「実力はスピードに現れる」をバリューとした企業の社員が、仕事のスピードをあげるためにやった40のこと
一年前にバリューを改定した当社デジタリフトでは、この一年、バリュー浸透に努めてきました。
新たに定義した4つのバリューの中でも、「実力はスピードに現れる」と表現している「スピード」に価値を置く考え方は、もともとデジタリフトに根付いていた文化です。そして、バリュー改定で改めて言語化されたことにより、なおいっそう浸透したと感じています。Slackでも「SPEED」のスタンプは、かなり日常的に利用されるようになりました。
そこで、この一年、改めてスピードに向き合うことになったわたしたちが、どんなことを実践してきたかまとめてみたら、ひょっとして、世のビジネスパーソンにとって役立つのでは…？？
そんな想いを胸に、今回はデジタリフトの社員から「スピードをあげるためにやったこと」を集めてまとめました。
スピードとは？
その前に、まず「スピード」とは何なのか？を整理をしておきたいと思います。わたしたちの考える「スピード」は下記のようなものです。
むだなスピードに価値はない。相手にとってうれしいスピードに価値がある。
結果的に「はやい」ためには、「速さ」だけでなく、動き出しの「早さ」も重要である。
スピードを出すためには、アクセルを踏むだけでなくハンドルさばきやブレーキングといった技術が必要である。かつ、それらは磨き続けることができる。
スピードが持つ価値を正しく理解するべき。
└スピードは、信頼を生む（⇔遅いと信頼を失う ）
└スピードを提供することで、相手は「大事にされている」と感じる（⇔遅いと相手は、優先度が低い=大事にされていないと感じる ）
└スピードは、ときには感動を与えることもできる
（⇔ときには失望される）「結果的に」はやいことが大事である。
└ときには周囲に頼るべき
└チームプレイでスピードを出すことが大事
ではでは、「スピードをあげるためにやったこと」として集まったtipsを下記カテゴリ別にご紹介します。
1.タスク管理
スピーディーに業務を進めるためのタスク管理方法関連のtips。優先順位や期限を明確にしたり、業務をタスクに分割することで効率的に作業を進めます。
＜予定把握＞
通勤時間に「今日/明日やること」「急がないが早めに対応したいこと」「いつかやりたいこと」を整理する。気になったことは自分宛にDMしておく。
マスト事項はカレンダーに登録。
常に、明日以降や少し先の予定を確認した上で行動する。
＜タスク管理方法＞
チームでのタスク管理ツールを導入（管理部門）
① プロジェクト > 親タスク ＞ サブタスクに細分化し
② タスク単位で担当者 / 確認者をアサインする
という運用に切り替えた。
これにより、何をどの順番で行うべきか、またボールが誰にあるかを可視化できました。また、ツール上で履歴が残ることにより、引き継ぎが発生する際、過去の業務をタスクベースで確認できたり構造が理解しやすいため、長期的なスピードアップにつながります。タスクは小さいことでもメモに残し、頭の容量を空ける。
「あれやらなきゃ」って思いながら仕事するより断然目の前のことに集中できます。今日やることはタスクベースで紙に書き出す。終わったものから二重線で消していく。
タスク分解ツリーの構造を自由な形でアウトプットすることができる点や、モニター上ではなく卓上にずっと出しておいてすぐに目に入れられる点が、アナログメモの利点。二重線で消すのも爽快。
＜タスクこなし＞
すぐ終わるものはすぐやる（★多くの社員が似た回答をしています）
・5分で終わる作業は即実施（道半ば）
・極力ボールは持たない。
・今かかる30分の手間と、それをやらないことにより今後続く10分の手間だったら、前者をとる。
タスクを分解＋こなす（★多くの社員が似た回答をしています）
・最初にゴールまでの道筋を描いて、後はそのゴールに向かって全力疾走する。
・複雑なことは特に、道筋を考えて明らかにしてから作業に入る。
・タスクは頭を使ってなるべく細かく分解して、後はただ手を動かす。
・依頼するもの / されたものは、できる限り期限を切った上で、タスクのスタート位置を「逆算」する。
・タスク化してスケジュールにする際、確認してもらう時間や修正の時間も計算に入れる。
・めんどくさい！と認識してしまっているものは「1％だけ」即座に進める。例えばファイルにタイトルをつけるだけとか。
・「全員やってね」というタスクは、誰より先に完了させる。
＜優先順位付け＞
基本的な優先順位：①社外対応、②社内別部署対応、③社内同部署対応、④自分にふられたタスク対応
タスクの優先度と重要度を混同しない、させない。
2.コミュニケーション
相手とのやり取りを合理的に行う、また、誤解やロスをふせぐことでスピードアップを図るtipsです。
＜テキストコミュニケーション＞
テキストメッセージの目的は明確にし、期日をセットにする。
目的：【共有】【確認】【質問】【依頼】【急ぎ依頼】など
＊こちらは、社内のSlack運用の推奨ルールより抜粋
Slackは、通知が来たら一度すぐに確認する。すぐ返せるものはすぐ返す。すぐに対応できないことは「確認します」「承知しました」などのリアクションだけはすぐに行う。後に回すと忘れるから。
むだな会話のラリーを避けるため、スタンプで完結するものはスタンプで反応する。ただし、自分が確認したことを知らせた方が良さそうな場合はテキストで返信する。
社内での連絡には、あえて丁寧な言葉を使わない。
質問するときはクローズドクエスチョンにする。
「AとBどっちにしますか？」と相手に委ねるのではなく、「AとBの考えがあり、～の理由でAでいこうと思いますがいいですか？」など。相手の回答のしやすさがぜんぜんちがう。相手の時間を奪っている自覚をもって、なるべく相手に負担をかけないようなやり取り＆対応を意識（道半ば）
＜依頼する側として＞
指示を出したり協力を仰ぐ際は、「いかにやってもらうか / やらせるか」というより、「どうしたら気持ちよく作業してもらえるか」を念頭に置いてコミュニケーションを図る。
自分が誰かに作業を依頼する際は、自分が依頼された側になって考える。
組織全体へ依頼をする際、所要時間を記載することで、すぐに対応してもらいやすいようにしている。
例：「3分で終わります」「5分だけください」など。小さい作業報告に対しても、感謝の気持ちを表明する（それにより相手のモチベーションに影響があり、効果があればいいなと思いを込めて）
＜依頼される側として＞
作業依頼をもらった際は、今すぐ取り組めなくても、すぐに取り組むつもりで確認時間をとる。不明点がないか、進めるにあたっての障害物や足りない材料はないか。依頼側も、依頼してすぐの方が記憶が鮮明で会話がスムーズだから。
進捗の確認は丁寧に行う。ちがう方向に進んでいる時間がむだなので。
1mmでも進んだら状況報告だけでもする。
3.モチベーション
自分のやる気を引き上げたり、集中力を高めることで、スピードを出すtipsです。
やる気が出ない業務は、いったん5分だけでも手を動かしてみる。走り出すと、脳と手が働くモードになる。
早く / 速く対応するというより、相手に遅いと思われて信頼をなくす損失を避けるために、やる。
やる気がないと純粋に着手までの時間や作業効率に影響が出るため、自分のモチベーションをコントロールする。
＜短期モチベーションコントロール＞
・達成感などやりがいを感じる瞬間、楽しい瞬間（高い壁、新たな知見）の間隔が空きすぎるとモチベーションを保てないので、日々業務の中にゴールを作ってゲーム性を持たせたりしている。
・「1時間でやる」など決めてアラームをかけ、タイムアタック的にゲーム感覚で取り組む。
・タスク完了の満足度で、夜ごはんの内容を決める（ここまでやったら唐揚げつける。ここまでやれたらアイスも買う、とか）
・自分の仕事を一人で実況解説して気持ちを乗せる。
<長期モチベーションコントロール＞
・人事やマネージャー、最近調子がいい人と雑談ベースで話をして気づきを得る。
・モチベーションが下がっている理由を言語化して誰かに話す。
・自分の数年後のなりたい姿を言語化し、そこまでの階段の何段目に今いるのか客観視する。おのずと、ゆっくりしている場合じゃないという気持ちになる。
モチベーションはコントロールできないものだと割り切って下限値を上げていく。結果的にモチベーションを安定させられているかも。
4.効率化、物理スピードアップ
Excelや、よく使うツールのショートカットをできるだけ覚えて活用する。
自宅のWi‐Fi環境を見直し、超高速にした。
ミスったら改善策をすぐに出す。何気に「ミスが少ない」ことが、スピードにつながる。
毎朝寿司打する。
5.その他：環境 / 設定 / 技術 / 健康
アラームやタイマーの活用
・次のミーティングまでの「あと◯分」を気にしながらだと集中できないので、アラームをかけて予定を意図的に忘れることで集中する。
・「30分でやりきる」と決めて、タイマーをかけてその間だけ鬼集中。
面倒な作業やルーティン業務は、これで効率があがる。
モニター、キーボード、マウスなど、自分の仕事に合うものを選定する。トラックボールマウス、モニターアーム導入など。
6ボタンマウスで、ダブルクリック・戻る・進むの登録。左デバイスのショートカット登録。テンキーは左手で、マウスから手を離さない。
＊当社では、ガジェット通の社員（通称：先生方）がナレッジをシェアしてくれる文化あり。PCの設定を自分流にカスタマイズする。例えば、マウスポインターの色を別の色に変えて見失わないようにする。
メールのフォルダ分けを面倒がらずに設定する。自分にとって重要度の高いメールとそうでないものの判断がしやすくなり、優先順位決めに役立つので。
PCに辞書登録する。
・タイプしにくい固有名詞、特にまちがえたら失礼なお名前や企業名。
・自分のメールアドレスなどよく使うものは短めの語句で登録。
・「せん」：「==================================
・「けい」：「┗」
・「さん」：「▼」
・「よろ」：「よろしくお願いいたします。」
・「おせ」：「お世話になっております。デジタリフトの◯◯です。」 ＊コンサルタント
・「ぐ」：「Google」 ＊広告運用局
・「いち」：「一次面接」 ＊人事
しっかり寝ること。集中できることが何よりスピードへの近道だから。
以上、デジタリフト社員の「スピードをあげるためにやったこと」を紹介しました。
今日から使えるtipsはありましたでしょうか？？
ちなみに、社内のslackで「スピードをあげるためにやったことを教えて」と問いかけたときは、個々の自分自身のスピードアップtipsが集まると想定していたのですが、それだけではなく、相手やチームを含めたスピードアップ方法がたくさん集まり、なんともデジタリフトらしいなぁと思いました。
スピードをあげるために努力し続けることができる、一定のスピード熟練者も更に加速し続けることができるというのがわたしたちの考えです。
今後も引き続き、プロフェッショナルであり続けるために成長していきます。
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