仕事は始業前に勝負がつく。

　たまには仕事の話でも。

　僕の仕事術は色々な人の良いとこ取りをして構成されている。

　今日は、とりあえずその内の一つを。

早起きは三文の得

　「早起きしても三文の得にしかならない。」というのが、この言葉の由来らしいですが、今では「朝活」のような言葉が流行したり早起きする重要性が改めて見直されていますよね。

　新卒でお世話になった会社では、仕事ができる人や役職持ちの人は決まって朝早くに出社していました。みんな口々に言っていたのは、「朝の方が仕事が捗る」ということでした。

　実際に、僕も試してみたところ慣れるまでは大変でしたが、それ以降は仕事も順調に回すことができ、それらが評価に繋がって周囲からも認められたり、とても良いサイクルとリズムで仕事ができています。

　そこで、今日は具体的に朝早く来て何をやっているのかをざっくりと紹介していきたいと思います。

朝活ルーティーン（30分程度）

①メールチェック

　朝来たら、必ずメールや業務連絡に目を通します。というか、これを行うかどうかでその日1日の勝負は決まったようなものです。

　前日の終業時間間近や夜に残業していた人からの連絡があったとしても、それを無理に前日中に片付ける必要は殆どありません。というのも、本当に急ぎであれば前日中に電話でも連絡が来たり、その日にこちらが動いたところで案件全体が動く事なんて殆ど無いからです。

　それならば、朝の誰もいない時間に落ち着いて内容を確認して、返信できる内容であれば返信を行い、確認が必要なものであれば朝一に確認を取ってから返信をすれば良いのです。

　これがどうして一番大事なのかと言いますと、「こちらのペースで仕事をコントロールする」ことができるからです。

　いざ、始業するとまた大量のメールや仕事に埋め尽くされていきます。そんな中で、どれが優先順位が高いかを整理していなければ、ただ目の前の仕事をこなしていくだけで効率の悪い仕事の進め方になってしまうからです。

　そんな中で、きちんと朝一で落ち着いてメールチェックをしていれば、どれがその日のうちに再び動きがあるか、もう少し寝かせても大丈夫か、と優先順位をつけることができるため、自分の1日に最低限行うべき仕事の目処が立ちます。

②前日の振り返り

　①のメールチェックと被るところがありますが、「前日の振り返り」も大切なことです。自分のToDoリストを朝一で確認し、自分の記憶と照らし合わせながら、前日のやり残した仕事の抜け漏れがないかを確認し、その日1日で動かす（片付ける）べき仕事を振り返ります。

　これは始業開始からでもいいのですが、個人的には、朝の空っぽの頭の方が客観的に見ることができますし、メールチェックをしたタイミングでとりあえずリストに書いておけばいいので、一番効率良いのはこのタイミングだと思っています。

　前日の帰り際に行う人もいますが、その日1日で疲れ切っている中で翌日のスケジュールを立ててしまうと、どうしても自分が直前まで手をつけていた仕事を無意識に優先順位を上げてしまったり、客観的、俯瞰的に見ることが難しい、と感じています。前日というか普段やっていることは忘れないようにやり残してる仕事は裏紙でも何でもいいので、とりあえずメモを取っておくだけでいいかと。

　というのも、翌日朝になって忘れているような案件は、重要度もしくは納期的に優先順位が低いものばかりですし、ましてやメモすら取ってもいないようなものは、確実に優先順位が低いからです。よく「メモを取れ」と言われているのは、こういう様々なところにも活きてくるからなのでしょう。それについては、また別の機会にでも。

③その日1日のスケジュール組み

　①と②をやるだけで1日のスケジュールがほぼ決まっているかと思います。ここで行うスケジュール組みで大切なのは、必ず20〜40％のバッファを持たせることです。

　僕の1日のスケジュール組みは、それぞれの仕事をカテゴリー分けしてからパズルのように組み合わせていく作業です。

カテゴリー分け①
　A .行う時間が決まっている（会議、打ち合わせ）
　B .今日中に終わらせる必要がある
　C .今週中に終わらせる必要がある
　D .納期無し、もしくは余裕がある

カテゴリー分け②
　a .誰かに確認事項有り
　b .先方の連絡待ち
　c .1人で進められる

カテゴリー分け③（無くても大丈夫）
　・所要時間：60分〜
　・所要時間：20〜60分
　・所要時間：20分

優先順位（上から優先順位高）
　A：その時間中は他の作業ができない
　Ba：始業前、もしくは始業開始早々に動く
　Bb：AM中に連絡無ければ、進捗確認を行う
　Bc：隙間時間に進めていく
　Ca：メールは朝の内に送っておく
　Cb：その日中に動きがあれば進める
　Cc：バッファ時間あれば進める

　これらを元に自分のToDoリストと睨めっこして、その日のスケジュールを組んでみて、すでにこのタイミングでどのくらい予定が埋まっているかを必ず確認していきます。以下に、過去の自分のToDoリストとスケジュール組みを書いてみます。　

就業時間：8:30〜17:30（休憩60分/実働480分）
生産管理業務
【ToDoリスト】
・定例会議・・・A
・部署MTG・・・A
・PJMTG・・・A
・指示書発行・・・Bc
・資料作成（営業向け）・・・Ba
・資料作成（工場向け）・・・Ba
・資料確認、修正作業・・・Bc
・マニュアル作成・・・Cc

【スケジュール】
8:30-9:00　朝礼
9:00-10:00　資料作成（工場、営業向け）確認含む
10:00-11:00　定例MTG
11:00-12:00 　指示書発行、資料確認、修正
12:00-13:00　休憩
13:00-13:30　部署MTG
13:30-15:00　バッファ
15:00-16:00　PJMTG
16:00-17:30 　バッファ

　敢えて30分単位でスケジュールを組むことで、バッファ時間が予定よりも増えていきます。現時点で、バッファ180分+当日の進捗次第で40％くらいは時間に余裕ができました。

　ここで厄介なのが、「当日納期の依頼」が始業開始と共に雪崩れ込んでくることです。最初からスケジュールをパンパンに組んでしまうと、確実に仕事が回らなくなり、残業が確定してしまいます。そこを想定して、AMとPMにそれぞれバッファを用意して、雪崩れ込んでくる仕事の整理と処理を行っていきます。

　逆に言えば、仕事が舞い込んでこなければバッファ時間に自分1人で進められるBcやCcの仕事を片付けていけばいいのです。そうすることで、どんどん自分の抱えていく仕事が少なくなっていき、自分の仕事をコントロールをしやすくなります。

朝活のメリット

・リセットされた状態で仕事を整理できる
・他人に邪魔されない
・電車や道路が空いている
・仕事をコントロールしやすい
・静かな環境で仕事ができる

朝活のデメリット

・朝早く起きる必要あり
・慣れるまで大変
・自分でコントロールできない仕事だと効果薄
・残業代は出ないところあり

朝活へシフトしたい方へ

いきなり朝活は大変です・・・

　いきなり、朝活をしようとすると大変です。大体が今のスタイルでいきなり翌日から朝活をしようとして、残業続きで朝早く起きるのが大変すぎて長続きしないパターンです。なので、ここから先は実際に朝活をするために自分がやった取り組みを書いておきます。

①自分の仕事の優先順位をつける

　まずは、自分の仕事の優先順位をつけてみましょう。そして、優先順位が低いものは思い切って、残業で片付けるのではなく翌日以降に回しましょう。

②メールは10分以内に何かしら返信する

　「確認してから、改めて連絡します。」でもいいです。このメリットとしては、相手に、“きちんとメール見て動いてますよ”と伝えられること、“未読メールを減らす（自分の抱えている業務に目を通す）”ことがあります。そして、優先順位をつけることで仕事をコントロールしやすくなります。

③いつもの120％発揮したまま1週間過ごす

　上記に書いた、「優先順位をつける」「バッファを設ける」を意識した上で1週間だけでいいので、いつも以上に仕事を頑張ってみてください。頑張るのは、自分で進めることができる”Bc”や”Cc”の仕事だけでいいです。

　1週間もしくは数日間だけ頑張るだけで、皆さんの仕事は以前よりも遥かに整理されて余裕を持ったスケジュールになるはずです。いきなり多忙で朝活にシフトするよりも少し余裕を持ってシフトした方が定着しやすいです。

最後に

　いかがだったでしょうか。

　書いてみて思ったのが、自分の仕事術は色々な人の真似事をして成り立っているので、説明が足りていない部分が多いことに気づきました。今後は、少しずつ別記事で紹介していきたいと思います。

　この時期の朝活は布団から離れるのだけで一苦労ですが、慣れてしまえば残業の3時間よりも有意義な30分を過ごすことができます。

　皆さんも是非、朝活してみてください！