「余裕を持った時間管理をしているつもりだが、期限間際でやはり慌ててしまう」転職2年⽬30代男性担当者 との内省面談

「実録！リフレクション⾯談」
複数の会計事務所の所員の⽅が業務上で抱えている「どうやって上⼿くやったらいいかわからない」お困りごと、 悩み事に対して、出⼝を⼀緒に⾒つけている個別⾯談をしています。
面談の内容をほぼそのまま掲載しますので貴所の参考になれば。

【⾯談後の本⼈の振り返りメッセージから】
１）「修正しないといけない、と気がついた点は何でしょうか？」
今の私の予定の組み⽅が、⽉初に翌⽉1ヶ⽉単位でスケジュールを確認し、仕事の割り振りを考えているのですが、お客様への訪問は3ヶ⽉毎というパターンが多いという事をとらえると、1ヶ⽉単位である必要はないのではないか、と思いました。

２）「その気づきに対して、どんな⾏動をする必要がありますか？」
お客様ごとに、訪問単位である3ヶ⽉＊4回の年間時間を俯瞰して、それを 全てのお客様を並べたときに、業務量が密状態の時期を⾒えるようにすると、⾃分で時期をずらす事が事前にできます。
例えば社内でのお客様に関する打合せはお客様にお会いする⽇の概ね1週間前に設定していましたが、必ずしも1週間前である必要はないと思いました。

３）「それをする事は、どんなメリットになりますか？」
従前のスケジュールの考え⽅（1ヶ⽉単位）ですと、業務量の密な時期にイレギュラーな（当初の予定にない）問い合わせがあった場合に振り替えがきかず、パンクしてしまいます。 顧客の決算⽉によって、業務の負荷が平準化できない中、少しでも時間のコントロールができるように仕組みを持つ事で、本来重要な質の向上策にもっと時間を取る事ができます。
イレギュラーな対応は、私にとってイレギュラーであり、お客様にとっては必要な質問であったことを再認識しました。

【⾯談の要点、考え⽅のポイント】
会計事務所において、個⼈の時間マネジメント、負荷マネジメントの問題は、顕在化した問題であるが、実際はどこもほぼ個⼈任せである事がほとんどのようです。
事務所として⽤意しているのはサイボウズなどのスケジューラに作業の取り掛かり⽇や、check⽇を個⼈登録して共有しているくらで、そこから進捗管理や負荷管理を マネージャがしている所はどこもない。
遅延の防⽌はベースとして必要であるが、作業管理の最⼤の⽬的は、「遅延の要因を⾒つけ、それに⼿を打つ」事ではないか？
この⽅との⾯談でのアドバイスは、「本来、取り組むべき課題は、後から発覚する“⾜りない資料”は、どうして最初から⼿に⼊れる事ができないのか？ではないですか？」 と問いを立てました。
「本来、問い立てる部分はどこか？」を面談で学んでもらいました。

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