【会社をよりわかりやすく②】Slackポリシーを制定してみた
DentaLightでは現在、社内の情報を整理してより分かりやすく、メンバーがより一層働きやすい環境にしようと日々努力しています。
また、その内容を「社内の見える化」として、社内外に向けて発信を行っています。
第二弾として、今回は『Slackの運用について』をお届けします！
第一弾である『Notionの導入について』はこちらをご覧ください。
なぜSlackポリシーを？
DentaLightは福岡本社と東京オフィスの2拠点であり、リモートと出社のハイブリッド方式です。社内のコミュニケーションの多くはSlackが占めています。
Slack自体は2年前から導入していましたが、ここ一年の組織の成長を受けて、メンバーからSlackの利用についての問い合わせが増加していました。管理者であるコーポレートも、運用で悩む場面が増えてきました。
そこで、Slack導入から2年が経ったこのタイミングで、Slack運用の明確なポリシーを設定することにしました。
その際、下記の記事を大いに参考として作成いたしました。この場でお礼申し上げます。
■mercan『メルカリ社内Slack利用ガイドラインを一挙公開しました〜！！#メルカリな日々』
https://mercan.mercari.com/articles/23325/
■Qiita『SmartHR Slack の歩き方【完全版】運用ガイドライン / マニュアル / ルール』
https://qiita.com/yamashush/items/a401bcf6b02e86b8a58b
そして、下記の四つの項目を設定しました。
強制力はなく、あくまで《こう使った方がより快適に過ごせる》という気持ちとして「Slack利用ポリシー」という言葉を採用しました。
①Slackで投稿して良いもの・ダメなものを理解する
・業務の話や指示をダイレクトメッセージ（DM）で行うことはNGとします。
・プライベートチャンネルも活用しましょう。
・社内の機密情報（人事・労務情報や公表前のプロジェクト等）を扱う場合は、関係者全員を入れたプライベートチャンネルの作成をコーポレートに依頼しましょう。
・DMを活用する例
-上長やコーポレートに家庭や心身の相談をしたい
-自分や家族の個人情報の変更をコーポレートに共有したい
-社内アカウントのログイン情報の共有
DMを完全に禁じる項目ではなく、一定の線引きとして設けています。
また、上記は公開用に内容を一部省略していますが、社内向け資料ではより詳細に、業務に紐づく具体例と共に載せています。
DentaLightでは、スタートアップやベンチャーをキャリアに持たず、ビジネスチャットツール自体初めて触れるという社員も多く在籍しています。（私自身もその一人です！）
より具体的で、新メンバーにも明確であることを第一に心がけました。
②チャットコミュニケーションの限界を理解する
・他のコミュニケーション手段と併用する
チャットのやりとりが長くなったときは、文章での伝達に限界がある場合が多いです。その場で口頭共有する手段も取り入れましょう。
-Slackのチャット欄で/zoomや/hangoutとコマンド入力すると、ミーティングURLが発行されます。
-電話と同じでよければ、huddle。
・発言に遠慮する必要はないが、配慮は必要であると理解する
顔や声色がわからないコミュニケーションは、故意でなくても冷たく見えがちです。
オープンな議論のため、発言を遠慮する必要はありません。
一方で、この発言が相手を不用意に傷つけないか、相手への配慮に欠けていないかを十分に留意しましょう。
読んだ後は既読感覚でスタンプを押して、意思表示をするのも大事。
文章でのコミュニケーションはログが残るという大きなメリットがありつつ、認識がズレたときに分かりにくいというデメリットがあります。
その使い分けが社内コミュニケーションの整理に役立てばと思い、上記を設定しました。
/zoomや/hangoutといったコマンドは、それぞれZoomやGoogleMeetのアプリを事前にSlackに追加する必要がありますので、ご注意ください。
ここはメルカリさまの記事の項目を大いに参考にしております！
厚く御礼申し上げます。
③通知は自分でコントロールする
・夜や休日の通知は、受け取る側が調整しましょう。
送る側も気にしなくて良いです。
ただし、チャットが非同期コミュニケーションであることを十分に留意し、すぐに返信が来ることを期待しない。
・平日に有給を取る場合、表示名を「氏名_12/25休み」みたいにすると、相手も気づけますのでご活用ください。
-名前とステータスはゲストにも見えることを留意すること。
元々、通知は自分で調整しようという運用が社内で浸透していました。この項目は、あくまで新しく入るメンバーに向けて明文化した、という程度です。
フルフレックスで働く社員が多いDentaLightは、意図せず相手の就業時間外にメンションを送ってしまうこともあります。
あくまでDentaLightの勤務形態を踏まえた内容ですので、夜や土日のメンションはやめよう、という考え方もメジャーかと思います！
自社に合う形を、十分に考えるべき項目だと感じています。
④オープンチャンネル作成は自由
・チャンネルの作成／招待／退出は自由。だけど接頭語とトピック記入は必ずする。
・チャンネルのアーカイブや整理をQごとに実施する。
-三か月利用されていないチャンネルはアーカイブします。アーカイブした場合も戻すことは可能です。
-Q頭に「Slack Cleanup Day」を設定し、全社でSlackのチャンネルの運用や名称に変更がないかを協議します。
・@channelや@hereについて
チャンネルに参加する全員にアクションを求める場合とします。（例：アンケートの入力など、受け手に作業依頼する場合）
情報共有のみで@channelを使うと、通知を素通りする習慣がついてしまい、作業依頼への注意が下がります。
チャンネルの命名規則
①「#接頭語-名称」で統一。名称は日本語でも英語でもよい。
②英語表記でスペースを表現したい場合は「_（アンダーバー）」を用いる
③接頭語が重複する場合は、下記の表で上にあるものほど優先度が高いので、先頭に書く。例えば、ゲストがいるプロジェクトチャンネルの場合、「#g-pj-〇〇」と記載する。
④プライベートチャンネルについては、なるべく下記に沿って命名改めてもらえるとありがたいです。
(全社に影響しないので、参加者の皆さんで使いやすいように）
チャンネル命名も、採番から接頭語に一新しました。接頭語は短めの英単語にしつつ、その後の名称については、取っ付きやすさ重視で英語でも日本語でも良いとしました。
ほとんどは既にあった分類を利用していますが、#zp-（個人のつぶやき） や #v-（Valueを共有） のような、業務に必要なコミュニケーション以外もできるチャンネルの定義を新たに設けました。
#zp- ：個人チャンネル
制定者である私自身、早速個人の雑談チャンネルを作ってみましたが…かなり活用しています！
リモートワーク時でも、オフィスで仕事するときと、近い感覚で仕事ができるように感じています。（大体、一人でぼやいているか通知テストばかりですが笑）
ちょっとした気づきを共有できる場所として活用しています。
#v-shared-lightheart：社内のバリューを共有できる場所
最初は、Notion導入に際してTips・How Toを共有する場所として作られたチャンネルだったのですが…DentaLightのバリューである「LIGHT Heart」（=ハートに火をつける）を社内で共有できるチャンネルとして生まれ変わりました！
Notionの社内ポータルのトップに「Shared LIGHT Heart」というギャラリーを作成しています。
お客様から頂いた声を中心に、どんな『LIGHT Heart』だったかを、写真を交えてメンバーが自由に発信可能なデータベースです。
詳細は省きますが、データベースに記事が投稿されると、Slackのチャンネルに投稿される仕組みを作りました。（Google Apps Scriptを利用しています）
こうして、会社の中で起きた喜ばしい出来事のストックと共有が、同時に行われるようになりました。
Slackの可能性は無限大
DentaLightのSlack事情を赤裸々に語りましたが、いかがだったでしょうか？
Slackは各社それぞれのカルチャーが色濃く出て、他社事例を読むのも楽しいツールの一つだと感じています。
私個人の感想では、もはやSlackは単なる仕事のツールという枠にはとどまらず、日々の業務を楽しく過ごすために不可欠な存在だと感じています。
また、ワークフロービルダーやGAS、zapierなど、バックオフィス自動化の観点からも、まだまだ使い倒したいと感じています！
そんなSlackを、まずは新メンバー含めた全員がより快適使えるように、Slackポリシーの制定から始めてみました。
今後も、メンバーがより一層働きやすい環境にするための取り組みを発信していきます。
応援よろしくお願いします！