組織にボトルネックを作らないIT投資の話
こちらのnoteでは、創業から16年間、今に至るまで社内システムを主に一人で担当してきた筆者(非エンジニア)がこれまでやってきたIT投資、やっておけばよかったこと、絶対苦労するであろうこと。今創業するならどうするかといった話を書いています。エンジニア向けのpostではありません。どちらかというと、社内にITガツガツやる人がいない、そしてガンガン外注を使うという組織規模でもないという人たちに向けて書きました。一人シスアドみたいな言葉が身に沁みている人に届け！
内容としては、こちらに書いたようなサービスについてが中心になります。現在のリバネスの就業環境
リバネスという会社が立ち上がったのは2002年6月14日です。15人の大学生・大学院生15人で360万円の資本金で立ち上げた会社は、2018年現在70名程度、日本・シンガポール・マレーシア・アメリカ・イギリスに法人登記を行い、シンガポール・マレーシアには常勤社員を雇っています。
リバネスという会社は「教育」事業から始まり、「研究」「人材」そして「創業」という4領域で現在展開をしています。ITを生業としていないので、社内にエンジニアという職の人は今の所いません。強いて言えば私自身が一人で色々とやる程度です。2002年当時はレンタルサーバーを借りて自前でWebサイトをホスティングし、ついでにメールサーバの運用も行うなんて言うこともやっていました。今そんな事をやっているかというとどうでしょう。このnoteでは、エンジニアがいなくても、効果的なツールを駆使して事業を拡大していくためのTipsを記していこうと思います。
エンジニアがいないのとITを使わないのは違う
エンジニアがいないからといってITを使わない、使えないというのは大きなビハインドとなってしまう可能性が高いです。ツールを駆使し、出来る限り効率化を行うことは事業を進めるに当たって必要なことです。もちろん、様々なツールについての知見が深いのはエンジニア属性の人であるとは思いますが、そうじゃないからといって使いこなせないというものではありません。前述したようにメールサーバを自前で運用するのはハードルが高いですし、コストパフォーマンスが悪いでしょう。しかしG Suite(Gmail)やOffice365を契約してメールをサービスとして使うのなら？それなら問題なくしかも安価に使える人の方が多いのではないでしょうか。世の中には多くのサービスが展開されています。無料の範囲で満足できるものもあれば、課金してでも使ったほうがより時間を稼ぐことが出来るというものもあるでしょう。スタートアップや小規模事業者の場合はランニングコストを嫌いがちですが、事業に時間を集中する為に必要なお金はコストではなく投資だと言えるでしょう。こちらは、現在のリバネスの就業環境です。人数が増えるにつれてアカウントも増えるので当然ランニングコストも増えていきますが、幸いな事にそれ以上のペースで事業が伸びていきます。事業の再現性についてはこのnoteでは言及しませんが、その効果については再現性があるように書くつもりです。
今のリバネスは、この4年でIT投資が3倍程度に増えています
エンジニアがいないと書いたのですが、現在は実質著者がそれを担う形になっています。それ以前は事業を回すために企画・営業・実装等、色々やっていましたが、現在は一部を除いて現場を離れ、CIOという立ち位置でリバネスというチームがより良く事業を回していくための環境構築に勤しんでいます。著者自身は、プログラミングといえば大学時代のCの授業でポインタで挫折したり、それ以降は書いてもHTMLやCSSを触っていた程度で、プログラミングの知識はほぼなかったのですが、ITツールを使えば使うほど、最終的にはかゆいところに手が届かなかったりすることが増えた為、必要に迫られてコードを書くようになりました。少し書けるようになるだけで、デフォルトの機能の枠に囚われない発想が現実になるので、勉強してみるのはおすすめです。（同時にバグも作ってしまい戦いは続くのですが）少し話がずれましたが、CIOとして専業になることによって、打てる施策が確実に増えたのは事実です。それによってツール選択の幅が増え、ついでに投資も増え、そして売上も伸び続けているのでした。専業にならなかったら多分難しかったかなという気もします。
会社の初期でやるべきこと：メールアドレスどうするか
最初に投資すべきは「G Suite」か「Office365」でしょうか(異論は認めます)。メールやカレンダーと言った組織運営に確実に必要になるツールが一人あたり月額数百円で使えるようになります。Office製品とは切っても切れない場合は「Office365」で良い気がします。Outlookで予定管理もできますし。リバネスではGSuiteをメインに使っています。Office関係は買い切りからOffice365ライセンスに現在移行中です。
メールサーバーは絶対に自前で運用しないほうが良いです。逆に、運用することが出来るチームがいる場合は、このnoteは不適だと思いますのでこの辺で離脱してもよいかもしれません。一番の大敵はメールサーバが落ちるパターンです。社外との連絡は今もメールが主体だと思うので、メールサーバが落ちるとビジネスチャンスを逸します、これは避けたい。Webサーバにあいのりしてメールサーバを立てる場合が最悪で、メディア露出等でWebサーバが落ちた時にメールサーバも落ちてしまうみたいなことが発生します。気をつけましょう。
加えて、メールボックスには日々ウイルスやフィッシングメールが届きます。手動でこれを振り分けるなんていう前時代的な事をやっている時間があったら事業に集中したほうが良い。先日、教員の方が自前でメールサーバ立てたいのだがどうすべきかという質問をしてきたことがあったのですが、片手間でやるには重い仕事なので絶対にやめたほうが良いと進言しました。
カスタムドメイン（自前のドメイン）のメアドが作れます。フリーランスの方はgmail.comを使いがちですが会社のメアドが月額数百円で運用できるのは夢のようです。もちろんドメインは別途購入する必要があります。
G suiteの利用をお考えの場合、こちらのプロモコードを使っていただけると2割引だそうです「CCWQ9XCVEFYRK7W」「CD3VRTPAXHMCEWN」各1社のみ有効とのこと。両方使えなかったらTwitter @geeorgeyまでお知らせください。
ドメインはどこで買うべきか？
リバネスではムームードメイン使ってます。その前はお名前.comでした。
採用理由：採用当初は圧倒的に安価でした。次の理由に、DNSが無料で使えることがありました（ムームーDNSというサービスが無料で使えます）これによって、ドメイン取得から各種レコードが直接設定できます。今はどこもそんな感じになっているかもしれません。
リバネスのサービスではcloudflareでDNSの運用をしてますので、ムームーDNSは実質今は使ってません。なのでムームードメインじゃなくても構わないのかもしれませんね。第三の理由は、支払いの自動更新です。昔は使わなくなったドメインは捨ててたんですが、最近はその中古ドメインをSEOに使われることが増えたので、一度取得したら手放すまいという運用になってます。自動更新にしておけば、請求に気づかずにドメイン失効ということもないので安心です。なれてない人がドメインの管理をすると、更新タイミングに気付かずにカジュアルに失効させてしまったりするので注意が必要です。
最近だとDNSにはAWSのRoute53を使う人もよく耳にします。
会社の初期でやるべきこと：顧客情報管理
名刺管理ツールは確実に入れたほうが良いと思います。昨今の各種ツールが出る前は、クラウドで使えるものなんてなかったので、手動で入力をしていました。当然間違えます。時間もかかりますし非効率ですね。
重要なことなのですが、保存の際に「姓」と「名」を分けていませんでした。現在のクラウドツールのほとんどはFirstNameとLastNameに入力フィールドが別れているはずです。移行の際に、姓名を分けていなかったので、スペースが入っていない名前の処理にめちゃくちゃ苦労したことをお知らせしておきます。Excel等で保存するにしても、姓名は分けておく事をおすすめします。絶対だぞ。
ちなみに著者は、mecabに日本語姓名辞書を導入して分かち書きを行うという力技で姓名を分割しました。それまでに数万件集まっていた名前があっという間に別れますが、当然それを確認することは実質不可能です。データベースを使いながら出会ったタイミングで直していく運用にならざるを得ず、非常につらかったことを覚えています。
名刺管理ツールは何が良いか
リバネスでは「sansan」のスマートフォンプランを使っていましたが、現在は「Phone Appli」を使っています。
「sansan」のスマートフォンプランについて
採用理由：アカウント課金じゃないので初期は安い。PCでも使えるライセンスだと人数課金で、アカウント費用も月額1000円を超えてくるのでそれなりにするなと思いスマートフォンプランを選択。当時からSalesforceを使っていたので、読み込んだデータはSalesforceに同期。PCから見る場合はSalesforce経由で見ることにしていました。モバイルアプリからしか見えませんが、タイムライン機能などのsansanのいわゆるモバイル機能は全部使えますし、さほど不便を感じることはないと思います。
移行した理由：枚数課金なので、スキャンした名刺枚数が増えてくると月額費用が上がっていきます。それなりのお値段になったこともあり移行しました。Salesforceとの連携にも少し癖があり、要らないデータが作られることがそれなりにあったのも理由の一つです。特に連携などを考えない場合はsansanで十分かもしれません。
Phone Appliについて
こちらはsalesforceとの連携が念頭にあります。ユーザはSalesforceユーザが基本になっていますのでPhoneAppli側でユーザ管理をする必要がありません。つまり管理が楽です。sansanはsansan側のシステムでユーザ管理をしなくてはなりません。アカウントを集約していくのも会社の成長には大事な要素だと思いますので検討をおすすめします(分散していると離職者アカウントがそのまま残っていたり…みたいなことが起こりうるので怖いですね)。
採用理由：セールスフォース連携の良さ。sansanと違い直接リードor取引先担当者レコードを上書きしないのが好感。
スケジュール管理は手帳でやるな
異論は認めますが、組織の人数が二人以上の場合は手帳に書くのはオススメできません。たまにこだわる人がいるのですが（リバネスもGoogleカレンダー導入前後は反対派がおりました）すぐに慣れます。何よりG Suiteで有料ライセンスで会社組織を運用していれば、社内メンバーのスケジュールは見えますし、いちいち確認する手間が省けます。会議の招集もカレンダー上で出来ますし、調整コストが劇的に下がります。会議の招集は10秒もあれば可能ですし、被招集者はYes/Noボタンで出席可能かどうかの返事ができます。もちろんモバイルアプリがありますからスマートフォンがあればいつでもスケジュール調整が可能です。使ってる人から見たら当たり前のことでも意外とやってない組織もあるのです。如何に社長に手帳運用をやめさせるかっていう本書いたら売れますよきっと。
加えて、GoogleカレンダーはAPIが使えます。これが使えることによってカレンダーのデータを他のツールに同期するなんて事も出来ます。クラウドサービスはAPI連携が出来るかが採用理由の一つになりますので参考にしてください。リバネスではカレンダーデータを取ってきてセールスフォースに連携したり、毎朝今日休みな人をslackにお知らせするbotなんかを運用してます。便利ですよ。データの二重管理がされないように設計していくにはAPI連携は欠かせないポイントなのです。
パスワード管理を脳みそでやるな
ここで書くサービスはクラウドサービスが多いので、ログインが必要になります。IDとパスワードの管理は皆さん何を使っていますか？その昔はかく言う私もパスワードは全部使いまわしていました。ですが、2013年にadobeが漏洩したのをきっかけに、使い回しをやめました。当然色んなパスワードを覚えているのは不可能ですので、そこはツールに頼ることになります。
1password：https://1password.com/jp/
これを使って管理することにしました。
最近ですと、Appleが全面採用だそうで。
Apple、全従業員に1Password提供へ：http://www.itmedia.co.jp/news/articles/1807/12/news116.html
パスワード管理はツールに頼ること。クラウドサービスでは二段階認証の設定が可能なものをできる限り使うことはセキュリティ上重要です。検討してください。
ストレージ用の社内サーバをやめた
昔はオフィス内にWindows2000が稼働しており、ありとあらゆるデータが同期されていました。大阪にオフィスが出来たことによってVPN貼らないとアクセス出来ません。この頃から、社員は外で仕事をする量が増えていきます。社内サーバへのアクセスが必要になってきたのですが弊社にITリテラシーというものはありませんでした。そこでサーバーをなくし、全てのファイルをGoogleドライブに移転する事でクラウド化に踏み切りました。当時のライセンスでも500Gくらいは余裕で入りました。今はドライブの容量上限のないプランに変えたので幾らでもデータをアップすることができます。クラウドなのでアクセス権さえ振ってあればLAN外部からもアクセスが可能です。非常に大事な機能だと思います。
当時そうしようと思ったのには、サーバーワークス大石さんのこのブログの影響です
社内LAN撲滅運動 – ISO27001(ISMS)認証を取得しました
そんな事ができるのか！と目からウロコでした。まさに求めていることだったんですね。現在のG Suiteではビジネスプラン(1200円/月)からであればストレージが無制限です。無制限ですよ！ちょっとした小技かもしれませんが、Gsuiteは代理店経由で申し込むと割引つけてくれたりもするので、申込み時は取扱事業者をいくつか問い合わせてみれば良いのではと思います。弊社は現在USEN経由です)
営業管理はどうやっていたのか
何度かブログにも書いているのですが、商談管理は数年前までExcelを使っていました。共有サーバにおいたExcelファイルを編集したい人が弄る運用だったので、当然同時編集はできません。誰かが触っているときは読み取り専用でしか開けない(コンフリクトしてしまうので)ですし、それはそれは不便でした。その状態を救ってくれたのがGoogleのスプレッドシートです。クラウド上のExcelという感じで、同時編集が可能です。そこに全商談の情報を集めて管理していました。その頃ビジネスが軌道に乗り始めたリバネスは、商談数が増えていきました。当時のPCがどの程度のメモリを積んでいたかは忘れてしまいましたが、大量の計算式を積んだスプレッドシートは一つの数字を変更するだけで数分かかるという代物へと成長していきます。加えてExcelというのは基本的には自由記述です。Accessを使ってフォームを作成するという方法も当然あったのかもしれませんが、クラウドで処理がしたかった。スプレッドシート運用はミスを生み、エラーで計算式が崩れ、計算式がよく分かってない人には直せないという辛い状況へと陥ります。行は簡単に削除ができますし、消してしまったことに気づけませんでした。請求が出ているのかどうかも分からないなんていう状況があったのです。そんな時に、先程掲載した大石さんのブログに書いてあったSalesforceの文字を思い出しました。CRM(Customer Relationship Management)という文字を見たのもそれが初めてでした。顧客関係を管理することでビジネスを伸ばしていく、そんなやり方があるのだといいます。早速Salesforceに問い合わせると、夢のような世界がそこには広がっていました。ビジネスのスタートからフィニッシュまでを管理するという方法がSalesforceを使えば手に入るのです。弊社リバネスにはビジネス経験者がいませんでした。つまり我流なのです。注力したいのはサービスの内容であってビジネスの手法ではありません。かくしてリバネスのビジネスフローはSalesforceのやり方に変わっていくのでした。リバネスで一番大きな変化が起こったのはSalesforceの導入です。日々の運用が全く変わりました。それまでの色々なやり方には残すものと廃止するものに別れました。リバネスのビジネスの文化を進化させる必要に迫られたのです。これは大きな決断だったと思いますし、導入がそれなりに済むまでには一年半から二年程度の時間がかかっています。今会社を立ち上げるのであれば、営業開始のタイミングからCRMを導入し、顧客DBの構築を始めるでしょう。我流でやるよりは、多くの組織が使っている手法を踏襲することで、そこに要する時間を削減したいというのが私が考えていることです。
Webサーバはどうするのがよいか
昨今、ビジネスをするにあたってWebサイトは必須だと言えます。検索してFacebookページしかないみたいな時に感じる違和感は誰しも持つものだと思います。リバネスを立ち上げた2002年当時はホームページビルダーを使ってHTMLを生成してアップするという古典的スタイルが当たり前でしたが、今となってはCMSが各種登場していますし、無料で使えるようなプラットフォームも少なくありません。
Webサーバの運用については、知識が無い場合はできる限り不要な方法を採用しましょう。ハッキングされたら目も当てられません。大量のデータを送信しなきゃならないとか、データベースが凝ったものが必要という場合はそもそも知識が無いなんて言ってられないと思うのでそれなりの人が採用されていると思います。そうじゃない場合に、専用サーバをレンタルして自分の責任で動かすというのはいささか厳しいのではないかなと感じます。
リバネスでは、WordpressをCMSとして採用しています。サーバはさくらのVPSです。OSはKUSANAGIが使えるので激早い。
ITリテラシーが低いとか、Wordpressそのものにログインする機会があまりないような場合は、Wordpress.comで有料ホスティングをするのが安全だと思います。何しろ公式ですし。無制限に色々できるという訳ではありませんが、十分な機能を有していると思います。管理から解き放たれる事がどれだけ心の安寧を得られる事なのかは、ハッキングされたら確実に分かりますが、目の前が真っ白になる体験をしたくなければお金を払って管理してもらいましょう。
社内コミュニケーションはどうするか
かつてはGoogleのグループ(メーリングリスト)を使っていました。MLを事業部別と全社に分けて運用し、必要な人に必要なメールが届くように運用していたのですが、人数が増えるとあっという間に破綻します。
メールは引用ルールが決まっていませんし、そもそも読まれたかどうかもわかりません。大量にぶら下がったスレッドから必要な情報を引き出すのも難しいですし、送りっぱなしになってしまいます。
その後はGoogle Hangoutsで運用をしました。いわゆるチャットです。これも事業部別に分けて運用していました。誰が既読になったのかが分かるので、数年は便利に使っていました。
そこに登場したのがslackです。ちょうどその頃リバネスは50人くらいになった時期だったでしょうか。社内の風通しに課題を見出します。GoogleHangoutsはホワイトリスト式なので、招待した人しか会話の流れを見ることができません。つまり、枠から外れた人は疎外感を感じざるを得ないのです。slackに期待したのは、そのデメリットの解消です。チャンネルは基本的には公開されており、入りたい場所に誰でも入れます。(重要なチャンネルのみ限定で運用を許可しています)
これをすることによって、情報を得たい人が能動的に動くことを促し、風通しを全開に。欲しい情報は自分で得るというマインドが身についていきます。現在はチャンネル量が増えすぎたために、何がどこにあるのかが分かりづらくなってきたという話を聞いていますので、そこはどうするべきだろうか…と頭を悩ませていますが、取捨選択も自分の裁量だしなぁと、どうすべきかはまだ決めてません。
社外での仕事について
リバネスは外出が多いです。営業に行くことも多いですし、イベントごとだったり、顧客と一緒に出張ということも少なくありません。国内外問わずどこにでも行きます。オフィスに全然人がいないなんてこともままあります。
昔とは違ってノートPCは軽量かつハイパワーになりました。デスクトップマシンがなくても十分に仕事ができるのです。素晴らしい時代。ハードディスクは暗号化し、セキュリティにも配慮。通信端末を供給することで場所を選ばずに仕事が可能になりました。通信端末は、色々検討してみたのですが、Softbankを使っています。全社共有の通信量で契約を行い、圧倒的に安い。D社は共有通信量の上限が100Gしかないのであっという間に上限を突破してしまいました。1主回線に子回線を全部ぶら下げられるSoftbankは通信量のコントロールが簡単です。おすすめ。
電話番号どうするの問題
リバネスでは電話の配布はしてません。BYOD(Bring Your Own Device)ってやつですね。その時に問題になるのが電話代の負担です。昔は自分の電話料金でまかなってましたが、流石に今はそうも行きません。上述したように外出が多い弊社ですから、問い合わせに即対応するとなると社外から電話するしかありません。そこで弊社ではdialpadを活用しています。グループ番号をいくつか持つことで事業部内への電話を届け、個人には直接電話もできます。プライベートの番号とは違う050番号が配布できますし、ランニングコストは番号あたり500円/月と安価。かかってきた電話はアプリで他の人に転送もできます。グループ番号を作れば、グループに入った全員が受電できます。新幹線だと通信が安定しないという問題はあるのですが、シチュエーションとしてはレアですので許容範囲かなと思っています。システム管理者的に嬉しいのは、GoogleIDとアカウントを紐付けられることです。つまりライセンスの管理(離職時のライセンス処理)がGoogle側のライセンス停止で完了する事です。ライセンスの発行については電話番号選んだりするのでdialpad側で行う必要がありますが、これもG Suiteと連携していればアカウント呼び出すだけで姓名が入りますので便利です。
遠隔地とのコミュニケーション
リバネスでは、東京・大阪・熊本・沖縄・シンガポール二箇所にマレーシアと、オフィスのみでも7箇所が可動しています。常勤スタッフがいるオフィスで言えば時差は1時間以内で済んでいるので、ほぼ全員がリアルタイムに働いていることになるわけです。
そこで発生する課題が、各拠点での働き方が見えないって奴です。空気感がわからなくなってしまうんですね。
色々検討した結果、24時間相互通信することによって、離れた環境にいる人にも、「そういえばこの前のあれさー」みたいなちょっとしたコミュニケーションが取れる環境を作っています。
詳細はこちら：できるだけ安価に、良質な遠隔コミュニケーション環境を作りたい<完結編>
今回は後付でオフィスに環境を作った訳ですが、次回引っ越すときはこれらの環境も踏まえた上でオフィス設計しないとなと考えています。
PCの調達が面倒になってきた
元来僕自身はパソコンのスペック考えたりするのが好きでした。メーカーがどこで(Windows時代はVAIO使ってたな)、メモリいくつ積んで、重さがどの程度で云々。まぁ楽しかったのですが、パソコンもすっかり業務の道具と化してそのあたりの楽しみより仕事の方が楽しくなってきてしまった結果、社員のPCのスペックまで検討してられないということになった訳です。MacBookAirが発表されて以来WindowsからMacへと転身を行い、ついでに携帯電話はiPhoneを使ってしまうと、メーカーの検討が不要。メーカーによって微妙に違うUIに翻弄されることもなく、サポート窓口は一つで済むというApple統一という答えが出るのに時間はかかりませんでした。会計ソフトがWindowsのみという成約があるのでバックオフィスはWindows使っていますが、よほどのこだわりが無い限りMacで統一しています。サポートも楽だし。BYODという選択肢を取っている会社もあるのですが、あれは自己責任でなんとかなる場合に限られます。リバネスはITリテラシーが高いとはお世辞にも言えませんので、お互いにサポートしあえないとツラいんですね。というわけで、基本的にはApple製品推奨にしています。
アンチウイルスどうするの問題
先のpostで、リバネスのスタッフは社外で仕事をすることが多いと書きました。オフィスのLAN内はUTMを設置しているのである程度問題ないのですが、流石に社外のネットワークではそうも行きません。
基本的にはクラウドを使っており、個人情報をローカルで持つ必要はありません。個人情報に限らず出来る限りローカルに生ファイルが存在しないような運用を行ってはいるものの、丸裸で外を歩くわけには行かないのです。
アンチウイルスといえば絶賛炎上中の某サービスを含め様々な選択肢があるのですが、マスターアカウントで全マシンの登録状況がわかるようなものを選択するようにしましょう。管理が楽です。
tobe continued...
ものすごく長くなってしまったのでこの辺で一度締めます。肝心の、今自分が0から始めるならどうするんだ？とか、タイトルにあるボトルネックって具体的になんなのよ？っていう部分が全く書けていないので、きっと続きを…書くはずです。
noteにはこれまでの経験を綴っていこうかと思います。サポートによって思い出すモチベーションが上がるかもしれない。いや、上がるはずです。