タスク管理が苦手な人がやってみたこと

すごくタスクを処理し今日もすごく何だかやったぞ！と
1日終わって振り返ってみると、
え〜全然やること終わってないじゃん！！
みたいな日を何度か過ごし
これじゃいかん！とGoogle先生に聞いてみたところいろいろなアイデアを頂いた。

今日は自分で実践してみて上手く行ったことイマイチだったことをまとめてみます。

タスクを
①緊急かつ重要　
②緊急では無いが重要
③緊急だが重要ではない
の3つに分ける

やることを①から3つ選ぶ（やる順番もきめる）
終わったらまた3つ追加
①がなくなったら②へ
②も納期が迫ってきたら①に移動
②には依頼中の案件も入れ→戻ってきたら①へ移動


ポイントは
・今日やることリストにやることを3つ入れたら終わるまでは他のタスクはやらない。
・追加でやることができたら割込リストに入れるだけですぐにやらない。
・やることリストが終わったら割込リストを精査

やってるのにやることが終わらない原因は
メールや頼まれた仕事など
途中で増えたタスクに手をつけてしまい
優先順位もへったくれもなくなるから…
ほんとこれ。
マルチタスクなんてクソ喰らえですよ。

メール返信してたらメールが来た。
あ、これ待ってたメールだ！
↓
でも、割込リストにメモして頭から消し去る。

ただこれだけで
やるべきことがきちんと終わっていきました。

慣れるまでは割込リストのことが気になって仕方ないですが、そのうち『書いたから大丈夫！』と思えるように。

しかし油断するとリストに書かずに処理し始める自分がいますが…

私は会社ではMicrosoftのTODOを利用しています。リストも自由に作れるし、ドラッグ&ドロップでリスト内の移動も可能。
スマホにも連動してるのでPC閉じててもやることがわかるし入力もできる。

あとメールでもGoogle先生から教えてもらったハックがありましたが、こっちはあんまりうまくいかなかった。

メールを見てすぐ振り分ける（携帯のOutlookアプリでやると楽）
すぐやる＝ピン留め
あとでやる→フォルダ作成
残しておく→フォルダ作成

すぐやるのピン留めは使っていますが
（あとでやる）は多くなると探しにくい

終わったらまた受信フォルダに手動でもどさないといけない（忘れるとフォルダ内がカオス）

残しておくフォルダは結局忘れて検索してる

普段からフォルダ分けしてる人は良いかもしれないけど私には向いてなかったなぁ。

まとめ

仕事を始める前に「やること」を明確にする
（1回にやると決めるのは3つくらい）
割込タスクを一時置きする場所を作る
（一時置きにおいたら手をつけない）
「やること」を終わらせるまで他のことはしない

私はこれで3ヶ月くらい回していますが
やりながら改良して行きたいと思います。

最後まで読んで頂きありがとうございました。