zoomでオンライン合説をやってみた

新型コロナウィルスで大きな影響を受けている1つが、就活だと思います。企業の採用スケジュールが変化したり、合説が中止になったり、延期になったり…。就活生の方々にとってはかなり大変な状態になっていることと思いますが、企業側も対策として、オンラインでの説明会や面接などを実施し、自粛状況の中でも採用活動ができるようにと対応を始めているところも増えてきています。
ぼくが所属している団体でも、企業の合同説明会をオンライン（zoom）で開催しました。その際に感じた開催にあたってのポイントを7つ書いてみようと思います。

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①参加意識をつくる

合説に参加している人にとって、「ここは発言してもいい雰囲気なのか」「聞いてみたいことあるけれど的外れじゃないか」みたいな意識を持つ人多いと思っています。

初めて会う人で、企業の人だし、しかもオンライン。参加者の質問や発言のハードルって、運営側が想像する何倍もありそうなので、気持ちのハードルを下げる時間を設けた方がいいと思います。

オンラインでもできるものだと限られるかもしれませんが、自己紹介とか、簡単なアイスブレイクで学生にも一度自分を出してもらう時間をつくると、結構質問の数や、質も変わってくるかもです。話すまでは緊張してたけど、話し始めたら案外大丈夫みたいな、そんな状態を最初につくっておくといいかも。

zoomだと「ブレイクアウトルーム」といって、参加メンバーをオンライン上にある部屋を作ってグループごとにしゃべる機能もあるので、そういうの活用するのもいいと思います。

②操作説明は丁寧に

オンライン説明会を何度か経験されている学生さんもいらっしゃいますが、zoomを使うのは初めての方もいらっしゃるので操作説明はきちっとしておいたほうがいいです（イベント当日にやるのか、事前に操作概要を送るなりして）。

特にミュートや、画面OFFにしたほうがいい時間があるなら、必要な操作がわかるようにしたほうがよいかと。

③質問を受け付ける時間

ぼくが開催した合説の場合は、会社説明→質疑応答といった流れでやったのですが、質問を募集したのは説明が終わった後だったんですね。
そうすると参加者側も説明が終わった段階で質問を考え始めたりするので、質問が出るまでのタイムラグが生まれます。

司会としても、質問が出なかった場合に備えていくつか企業の魅力を引き出す質問を用意しておくとしても、質問は会社説明会中にもその都度チャットに出してもらいながら、質疑応答の時間に出たものを拾いつつ回答してもらうほうがいいのかもしれません。質問がなかなか出ない時間があると、企業側も不安になったりするので。

※今回の説明会では、質問などのコメントは全てチャットにして参加者側から音声で質問してもらう時間はなしにしました。どちらがいいのかはわかりませんが、開催後の参加者アンケートでは「チャットのほうが質問しやすかった」などのご意見をいただいたので結果的にはチャットでよかったのかと。

④マイクやカメラは付属のもので大丈夫

当日は会議用の全方向マイクスピーカーと、PC内臓のカメラを使用していました。

参加企業さん側はほとんどの方がPC内臓のマイク、カメラを使っていてもそんなに支障はなさうだったので無理に新品のマイクやカメラを購入する必要はないかもです。

ただ、SNSでの配信や、その他の設備に依存するプログラムを検討されている場合は見直したほうがいいと思います。

⑤リハーサル、接続の確認は絶対にやっておいたほうがいい

オフラインイベントでもリハーサルや準備はもちろんしますが、オンラインでのイベントとなるとオフラインで開催する時とは違ったトラブルが予想されます。

例えば音声や映像の接続が悪かったり、参加者がうまく会場に参加できなかったり。参加者に直接声をかけたり、トラブルの原因が目視ですぐに確認できないオンライン上のトラブルは、事前の準備とある程度の知識が必要になります。

当日に何が起きてもいいように、事前に予想されるトラブルリストを作成し、対象法を決めておくなど事前の準備はきっちりしておいたほうがよいです。

⑥ホストが全て担わない。役割分担が大事。

司会、ホスト、トラブル対処（AD的なポジション）の3人ぐらいは運営側のメンバーとして欲しいところです。

zoomのセキュリティがアップデートされ、参加者は招待された会場に参加する際にホストの承認が必須（これ、設定で承認がなくても参加できるようになるかもです。ちゃんと確認してないですが、セキリュティの問題であんまりオススメはできないかも…おそるべしZoombombing…）になったことで、ホストが画面共有をしてスライドを使いながら説明をしている時に、一気に参加者が遅れてくると承認はしないといけないし、説明はしないといけない…みたいな感じでてんやわんやになるので役割分担が大事です。

開催中の音声や映像に問題があれば、すぐに司会、ホストに報告して対処するなどのAD的ポジションの人がいてくれるとさらに助かります。

⑦全体の雰囲気が見えるようにする（できれば）

学生さんに画面OFFの状態で参加してもらうと、司会もそうですが企業側も自分の説明が理解されているのか、どんな表情をしているのかわかりづらいので、可能な人は画面ONで顔が見える状態で参加してもらうほうがいいかも。全体の雰囲気って音声ミュートのままでも、表情があるとなんとなくわかるし、話してるほうは頷きなど動きがあると話しやすさが全然違うので。

でも、ご自宅の風景を写したくない人、寝転びながらスマホでみている人もいると思うので、その辺りは決して強制しないでおきましょう。

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まだ一回しか開催できていないですが、オンラインもオフラインの時と必要な構成や中身はそんなに変わらないと感じました。もちろんできることに制限はありますが、参加者の状態をつくるのか、参加企業の魅力がどうすれば伝わるのかを考えるのは一緒です。企業側にとっても、参加してくれる学生にとってもいい時間になるように、こんな状況だからこそできることを少しずつ実施していきたいと思います。

今回は7つのポイントで絞って書きましたが、きっとこれ以外にももっとあると思うので、ぜひアドバイスいただければ嬉しいですー！

zoomのブレイクアウトルームとか、Remoを使えばもっと参加者にとって質の高いものができるような気がする…