重要で緊急と思っていた仕事は、実はほとんどありません。
そのことに気がつき、時間に対して攻めの姿勢が取れるようになると、
時間に追われることが少なくなります。
まずは、自分との約束を大事にするところから始めてみましょう。