【ファシリテーショングラフィック】会議で効果的に結果を出す３つの方法

　会議で結果を出すにはどのような議論をしたのか参加者同士が共有できていることが大きく影響します。また、共有出来ているだけではなく、議論を深めたり、議論を始める時にはなかった発想にたどりつくなど、複数のメンバーで話し合いをしたからこその結論に達する。そうすると有効で有意義な時間を過ごしたことになるのではないでしょうか。今回は効果的に結果を出すためにやっておくとよい３つの方法について、書いていきます。

１）議論のプロセスを記録する

プロセスを記録する

　「プロセスを記録する」には、話し合いででてきた内容をなるべく漏らさないように書いていきます。そうすることで、参加者の意見を受け止めることになり、参加者が議論に参加しやすくなります。また、意見を見ながら話し合いに参加することで、頭の中を整理しながら、話し合いに参加することができるようになります。書き取るときに要約したりすると発言者の意図とは違う内容になったり、書き洩らしたと参加者が感じたりすることになることがあるので、出来るだけ記録していきます。
　また、意見を書いておくと承認したという効果の他に同じ意見や話しを参加が繰り返すことを防ぐことにもなります。万が一、それでも繰り返す人が出てきたら、「ここに書いてある意見とは違う意見ですか？」と聞きなおすことで繰り替えしの発言を防ぎ効率的に議論を進めることができます。

２）書いた議論を分析・整理する

分析・整理する

　議論を書いていくと、書いている内容からどのような議論になっているか、どのような話し合いになっていて、この後をどのよう進めていくか、検討することができます。議論を分析するときは矢印や、囲い込みなど、図解を使い、議論を整理していきます。似た意見や同じカテゴリーの意見はまとめて、表題をつけると分かりやすくなります。また、出てきている意見の関係性や確認をして参加者同士でどのような議論になっているか整理をしていきます。整理をしていくと、抜けや漏れなども見つけることができるので、抜けている議論を追加します。そうすることで、後戻りを少なくすることも出来ます。

３）分析・整理した意見を共有する

意見を共有する

　最後は「共有する」です。共有は整理された内容を全員で追っていくことで、どのような話し合いだったかを振り返り、確認していきます。
そうすることで参加者同志の理解の齟齬を防ぎます。人の理解は割と違っていることも多いので、その場で確認することで事前に認識の違いを確認しておきます。
　また、話し合った結果のアクションについても共有することで、誰がどのアクションをするか明確になり、その後の行動を効率的に進めることになります。これについても確認しておかないと次回のミーティングで「〇〇さんがやってくれると思っていた」なんてことがよくあります。

まとめ

今回は会議で効果的に結果を出す３つの方法について、書きました。
　１つめは議論のプロセスを記録する。
　２つめは書いた議論を分析・整理する。
　３つめ分析・整理した意見を共有する。

それぞれについて解説しました。せっかく貴重な時間を使い、会議に集まるのであれば、より効果的に結果が出せたほうがよいと思います。その為には参加者が参加して満足をして終わる。その満足感があった方がその後の行動に影響します。これも会議のあるあるですが、会議室を出たら「これって誰がやるの？」みたいに愚痴りながら会議室を後にするなんてシーンもよくあります。そんなことにならないように議論した内容や課題に参加者自身が主体的に取り組むマインドを醸成できる会議にしていきましょう。