改善必須！社内SNSのヤバイ使い方5選

社内SNS、皆さんは使っていますか？FacebookやLINEなど、仕事以外で使うツールをベースにした社内SNSの出現で、使い方を学ばずともスムーズにやり取りができるように。一方その気軽さが仇となり、うまく活用できずに困っているという話もよく耳にします。

今回は、社内SNSの“ヤバイ使い方”を5つご紹介。一つでも心当たりのある方は、これを機に見直した方が良いかもしれません。

1. 必要以上に多くの人をグループ化している

気軽にグループが作れるチャットツール。プロジェクトや業務ごとにグループを作成し、連絡を取り合うケースが多いと思います。しかしその簡便さゆえ、プロジェクトにあまり関わりのない人もむやみにグループに招待していませんか？

多くの人が加入するグループに情報を流すということは、多くの人から「情報チェック」の時間を貰っているということ。グループに必要以上の人が加入している場合は、その分だけ人的リソースを無駄遣いしていると言っても過言ではありません。
グループ作成時は必要なメンバーを見極め、厳選した上で招待するようにしましょう。

2. 1対1のチャットのやり取りが多い

DMなどによる1対1のやり取りが多いために、リスクを伴うパターンです。2人の間でしか話が完結しないので、他メンバーへの共有漏れの原因に。1対1で結論が出たとしても、プロジェクトメンバー全体に周知するとなると、さらなる手間が生じます。

プロジェクトメンバーに共有すべき話は極力専用チャンネルでやり取りをし、効率的に情報をシェアしましょう。

3. 経緯は省略し、決定事項だけを書く

文章でやり取りするのが面倒だから、電話で話を進めるという人は多いと思います。それはもちろん良いのですが、電話で決まったことをSNSで周知する際、「なぜその結論に至ったのか」「なぜそう決まったのか」という話は省略し、決定事項だけを書くのはプロジェクトを進める上でリスキーです。

プロジェクトメンバーが同じ方向を目指して取り組むためにも、相談内容や経緯も出来るだけ書き残すように心がけましょう。

4. セキュリティ面でリスクのある情報をアップする

データを気軽にアップできるのも、社内SNSの便利なところ。しかし、簡単に情報をアップロードできるということは、簡単に情報が流出してしまう可能性もあるということです。
どうしてもアップロードする必要がある場合は、アクセス制限などできっちりと対策を立てた上で行うようにしましょう。

5.投稿や情報発信が一方的

どんなに有益な情報でも、説明もなくリンクを貼り付けるだけでは浸透・拡散されにくくなります。また、文面が命令口調だったり、高圧的な言い回しだったりすると、読み手から素直に受け止めてもらえません。

気軽にコミュニケーションが取れるSNSだからこそ、情報共有の仕方や言葉遣いには留意し、円滑なやり取りができるように気をつけましょう。

いかがでしたか？社内SNSは便利なツールですが、正しく使わないと不利益を生み出すことがあります。ぜひ一度見直してみましょう！