[運営]イベント運営者の悩みと４つの対応方法
前回はイベントの参加満足度を高める方法についてお伝えをしました。大きく方法としては、①イベントの質を高めること、②安心して参加をしてもらうことが重要になります。
今回は不安に思う参加者が実際にどのような悩みを感じることがあるのか、深掘りをして理解をしていきたいと思います。
イベント運営をした時によくある反省点
せっかくオンラインイベントを企画したのに、こんな経験はありませんか？
・せっかく呼びかけたのに人が集まらない
・せっかく申し込みがあったのに、入室できない人が多くいる
・せっかく入室ができたのに、音声が聞こえない人が数名いる
・せっかく楽しみにしたのに、サポートの連絡をしたが繋がらない
・サポートの対応に不満があり、クレームを言われた。
多くの方は上記のような思いをしたことがあるのではないでしょうか？
特に高齢者をはじめとしたITに不慣れな方と経験のある方の間には参加にあたり、心理的負担感が大きく違います。ここにズレがあることで参加安心度が得られず、クレームなどに繋がることがあります。
参加安心度を高めるためには何が必要なのでしょうか？
①事前に練習する機会を増やす
まずできることとしては、事前に練習する機会を作ることが大切です。準備できていない場合も多くあります。そのため事前にサポート機会を作ることで、当日にゆとりを持つことができます。
②困った時のサポート体制を明らかにする
経験が少ない方の場合、トラブルが起こったときに原因がわからないことが多いです。特に緊張感を持っている方も多いので、普段間違わないトラブルも起こりやすいです。その際の対応方法を事前に確認しておくことが大切です。またサポートスタッフも予測されるトラブルとその対応方法を決めておくことが大切です。
③申込みを初め、情報の伝達をシンプルにする
まず難しさを感じることが申込みです。情報の受け取りと申込み方法はできるだけシンプルにしましょう。入室方法も明確にし、テキストなどを利用して確認ができると良いです。念の為情報量を多くすると、逆にわかりにくくなることがあります。やはりシンプルにすることが大切です。
④高齢者の特性に配慮し、心理面に配慮をする
目が見えにくい、聞きにくい、覚えにくいなどの特性が様々です。情報をわかりやすく伝えることが大切になります。そして、不慣れであると不安は増強しやすくなります。
サポート体制を決めておくだけで不安の軽減につながり、残念なクレームなどを多く減らすことができます。
UDワークでは以下のようなことを行なっています。
・事前準備会の開催
・シンプルな設計のZOOM専用サイト
・ZOOMのテキスト
・運営者向けのオンラインサポート講座
・当日の運営サポートとコンサルタント
次回は、対応方法について具体的なポイントについてご案内をいたします。
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