誰でもできる超簡単ファシリテーション術

2024年7月3日 10:35

みなさんは会議のファシリテーションに悩んだ経験はないでしょうか？

大きな会議から小さな会議までそのシチュエーションはいろいろと異なりますが、何か決め事をする際には会議があることが多いですよね。

いざ、会議を回すファシリテーター任されたら、どうやって立ち回ればいいかわからない…と思う方も多いはずです。

私自身、ここ1年ぐらいプロジェクトマネジメントの仕事をするようになって、会議の際はファシリテーションの役を受け持つことが多くなりました。

そんな中で身に着けた、本当に誰でもできるファシリテーションのポイントを紹介したいと思います。

ファシリテーションのポイント

最近はファシリテーションの書籍などもあるので、共通するところや違うところがあるかもしれませんが、ここで紹介するのは、チームで活動する際の何かを決めなければならない会議やミーティング、何なら話し合い全般に共通する押さえておきたいポイントです。

いろんなことをたくさん書くとわからなくなるので必要最低限に抑えたいと思います。

順番に見てみると以下の通りです。これが話せれば会議は必ず前に進みます。

ここからは順を追ってざっくりと紹介していきましょう。

とにかく、日本のミーティングはふわっとしたところから始まることが多いですよね。そもそも今日は何のために集められたのか分からないといった会議も少なくはありません。ファシリテーターになったら、まずはこの会議の目的をしっかりと確認し、認識を共有します。

そして、これから自分たちがやることを明確にするために、そもそも何のための活動なのか？自分たちが目指すのは何か？を考える必要があります。つまり、活動の目的を決めるということです。はじめから決まっている場合は、会議招集の際に伝えておいた方が良いですね。

さて、目的が決まったら、次はゴールを設定しましょう。

活動によっては途方もなく長い道のりがあるかもしれません。そんな場合は長い活動をステップごとに分割してマイルストーンを設定していきます。

どんな道筋で進めていけば最終的な目的を達成するゴールにたどり着くのかを考えるということです。

遠い将来はわからないという場合は最初のマイルストーンを目指さばよいでしょう。

仕事のプロジェクトでも有志の活動でも何かをやり遂げようとしたら、やることが多すぎて期限に間に合わないということはよくあります。

そんな時はやるべきこと（スコープ）を絞りましょう。

例えば、あるイベントを開催するにあたってアンケートを取りたいけれど、時間が無くて全年齢対象にアンケートを取る余裕がないということがあったとします。

そんな時は、一番イベントに来てくれそうな20代～40代に絞ってアンケートを取るとか、参加者の大半が男性なら男性のみに絞ってアンケートを取るとか、そんな風にスコープを調整していきます。

小さなプロジェクトや活動であれば、あとは簡単です。

マイルストーンを達成するためには、何をしなければならないのか、皆で話し合います。アクションアイテムとも言いますが、やるべきタスクに分解し具体的にしていきます。アクションアイテムが多すぎた場合は、ひとつ前のスコープを再調整して現実的に可能な計画に修正します。

やることが具体的になったら、それらを進めていく順番を決めてリストにしていきましょう。

リストになったやるべきことリスト（アクションアイテム）に対して担当者を決めていきます。この際の方法はいろいろあります。

最も親和性の高いメンバーを担当にあてていく場合もあれば、時間ある人に重たい仕事をお願いする場合などですね。これはチームの状態に応じて臨機応変に変えていけばよいでしょう。

全ての担当が決まらないときは、少なくとも次のアクションの担当者だけ決めればとりあえず活動は前に進みます。

最後の落とし穴が締め切りです。

やるべきこととその担当者が決まると終わった気になって、会議をお開きにしてしまうケースが多いですが、締め切りの設定を忘れてはいけません。

人は締め切りが近づくまで動かない生き物です。締め切りがないということはいつまでたっても始まらないということを意味します。

仕事であれば、期限があるはずなのでマイルストーンごとに締め切りを設定すればよいでしょう。明確な締め切りがない活動であっても、タスクの重さと担当者の忙しさを加味して、目標締め切りを設定しましょう。

このとき、担当者の反応を見て無理すぎない締め切りを設定するのが得策です。ここでうまくいかない場合は、これ以前に問題があるということです。担当者の変更やスコープの再調整からアクションアイテムの修正が必要になります。

企業の巨大プロジェクトの場合、上記の議論にかなりの時間を使うことがあります。ゴールやスコープの設定に数回の議論を重ねないといけないこともあるでしょう。しかし、小さなプロジェクトや有志の活動などそれほど難しい活動でなければ、30分のミーティングで全て決めきることが可能です。

私は実践を通じて身に着けるまで、ファシリテーションのスキルというのは人間力が問われるものだと思っていました。

確かに場の空気を読んだり、口調や顔色を観察したりというところは高度なファシリテーションスキルになってきます。

しかし、初心者にはそんな高等テクニックは不要です、というかできません

初心者の方は難しいことは考えず、今回紹介した手順に従ってやるだけで、最低限のファシリテーションはクリアできるでしょう。

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