Excelでバーコードリーダを活用

手入力不要

普段Excelを使っている方の大半が、基本的には手入力ではないでしょうか。
例えば、社員番号をKeyにして、所属組織や入社年月情報を取得する場合、社員番号を手入力していないでしょうか？
バーコードリーダを使えば、手で入力せず、バーコードを読み取るだけで入力できます。
低コストの割に、意外と効率化に寄与してくれます。

Excelでのバーコード活用事例（勤怠登録）

初めに、バーコード入りの社員証を作成・印刷し、配布しておきます。数字だけならJANコード、アルファベットを含むならCODE39という規格を使います。

あとは、日々出勤・退勤の都度、バーコードリーダーで社員証をスキャンするだけで、自動的に「出勤時刻」「退勤時刻」が記録され、月末にデータを集計します。（休憩開始～休憩終了を登録するパターンもあります）

Excel＋バーコードで勤怠管理

バーコードリーダは、3000円くらいで手に入ります。

実績値の集計

記録しただけでは意味がありませんし、記録忘れなどもあることから、一旦日々の記録を社員単位でExcelで集計し、漏れが無いかチェックを行っています（以外と漏れが多い）。

集計後、記録忘れや遅刻を有休に振替えるなどがあるので、全自動化できずにいます。人の判断を要するケースに対しては、集計シート（Excel）でエラーチェック機能を活用しながら修正し、最終的に清書版となってから、給与計算ソフト用のデータに変換します。

Excel勤怠管理システムのイメージ

バーコードの、他の用途への応用

バーコードを使ったシステムの一番の特徴は、当該システム自身で新たなバーコードを作成できる点です。

この特徴を活かして、物流やネット通販で自社倉庫から発送するようなケースなど、取り扱う対象が頻繁に変わる現場や、在庫管理業務などで、バーコードを活用しています。

例えば、商品の入れ替えに応じて保管場所識別用のバーコードを発行したり、新商品登録に段ボールのバーコード（JANではなくITFが使われます）を読み取って登録支援を行うなど、「人が入力する要素を最小限にする」方針で、様々な活用がされています。

ITFコードの例

なお、バーコードはマクロがなくても使えます。一種のキーボードのようなものなので、USBに刺せばすぐ使えます。33000円程度の投資で入力ミスが無くせるのであれば、安い投資では無いでしょうか？