請求書処理＆ドメイン更新手続き

【挨拶】

こんにちは、陽介です。

暑い日が続いていましたが、天気が急変して、体がついていけていない今日この頃です。みなさんはどうですか？こんな世の中なので体調管理には気を付けましょう！

さて、前々回は『明日のふつう』について、前回は『俺がやる！成長させる！ニューリテール企業へ』について紹介させていただきました。

ご興味がある方がおりましたら以下、ご参照頂けましたら幸いです。

そして今回は、前々回の投稿にて課題解決を１０個提案した中から２個、深掘りしていこうと思います。

【１つ目の業務課題】

１つ目は、『請求書処理効率化』について紹介させて頂きます。

まず、現状と問題点を時系列にて書き出し、そのあと５W１Hを用いて分析、最後に解決策の順で進めさせて頂きます。

以上の流れになります。上図を見て分かるように、毎月、金額だけが違う、同様の請求書処理を行っています。毎月１回ですが、毎月繰り返し作業です。

請求書はメールでPDFにて届き、パスワード付きの為、１つの請求書に対し２通メールが届きます。１５社程あるため、単純計算で３０通のメールが一斉に届きます。上図の通りですが、開封作業や金額照合作業等、請求書処理は単純作業なのに、手間だけやたらかかるという、非常に効率の悪い業務になっています。これが現状です。

そこで、前回も活用した５W１Hを用いて分析してみました。

５W1Hを用いて分析することで、また、文章や図にすることで、全てのことが明確になり、課題点（What）と解決策（How）が見えてきました。先に図にて説明させて頂きますので以下、ご覧ください。

上図の通り、Power Automate Desktopを活用し、全社のPDFデータ（請求書）をひとつのファイルに保存、金額照合、そして照合完了の場合はそのまま取引先にメールを送信する段階まで自動化にて行います。

相違があった場合は、弊社担当者に通知をすることを自動化にて行います。

この２つの作業を自動化することが出来れば、請求書処各段に効率化に繋がると考えております。

【2つ目の業務課題】

2つ目は、『ドメイン更新手続き』について紹介させて頂きます。

こちらも１つ目の課題同様、現状を時系列にて書き出し、そのあと５W１Hを用いて分析、最後に解決策の順で進めさせて頂きます。

１つ目の請求書処理と流れ的には似ているかと思います。ドメイン更新手続きは、取引先からメールにて各社毎に分けられ送付されてくるドメイン台帳（Excel）と弊社管理台帳を照合、更新有無を回答、返送し更新依頼をする流れになります。実際に取引先から送付されるドメイン台帳（１社分）が以下になります。つまり、この台帳が毎月15社分送付されます。

照合する箇所は数か所ありますが、記入する箇所は、右側の『更新回答』に〇か×を記入するだけです。これが現状となります。

次に、５W１Hを用いて分析してみました。

こちらもまた、５W1Hを用いて分析することで、課題点（What）と解決策（How）が見えてきました。最後に解決策です！

上図を見て分かるように、Power Automate Desktopを活用することによってドメイン更新手続きも業務の効率化に繋がると考えます。

【まとめ】

今回は、これまでの『明日のふつう』『俺がやる！成長させる！ニューリテール企業へ』で紹介させて頂きました、業務課題を更に深掘りし、これまで学んだツールを基に、解決策を提案させて頂きました。ここから実際に、この業務課題を解決する為に、PowerAutomateDesktopやIntegromatを活用し、業務効率化を図っていきたいと思います。