【フォルダ指定可】Googleドライブ共有状況一覧出力ツール
GASラボではどなたでもご利用いただける自動化ツール・AIツールを企画・開発しています。
これまで企画開発したツール一覧は下記のページでご覧下さい。
今回はGoogleドライブ内にあるファイルやフォルダの共有状況を一括で一覧を出力するシンプルなツールを開発しました！
情報漏洩や機密情報を守るために、Googleドライブの共有状況の把握は非常に重要です。
しかし、通常のGoogleドライブの機能には、共有状況の一覧を出力する機能はありません。
ファイルやフォルダの多い組織やチームである場合、一つ一つ確認するのは現実的ではないですよね…
今回のGoogleドライブ共有状況一覧出力ツールはこういった組織やチームの課題を解決するために開発しました！
社外のパートナーなどとGoogleドライブを共有している組織・チームや、チームごとに共有権限を管理している組織におすすめのツールです。
今回のツールもご利用に当たってソースコードをいじる必要なく、プログラミングの知識・経験は必要ありません。
ExcelやGoogleスプレッドシートで基本操作をしたことがある方であれば、簡単に利用することができるツールです。（もちろん複雑な関数の知識も必要ありません）
今回開発したツールは本記事をご購入いただいた方に配布いたします。
（※有料部分に配布ページのURLを掲載）
【ご購入者様限定】安心の使い方サポート付き！
ご利用時に不明点がありましたら、ツールの使い方を無料でサポートさせていただきます！
【note限定】GASラボの「返金申請制度」のご案内
初めて購入されることにご不安をお持ちのユーザー様に配慮し、
GASラボがnoteにて有料で販売しておりますツールにつきましては、全て「返金申請を受け付ける」設定にしております。
noteの仕組み上ご購入後24時間以内でしたら、返金申請ができるようになっております。
参考：noteの返金機能に関する記事
https://note.com/info/n/n0dc70d30b512
※GASラボでは、Googleドライブのアイテムの権限を一括変更できる「Googleドライブ権限一括変更ツール」もご用意しております。
法人でツールをご利用されるお客様へ
GASラボではご購入されたユーザー様以外のツールのご利用を固く禁止しております。
法人でツールをご利用される場合は、GASラボの有料ツール全てを複数のユーザー様でご利用いただける「GASラボ法人プラン」にご加入ください。
※GASラボ法人プランならではの特典を多数ご用意しております。
個人でご利用されるお客様へ：お得なツールセットのご案内
GASラボでは、自動化ツールを100種類以上企画・開発しております。個人のお客様で複数のツールをご利用される場合は、お得なツールセットがおすすめです。
3つのPOINTでわかる！Googleドライブ共有状況一覧出力ツールの特徴
今回開発したGoogleドライブ共有状況一覧出力ツールの特徴を3つのポイントに整理して紹介します。
POINT1：ドライブ内のフォルダ・ファイルの共有状況を一覧出力！
Googleドライブ内のフォルダやファイルそれぞれの共有状況を一覧で出力することができます。
一つ一つのフォルダやファイルの共有状況を手作業で確認することが不要になります。
POINT2：オプションで特定のフォルダを指定可能！
特定のフォルダ名を指定していただければ、そのフォルダ配下にある全てのフォルダやファイルの共有権限を一覧で出力することができます。
※フォルダ名を指定しない場合、Googleドライブの全てのフォルダ、ファイルの共有権限を一覧で出力することになります。
POINT3：誰でも簡単に使用できるシンプルかつ優しいツール
本ツールは、私たちGASラボのこだわりである「操作の簡単さ」「シンプルさ」にこだわって開発しました。
クリックと入力操作のみで完結するため、ExcelやGoogleスプレッドシートを使用した経験を少しでもお持ちの方であればすぐに使いこなすことができるツールです。
簡単3ステップ！Googleドライブ共有状況一覧出力ツールのご利用方法
STEP１：ご購入されたGoogleスプレッドシートをコピー
ご購入いただいたGoogleスプレッドシートは安全のため、閲覧権限のみに制限しています。
スプレッドシートのツールバーにあります「ファイル」→「コピーを作成」で編集権限のあるコピーシートが作成されます。
※コピーシートにはプログラムも一緒にコピーされますので、コードを編集する必要性は全くありませんので、ご安心ください。
STEP2：（任意）「設定シート」にて共有状況を出力したい「フォルダ名」を入力
「設定シート」にて共有状況を出力したい「フォルダ名」を指定することができます。
※「設定シート」にてフォルダ名を入力しなかった場合、「マイドライブ内」の全てのファイル・ドライブを対象として、共有状況を出力することになります。
※本ツールでは、Googleワークスペースで利用可能な「共有ドライブ」のフォルダ指定については非推奨としております。あくまで「マイドライブ」内のフォルダを指定いただくようお願いいたします。予めご了承くださいませ。
STEP3：ツールバーの「メニュー」より「共有状況一覧出力」をクリック！
ツールバーに本ツール独自の「メニュー」が用意されています。
独自の「メニュー」より「共有状況一覧出力」をクリックします。
本ツールでは初回自動化メニュー実行時に「認証・許可プロセス」が発生します。認証・許可を下記の記事を参考に進めて下さい。
参考：【GAS】初回プログラム実行時の認証・許可のプロセスの進め方
「共有状況一覧出力」を実行すると、各ファイル・フォルダの共有状況が「共有状況一覧シート」に出力されます。
＜参考：出力される主な項目＞
ファイル名（もしくはフォルダ名）
所属するフォルダ名、URL
ファイル形式
ファイル（またはフォルダ）のURL
ファイル（またはフォルダ）のID
ファイル（またはフォルダ）の所有者名
ファイル（またはフォルダ）の公開範囲
ファイル（またはフォルダ）の共有権限
編集権限を持つ指定ユーザー
閲覧権限を持つ指定ユーザー
※共有状況一覧シートは「共有状況一覧出力」メニューを実行されるたびにクリアされます。バックアップが必要な場合は、別のシートにコピペするなどして、バックアップをお取りください。
※「公開範囲」列の出力される内容は、下記の公式ドキュメントをご覧ください。
参考：公開範囲について書かれた公式ドキュメント
※「共有権限」列の出力される内容は、下記の公式ドキュメントをご覧ください。
参考：共有権限について書かれた公式ドキュメント
本ツールご利用上の注意点
本ツールを利用するためには、Googleアカウントが必要になります。
本ツールは「共有ドライブ」のアイテムの出力は非推奨としております。予めご了承下さい。
アクセス権限のないアイテムがドライブ内にある場合、本ツールではエラーが発生する可能性があります。本ツールは利用ユーザー自体に出力したいアイテムのアクセス権限が全てあることが前提で開発されております。予めご了承ください。
本ツールを利用することで発生した問題の責任は負いかねます。事前に使い方をテスト、理解した上で、ご利用ください。
ツールおよびプログラムの著作はGASラボにあります。無断での転載・再販・配布・共有やソースコードのコピーは固く禁止しております。
本ツールは処理時間に上限があります（約6分）。処理時間を超える場合には、フォルダを細かく設定するなどをして対応してください。
本ツールは初回利用時に「認証・許可プロセス」が発生します。認証・許可を下記の記事を参考に進めて下さい。
Googleドライブ共有状況一覧出力ツールの今後の更新について（2024年7月10日時点）
ツールの機能追加について
基本的にユーザー様のリクエストなどをお伺いしながら機能の拡充に取り組んでいきます。是非、リクエストをお寄せください。
ツールの提供価格について
・本ツールはnote限定で「500円」のワンコイン価格でご提供しています。
・機能拡充のタイミングなど、今後価格が変更になる可能性があります。予めご了承ください。
GASラボのその他のツール開発について
・GASラボでは、今回のGoogleドライブ共有状況一覧出力ツール以外にも業務効率化・自動化に役立つツールの開発を進めています。
・GASラボでは、今後も便利な自動化ツールや新規サービス、テンプレートを開発・公開してまいります。ご興味がある方はnoteやTwitterをフォローいただけると嬉しいです。
GASラボのGoogleドライブに関連する自動化ツールのご案内
GASラボでは、本ツール以外にもGoogleドライブに関連する自動化ツールを数多く企画・開発しております。
※複数のGoogleドライブ関連の自動化ツールのご利用をご検討されている方には、様々なツールがセットになったGASラボオリジナルの「自動化ツール使い放題セット」がオススメです。
この先は有料コンテンツになります。ご購入された方に「Googleドライブ共有状況一覧出力ツール」のリンクURLを公開しております。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？