働き方改革！ 「ナレッジ共有ツール」を使いこなそう！

株式会社フラクタの代表河野です。

「業務の効率化」が囁かれる昨今。でも実際行動に起こすのは、なかなか難しいですよね。
そこで今回は、低コストで手軽に導入でき、効果もしっかり見込める手段を皆さんにご紹介したいと思います。

ムダ作業の積み重ねは、大きなコスト（時間）のロス

日々の業務は、【初めて行う業務】と【定期的に行う業務】の大きく2パターンに分けられます。
ルーチンワークでない限り、いずれも手法を調べ、試行錯誤しながら取り組みますよね。しかしそれらの業務は、もしかすると過去に取り組んだことのある人が社内にいる可能性も。
その人に教えてもらえばムダな作業を防げるかもしれないのに、そうとは知らずイチから調べる…。その時間が積もり積もると、大きなコスト（時間）のロスになります。未来の自分、そして周りの人たちのためにも、ナレッジを残して共有する習慣は身につけておきましょう。

ナレッジ共有ツールのすすめ

ナレッジの共有手段として、私は「ナレッジ共有ツール」の導入を推奨しています。特におすすめのツールはこちらです。

・esa
https://esa.io/
・GURU
https://www.getguru.com/
・DocBase
https://docbase.io/

ナレッジ共有ツールは他にもいくつかありますが、選ぶ上で重要なのは「簡単に更新できること」と「更新後に社内通知されること」です。

社内でChatwork、Slackなどのチャットツールを使用している場合は、それらと容易に連携できることが重要なカギに。上記の中だと「GURU」は連携機能が突出しているので、Slackを活用する組織には最もおすすめです。ただしインターフェイスが英語であること、ランニングコストが高めであることは、他ツールと比べて弱い点といえます。

「esa」はとにかく簡単で、誰でも直感的に操作できるのが魅力。ランニングコストも低めなので、導入がラクです。社内でSlackのインテグレーションを積極的に行っておらず、Chatworkを使っている場合は、esaの方が運用しやすいかもしれません。

どちらにしてもナレッジ共有ツールを使いこなす場合は、未来の自分や誰かが見る可能性があるという前提で「ささやかなことでも記録を残す意識を持つ」ことが大事です。不必要な属人化を少しでも無くし、互いに情報共有し、助け合う文化を作ることが、業務の効率化につながります。ナレッジ共有ツール、ぜひ試してみてください。