形骸化した社内SaaSアカウント管理方法を刷新しました！

こんにちは！
企業を後押しする情シスに変革させるサービス「シスクル」のDXER株式会社でコーポレート担当をしているササキです。

今回は、「アカウント管理のその後」についてです。
以前noteで公開したアカウント管理の運用を刷新したので、その内容について書いてみました！

それでは早速いってみましょー！

■運用改善のための5つの方法

弊社のアカウント管理は、次のように実施していました。

①「アカウント申請フォーム」をGoogleフォームで作り窓口を一本化する
②  メンバー各々が自由にアカウントを作ってしまう状況をなくす
③  管理台帳が最新の状態を維持できるようにする

しかし、この管理方法では

・フォームから逐一申請するのが面倒で利用されない
・そもそも申請するというルールが定着していない

という理由から、全然ワークしなくなってしまいました…。

このままでは棚卸しに負荷がかかり、アカウント管理がうまくできなくなってしまうため、運用をいくつか改善しました！

①入社受け入れ業務を整備

まず1つ目に実施したことは、「入社受け入れ業務の整備」です。

これまでの棚卸し作業で、アカウント付与が発生するタイミングの9割が入社時であることが明確になりました。

つまり、入社時に付与するアカウントが整理されていれば、ほとんど漏れなく管理できる状態になります！

入社受け入れ業務の具体的な内容についてはこちらのnoteで取り上げていますので、よかったら参考にしてください！

②申請が必要なのは「新しく登録するもの」だけ

2つ目に、申請するものを「新しく登録するツールだけ」に絞りました。

これまでの運用では、

・新しく利用したいSaaSがある時
・既存のSaaSアカウントを追加したい時
・既存のSaaSアカウント情報を更新したい時
・既存のSaaSアカウントを削除したい時

にフォームでの申請が必要でした。

しかし、何度か棚卸しをしていくと「既に利用しているツールのアカウント情報は棚卸しで全て確認できる」ことに気がつきました。そこで、思い切って既存ツールのアカウント申請は不要にして、「新しく登録するもの」だけを申請必須としました。

申請が必要な条件をシンプルにしたので、申請ハードルを下げられたと思います！

③「事後報告」も可能のルールに

3つ目に実施したことは、「申請ルールの緩和」です。

これまでは、「必ず利用者は事前に申請をして、担当者がアカウントを作成し利用者に展開する」というルールで運用していました。
しかし、弊社はほとんどが業務委託メンバーのため、稼働時間がバラつきやすく、どうしても事前申請型の運用がマッチしなかったのです。

「事後報告」も可能にすることで、業務に支障が出ない形で運用できるように改善しました！

④申請フォームをSlackワークフローに

4つ目に実施したことは、「申請ツールの移行」です。

これまでは、Googleフォームを使って申請フォームを作成していましたが、今回からSlackのワークフロービルダーに移行しました。

弊社はSlackをメインのコミュニケーションツールとしているため、申請方法をシームレス化できました。
Google関連のファイルでありがちな「あのファイルどこにあるっけ？」というプチストレスもなくなります。笑

移行に併せて、フォームの設問もコンパクトにしたり、擬人化して遊び心を入れるなどして、フォームが利用しやすくなるように工夫を重ねました。
ちなみに、弊社の情シス担当はサリーちゃんといいます。笑

⑤退職業務を整備

5つ目に実施したことは、「退職業務の整備」です。

申請が漏れる原因のほとんどが入社のタイミングでしたが、退職タイミングでも1割弱発生していました。

退職したメンバーのアカウントが削除されず、そのまま残されていたのです。

そこで、入社時と同じように退職時の業務も整理し、フロー化することにしました！
退職時にアカウントの削除を正しく実施することで、セキュリティの確保と無駄な経費発生を防ぐことができます。

■情報の入り口を押さえることが大事

アカウント管理をやり始めた時よりも、かなりシンプルな運用に改善できました！

今回の運用改善は、次の3つが大事なポイントでした。

①入社と退社で発生するアカウントを把握する
②使用しているツールさえ押さえられればアカウントは把握できるので、そこだけは漏らさないようにする
③ルールをできるだけシンプルにして利用者も管理者も分かりやすい運用にする

この運用に変更してからも、既に更なる改善ポイントが見え始めてしまっています…。笑
それについては、また次回以降のnoteで紹介したいと思います！

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