マネージャーの必須能力その1：進捗管理

どうも、だぴてぃ先生です🌈

今日もご覧頂きありがとうございます。

今回はマネージャーにとって大事な能力のひとつである【進捗管理】のお話です。3分以内にサクッと読めちゃうのでぜひお目を通して見てくださいね。

医療職のマネージャーになってから約1年が経ちましたが、この【進捗管理】の大切さは日を追うごとに痛感しています✨

進捗管理とは？

名の通りプロジェクトの進み具合をモニタリングすることです。

一見なんてことない、当たり前のように見える能力ですが、この能力がないマネージャーやリーダーは正直失格レベルです。

プロジェクトの進み具合を管理するのは当たり前のことで、ここに異論を挟むことはないかと思います。

ではなぜこの能力がないといけないのか？

モチベーションに関わる

あるプロジェクトが進行しているとしましょう。このプロジェクトをある一人のスタッフに任せることにしました。

大枠で見れば「プロジェクトを任せる→成果が上がってくる」という構図になりますが、この間には様々なことが起こるはずです。

トラブルや予期しない事案など、一筋縄でいかないのがプロジェクト進行です。

最初に任せて「あとはお願いね！」っていうのも信頼のひとつの形でしょう。でも、大体の場合でそれは悪手となります。

なぜなら、プロジェクトを任せられたスタッフは一人でその仕事を抱え込むことになるからです。優秀であっても、そうでなくても、孤独に仕事することになるのは間違いありません。

そんな環境で仕事すると必ずモチベーションの低下がやってきます。「自分は評価されていないのでは？」「自分がこんなに大変そうにしているのにサポートやアドバイスもくれない」など、感情的にダメージを受けてしまいがちです。

そこでマネージャーの【進捗管理】能力の出番です。

大層なことはいらない

能力と呼ぶくらいだからスペシャルなものなのだろうと想像されるかもしれませんね。

でも、そんなことはありません。

誰でも持っている力で、極端にいえば小学生でも持っている能力です。

進捗管理のコツは…

常に気にかけていることをアピールする

とにかく支援するスタッフを孤独にさせないことが肝要です。常に気にかけていることを伝えると（言葉でなくてもいいですね）、たいていの場合は「ちゃんと自分を見て評価してくれる」と思うはずです。

逆にこのようなサポートがないとプロジェクトでなくても、通常の業務でもいい成果は残せません。感情と理性は切っても切り離せない関係です。

どんなことをしたらいい？

ぼく自身、あまり人に何かをアピールするのが得意な方ではありません。とはいえ、1年間経験したことで自分の中の引き出しは増えました。その中から何個か具体例をあげます。

その1：会話の流れを作る

普段から何気ない会話で趣味嗜好などを把握しておきます。

何かを伝えたい時は、その掴んでいる情報から引き出して、まず会話の流れを作る。その後にやんわりと「最近、頼んでいたプロジェクト、どんな感じ？困ってることない？」的なことをトークします。

すると結構な確率でいい情報を掴むことができます。その時にはちゃんと信頼を示すことも重要です。やらせっぱなしは絶対にNG。

その2：小道具を使う

いくらペーパーレスになったとはいえ、プロジェクト進行する際は紙ベースの書類もまだまだ健在です。

付箋も結構な確率で使うでしょう。この付箋がなかなか役に立ちます。

数枚めくったところに「お疲れさん！」など簡単なメッセージを書いておきましょう。これは好意を伝える手段としても使えるテクニックですが、ちゃんと気にしているんだよってことを示す行動でもあります。

ちょっと気恥ずかしいならジュースを奢るとかでもいいでしょう。とにかく頑張りに対してちゃんと評価なりチェックをしてあげることで、スタッフのモチベーションは守られたり高まったりします。

基本的には自分が受けて嬉しいことを相手にもしてあげる。こんな人間のコミュニケーションができればさほど難しいことではありません。

明日から実践してみよう！

今回は簡単に進捗管理の大切さを書いてみました。ポイントはモチベーションをコントロールすることです。

嘘を言って無理に持ち上げるのは、短期的にうまく行っても、長期で見れば得策ではありません。

自分の意識次第では簡単に出来ますし、なんならいますぐ家族や恋人相手にも出来ます。

ぼくの場合は子どもにも同じことをしています。ちゃんと気にかけているんだよってことを伝えるには、ちょくちょく「どう？」「大丈夫？」ってことを伝えるのが一番です。

マネージャーに必要な能力とか言いましたが、これは仕事に関係なくても持っておきたい必須能力でもありますね。

今回はこのくらいにしておきます。

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