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Googleドライブ権限一括変更ツール【追加/削除操作に対応】
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Googleドライブ権限一括変更ツール【追加/削除操作に対応】

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GASラボではプログラミング知識不要ですぐに使える業務自動化ツール・業務効率化ツールを企画・開発しています。
これまで企画開発したツールについては下記のページをご覧ください。


今回は組織に一つあると便利なGoogleドライブ内のファイル・フォルダの権限を一括で操作できるツールを開発しました!

Googleドライブは共同編集権限や、共有用の閲覧権限を簡単に付与・削除できて便利ですよね。

ただ、一つ難点を挙げるとしたら、複数のファイルを一括で操作する機能がない点です。
ファイルやフォルダを一つ一つ権限を操作するのは結構手間がかかります…

そこで今回は、そんな課題を解決できる「ファイルやフォルダの編集・閲覧権限を一括で操作できるツール」を開発しました!

権限の追加だけではなく、削除にも対応しております。

社外のパートナーさんや外注さんと特定のファイルやフォルダを共有されるケースが多い事業者の方には特にオススメのツールです。

先日開発した「Googleドライブ共有状況一覧出力ツール」と一緒にご利用されると非常に便利に本ツールをご利用いただけるかと思います。

今回のツールもご利用に当たってソースコードをいじる必要なく、プログラミングの知識・経験は必要ありません。
ExcelやGoogleスプレッドシートで基本操作をしたことがある方であれば、簡単に利用することができるツールです。(もちろん複雑な関数の知識も必要ありません)


3つのPOINTでわかる!Googleドライブ権限一括変更ツールの特徴

今回開発したGoogleドライブ権限一括変更ツールの特徴を3つのポイントに整理して紹介します。

POINT1:ドライブ内のファイルやフォルダの権限を一括で追加・削除可能!

ドライブ内のファイルやフォルダの権限をスプレッドシート上で一括で追加や削除操作が可能です。

これで、1つ1つ手動で操作する手間から解放されます!


POINT2:権限変更前の現在の権限付与状況や公開範囲も自動で可視化

操作する際に参考となる「現在の権限付与状況」や「公開範囲」などの情報も自動で出力できる機能もご用意しております。

現状の可視化と権限の一括操作ができるため、誤った操作が生じるリスクを最大限減らすよう工夫しています。


POINT3:クリックと入力だけ!初心者でも安心の簡単に操作できるツール

本ツールも、私たちGASラボのこだわりである「操作の簡単さ」「シンプルさ」にこだわって開発しました。

クリックと入力操作のみで完結するため、ExcelやGoogleスプレッドシートを使用した経験を少しでもお持ちの方であればすぐに使いこなすことができるツールです。


簡単5ステップ!Googleドライブ権限一括変更ツールのご利用方法

STEP1:ご購入されたGoogleスプレッドシートをコピー

ご購入いただいたGoogleスプレッドシートは安全のため、閲覧権限のみに制限しています。
スプレッドシートのツールバーにあります「ファイル」→「コピーを作成」で編集権限のあるコピーシートが作成されます。
※コピーシートにはプログラムも一緒にコピーされますので、コードを編集する必要性は全くありませんので、ご安心ください。


STEP2:「リストシート」にて編集・閲覧権限を操作したいファイルやフォルダURLを記入

リストシート」にて編集・閲覧権限を追加・削除したいGoogleドライブ内のファイルやフォルダのURLを記入していただきます。

※GASラボが過去に開発した「Googleドライブ共有状況一覧出力ツール」を利用すると、簡単に特定のフォルダ内のファイルやフォルダのURLをリストアップすることができます。


STEP3:ツールバーの「メニュー」より「ファイル基本情報出力」をクリック!

ツールバーに本ツール独自の「メニュー」が用意されています。

「メニュー」より「ファイル基本情報出力」をクリックいただければ、リストシートにリストアップされた各ファイル・フォルダの共有状況が「リストシート」に出力されます。

▼出力イメージ

<参考:出力される主な項目>

  • ファイル名(もしくはフォルダ名)

  • ファイル(またはフォルダ)のID

  • ファイル形式

  • ファイル(またはフォルダ)の所有者名

  • ファイル(またはフォルダ)の公開範囲

  • ファイル(またはフォルダ)の共有権限

  • 編集権限を持つ指定ユーザー

  • 閲覧権限を持つ指定ユーザー

※「公開範囲」列の出力される内容については、下記の公式ドキュメントをご覧ください。
参考:公開範囲について書かれた公式ドキュメント

※「共有権限」列の出力される内容については、下記の公式ドキュメントをご覧ください。
参考:共有権限について書かれた公式ドキュメント


STEP4:権限を編集したい各ファイル/フォルダに対する「アクション」の選択と追加・削除したいアカウントのメールアドレスを入力

リストシート」にて編集・閲覧権限を操作したい各ファイルやフォルダに対する「アクション」と「対象アカウントメールアドレス」を入力します。

選択できる「アクション」について
「アクション」の項目はプルダウン形式になっており、下記4種類のアクションを選択することができます。

  • 編集権限追加

  • 編集権限削除

  • 閲覧権限追加

  • 閲覧権限削除

※対象アカウントのメールアドレスについて
権限を追加・削除したいメールアドレスを指定します。半角カンマ「,」でメールアドレスを区切れば、複数のメールアドレスを操作することも可能です。


STEP5:ツールバーの「メニュー」より「権限変更実行」をクリック!

STEP3でも操作した「メニュー」より「権限変更実行」をクリックいただければ、一括権限変更が実行されます。実行結果もリストシートに出力されますので、併せてご確認ください。

※TIPS
リストシートをクリアできる「リストシートクリア」メニューも用意しております。必要に応じてご利用くださいませ。


本ツールご利用上の注意点

  • 本ツールを利用するためには、Googleアカウントが必要になります。

  • 本ツールを利用することで発生した問題の責任は負いかねます。事前に使い方をテスト、理解した上で、ご利用ください。

  • ツールおよびプログラムの著作はGASラボにあります。無断での転載・配布やソースコードのコピーは禁止しております。

  • 本ツールは処理時間に上限があります(約6分)。処理時間を超える場合には、フォルダを細かく設定するなどをして対応してください。


Googleドライブ権限一括変更ツールの今後の更新について(2022年6月30日時点)

ツールの機能追加について

基本的にユーザー様のリクエストなどをお伺いしながら機能の拡充に取り組んでいきます。是非、リクエストをお寄せください。

ツールの提供価格について

・現在は期間限定のリリース記念価格で「980円」でご提供しています。
・機能拡充のタイミングなど、今後価格が変更になる可能性があります。予めご了承ください。

GASラボのその他のツール開発について

・GASラボでは、今回のGoogleドライブ権限一括変更ツール以外にも業務効率化・自動化に役立つツールの開発を進めています。

・週に最低1個は新規ツールをリリースしていく予定ではありますので、ご興味がある方はnoteTwitterをフォローいただけると嬉しいです。


この先は有料コンテンツになります。ご購入された方に「Googleドライブ権限一括変更ツール」のリンクURLを公開しております。


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