アフターコロナ時代の効率化改革「丁寧メール＆ですます調」やめよう提案～自戒を込めて

在宅勤務に全面移行となり100日を過ぎた。いい面、悪い面双方あるが、仕事に集中できるという声は多い。
また、私の場合会社の時のように昼食・夕食が自分の都合で決められないこと＝それに合わせて区切りをつけようとすることや、通勤時間がない分早く仕事を始めて、なるべく夕食までに終わろうとするためか、今まで以上に効率良く進めるように意識するようになった。
残業時間を削減する働き方改革の時以上に、自分で時間を決めやすくなったこともある。

そんななか見えてきたのが、丁寧すぎるメールが多いこと。

これは私にも大いに当てはまるので自戒の念を込めて書いている。
メール文面が丁寧なのと、これまでのノート記事平均が3049字、原稿用紙7枚以上と考えると、余計なことを書いていないか、長すぎて最後まで読んでないのではないかと気になる。いやいや、また長くなりそうで、今回は最短字数で出したいので戻そう。

社内やチームメンバーへのメール連絡ですら丁寧に書きすぎていて、在宅勤務で特に効率改善の必要を感じた。社外向けと社内向けにおいて考えてみたい。

社外向けメールで宛先等必要？

ビジネスマナーとして、他社にメールを出すときは

○○株式会社　○○部　○○様、
いつもお世話になっております。ＸＸ社の伊達です。
ＸＸについてご相談したく、
（中略）
Ｘ月Ｘ日までにお返事頂けますでしょうか？
以上、宜しくお願いいたします。

が基本であろう。しかし、必要な情報だけ考えれば、「ＸＸについてご相談～お返事頂けますでしょうか？」で十分だ。

そもそも電子メールで分っている相手に送るのに、部署名と名前を付ける必要があるのか？これは、まとめて会社に届いた手紙やＦＡＸを処理する時に相手に確実に届くためにやっていた旧時代の習慣で、個別に届き、間違いアドレスには届かない時代にそぐわないのではないか？

届くために必要だったことと、マナーを取り違えていて、ＩＣＴ時代に不要になったことを断捨離してないのではないか？

欧米人とメールしていると、社外の人でもものすごく短く要件だけ書いてくるのは、手紙やＦＡＸ時代と違って聞きたければ今やすぐ聞けるからではないか？

社内向けメール、もっと短く「ですます調」やめる

在宅勤務の開始・終了をメールでチーム内で知らせるルールになっている。これは何かアプリケーションを使えばしなくてもいいものだが、出退勤管理システムの各自の情報は管理職しか見られないので、やむなしな部分はある。

そして、このメールもつい丁寧になってしまっている。お疲れさまです、とか、本日業務終了致します。とか。リアルで対面なら挨拶代わりだが、メールで書くと「お疲れさまです。」に18キーも叩かなければいけない。

予め登録やテンプレート化されていて書くのに時間が掛かってなかったとしても、送られたものを読む(読み飛ばす）時間と脳の働きが必要になる。
丁寧すぎるメールは相手の時間を奪っているぐらい考えて少しでもそぎ落として内容を伝える方がよいのでは？

例えば、出退勤連絡ならば中身なしのＳｕｂｊｅｃｔだけで

開始：ＸＸの実験予定ー

「ー」は本文なしを示す、などと決めておけば、メールを開かなくても勤務開始・終了がわかる。Twitterより短い一行連絡だ。

SNS的なツールが使われるようになってきて、メールの嵐からようやく社内でも解放されつつあるが、SNSツールでも確認のやり取りと連絡と議論とがうまく使い分けできていないように思う。

会社メールは「ですます調」だけど、これも「である調」と通じるならば体言止めにすれば、うんと字数は減るはず。

さすがにチームの中では会話のようにSNSツールを使ってやり取りが行われるようになってきて効率よくなってきたが。

まとめ

社外メールはマナーよりも内容重視にしたい。そういうICT時代のマナーミニマイズ化運動をマナー推進する立場の方々で組んでやって欲しいと切に願う。

社内メールは更なるミニマイズ化を。メール、アプリ、SNSを使い分けてである調体現止めで。（あくまでも同僚レベルですけどね。）

猛省：一応過去最少文字数記事になったが１６９８字、m(_ _)m。