「自分の仕事をどのように振って効率的にしていったらいいか悩む」 転職間もない40代男性担当との内省面談

「実録！リフレクション⾯談」
複数の会計事務所の所員の⽅が業務上で抱えている「どうやって上⼿くやったらいいかわからない」お困りごと、 悩み事に対して、出⼝を⼀緒に⾒つけている個別⾯談をしています。
面談の内容をほぼそのまま掲載しますので貴所の参考になれば。

【面談のテーマ:どんなお困りごとだったのか】
任される担当数も多くなり、仕事の効率を上げていく必要があるので、
余裕のありそうなアシスタントに声をかけながらお願いしている状態で、
もっと効率よくするためにどうやって仕事を振っていったらいいか?

【面談後の、本人の振り返りのメッセージから】
1)「修正しないといけない、と気がついた点は何でしょうか?」
「仕事をどう振るか」を考えるのではなく、作業の前提である「段取り」の時間の幅が狭い」事が原因で、自分の効率と言って、その都度、仕事を振れるアシスタントを探しているだけだど認識しました。

2)「その気づきに対して、どんな行動をする必要がありますか?」
所内にあるガントチャートツールを活用し、事前に入力作業が必要な時期を把握します。
そうすることで事前に入力を誰にやってもらうかを段取りしやすくなり、依頼も必然的に受け入れられやすくなります。

3)「それをする事は、どんなメリットになりますか?」
お客様から資料を頂いた時点で誰に入力作業をして頂くかが明確になっているので、誰に仕事を振るかで悩む必要がなくなる。

【面談の要点、考え方のポイント】
「仕事を振る」
会計事務所でこの面談サービスを始めた時、この言葉を使う税務担当者の多い事に衝撃を受けました。
「何と上から目線の横柄な考え方なんだろう」
自分で全部やっていては効率が悪いからアシスタントと分業するはずなのに、なにかの慣習で、仕事を「振る」という言葉使いになったのでしょうが、「振る」のではなく「分担者を予定に入れる」と前提を変えないと、量が増えた際の効率はできない事を再認識してもらいました。
そのために、作業計画を見える化するガントチャートツールを使う必要があるのだと言う事を認識してもらいました。

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