何のための資料かわからないときありますよね？ 資料をわかりやすくするための 工夫
こんにちは、公認会計士の福原俊です。
アウトプット資料の生産性を高めるために、最低必要な情報とは何かをまとめました。
何のために作成しているのかわからず作成されている資料たち
明細を渡されて、
「はい、お願いします。確認してください。」と言われて、明細と添付資料を見ました。
何の資料かよくわからず、担当者に質問を何度もする。
一方、担当者は
「前任者からはあまり詳しくは聞いていないのでわかりません」
という回答があり、担当者もよくわからず作業をしている。
さらにその前任者に聞いても、わからない感じ。ずいぶん前に決めたことなんでわからない。担当者も前任者も大変だったんだろうなということがよくわかります。
確認する人も担当者もよくわからず、ただ時間だけが過ぎていく。
ただ資料は作成し、確認していかないといけないのは変わらない。
アウトプット資料に最低限、書いておくこと
「では、どうすればいいか？」と考えたときに、
やっていることの内容を少しでも引き継いでいけるようにしたいと思い、最低限どのようなことをアウトプット資料にまとめて置いたら、このようなことが少しでも起きないのかと考えてました。
考えた項目が、
①件名、②対象月、③実施内容、④注意事項、
⑤資料源泉、⑥結論、⑦金額単位を
最低限、アウトプット資料に書いておくです。
これにより、何をやっているのかの概要がわかることにより、上で起きた出来事が少しでも変わってきます。
書く場所はアウトプット資料の左上
左上に書くのもポイントです。
人は左上から資料を見るのが習性です。ここだったらまずは見忘れることはないです。
書くことのメリット
①作成した明細と最低限記載した目的、業務実施内容、結論が正しいかを確認してもらい、自分で業務の内容の理解度合いを確認してもらいます。
②目的などの最低限の情報を記載で、チェック者の明細の見方も変わってきます。
チェック者から担当者への質問もよりよい質問となり、メンバーの育成にも変化がみられるでしょう。
③定型化されると、チェック者と担当者の考えるポイントがかみ合ってくるので、話したいことが伝わりやすくなります
書いた場合のイメージ
書くことのデメリット
①最初にこれを作成するのに、時間がかかる。
②チームでの方向性を合わせることのに時間がかかる。
③チームリーダーの苦労が大変
最初に準備するのに時間がかかりますが、チーム力アップし、チームの生産性があとから上がることを考えると、最初の投資だと思って、やる価値は大いにあるでしょう。
まとめ
今回は、アウトプット資料を作成するときに、最低必要な情報とは何かをまとめました。
まずはやる目的、結論を得るための手続き、結論、情報源泉、注意点、単位の必要事項をまとめます。
担当者がこの資料を理解するという頭の整理ができますし、チェックする人の理解の促進につながります。
また、この資料を作成する人が変わるときの引継ぎ時にも役立ちます。
メンバーの論理力アップにつながりますし、チェックする人の質問するポイントが良くなれば、それはメンバーの力アップにつながります。
経理の生産性アップはチームメンバーの力を合わせることが必要になります。
一足飛びでできませんので、小さいことからコツコツとやっていくことが生産性アップにつながっていきます。
みなさん一緒に頑張りましょう！
今回も最後まで見てくださり、ありがとうございました。
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