データ、関数、コピペ！この３つを使いまくって、全体作業時間を短縮

こんにちは、公認会計士の福原俊です。

　今回は手作業をなくすことについて、まとめました。

経理の業務は手作業が多い

私も経理の業務をやっていて大変だったのが、
情報を入力することでした。

いろんな部署からもらって大量のデータを整理し、
資料のどのデータを入力するか考えたあとに、
手入力をする。

ここまででも面倒だなと感じます。

さらに、入力間違いがあると、どっと疲れて1日が終わってしまうこともありました。

みなさん、そんな経験ありませんか？

経理の業務は、手作業が多い。
手作業は、入力するのに時間がかかったり、入力ミスが発生したりします。まずは、手作業をなくすようにやってみると、業務効率に繋がっていきます。

手作業をなくす３つのポイント

手作業をなくしたときに、３つの考えをもとにやりました。

　１、極力データ上で作業する
　２、excelの関数を使う
　３、コピペを使う

手作業をなくすことは特効薬みたいなのはなかったですが、やることがシンプルなことでも、いくつも積み重ねていくと効果はあると感じました。

データの流れはこんな感じです。

「入力データ」から「貼り付け先」へのデータ入力の工夫

下記のように手作業をなくしてみました。

　①入手元からの情報をデータでもらう。
　②入手データを貼り付けるためのフォーマットを作っておく。
　③入手データを貼り付け先にコピペする。

１，極力データ上で作業をする、３、コピペを使うの考えをもとにやりました。

さらに工夫をしたのが、入手データを張り付けるためのフォーマットを作成したことです。

毎回毎回入手データの入力データを探すのが面倒だったので、貼り付け先フォーマットを作成してみました。

毎回同じ資料をもとに、同じ場所から同じ数字を、同じ資料に入力しているのであれば、この考え方は便利です。

「貼り付け先」から「データベース」へのデータ入力の工夫　

次に、下記の３つで手作業をなくしてみました。

 　①excelシート間はexcel関数を使う
　 ②データの受取には、受け取り口を作る
　 ③受け取ったデータはコピペをする。

①excelシート間はexcel関数を使う　
　入力データをexcelシート間でやり取りすることが多かったので、ここも手作業をなくす工夫をしてみました。

今までもシート間のやり取りを関数の「＝（イコール）」でやっていました。ただ、勘定科目の変更により、「＝」の参照先の変更を忘れることがあり、結果的に時間がかかりました。

勘定科目が変わっても関数がその変更を修正するように、VLOOKUPやSumifsを使ってみました。
資料の内容や内容の順番に変更がなければ「＝（イコール）」でいいですし、変更があるならVlookupやSumifsするように、資料の使い方に合わせて変えるといいです。

今回は内容の順番に変更があったりするので、VLOOKUPを使いました。

②データの受取には、受け取り口を作る
　貼り付け先のデータをデータベースにうつすとき、受取先でデータの取込口を作りました。ここでのデータベースとは、今までもらったデータをためておくところです。

データベースは毎月の数値が入るような作りにしました。
毎回関数をセルに移動して入力するのは面倒なので、取込口に入れて、コピペして該当月に入力するようにしました。

本当は該当月に一度で入るといいのですが、私の知識ではわからなかったのでこれにしました。
完璧は難しいけど、少しでも楽になったらいいなと思い、この方法にしました。少しでも楽になったので、とても気分がよかったです。

関数は
VLOOKUP(B3,貼り付け先!$B$3:$C$7,2,FALSE)
です。

絶対参照を使うと、ほかのセルに関数をコピペするときに便利です。
これも手作業を少なくする小技です。　

最後に、データベース内でのデータの貼り付けです。

①取込口からのデータを値貼り付けする。

取出口の数値をコピーして、7月の欄に値貼り付けをするようにしました。

まとめ

今回見てきたように、データのやり取りのなかで、手作業で行っていることは多いです。

この手作業をなくすと、どこに入力したらいいのかを考える時間や、入力間違いの手戻り時間が少なくなり、少しでも楽になります。　

私も、業務のなかで、手作業をやめることができないか、つまり自分が面倒だと思っていることを少しでもなくして楽できることがないかなと思って、手作業を探していました。

自分で探せなくても、ほかの人で「あの人、なんか業務が早いよな」と思う人がいたら、その人に聞いてみるのをいいと思います。私もexcel関数の使い方を聞いた経験があります。

業務効率は自分が少しでも楽になれるものだと思い楽しんでやってみると続くと思います。
みなさん一緒にやれるところからやってみましょう。

今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。今後も頑張っていきますので、スキ・フォローなど頂けますと、大変うれしいです。

私のHPになります。
よろしくお願いいたします。
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