PMがやっていることって意外と身近に溢れていて、難しくないよっていう話。（前編）
こんにちは！株式会社DELTAで、プロジェクトマネジャー/ディレクターをしている吉田と申します。
最近、インフルエンザが猛威を振るっていて体調を崩されている方も多そうですが、皆さまはお変わりありませんでしょうか…？
おかげさまで、弊社メンバーは健康体でみんな元気にやっています！！
DELTAは2023年アドベントカレンダーに参加しており、わたしもアドベントカレンダーdey9の担当として書かせてもらっています。
前編と後編という2部作でお届けします。タイトルの通り、身近な事象をたとえにPMのやっていることをご紹介します。意外と意識せずにやっていたことが、実はプロジェクトに置き換えられることだったなんてと、身近なものとしてとらえてもらうきっかけになれば嬉しいです。
“あれ、PMって思ったより難しくないぞ…！”
わたし自身がそうだったのですが、PMという立場を任されると
・プロジェクトは失敗できない。みんなに迷惑がかからないように、ミスが許されないのではないか
・そもそもPMって何をすればいいんだ？タスク管理？進捗管理？交渉？
・要件定義ってどうやるの…？
・PdM？PjM？PMってそれぞれ何がどう違うの？
このような感じで、無駄に不安な気持ちだけがひたすら頭の中を占めてきました。
不安な気持ちを吹き飛ばそうと、珍しく本を何冊も手に取って読み進めている中でふと思ったんです。
PMが求められてやっていることって、どれも普段の生活の中でも発生して 普段から考えていることでは ・・・？と。
※本当に読書している私は珍しいです。前職では仕事のために何か資格取ろうとか勉強しようと思うことがなく、のらりくらりと、炎上プロジェクトを渡り歩いてタスクを片付けまくるという過ごし方をしてました。
まず、PMって何をやるんだっけ？
PMがプロジェクトを遂行する上でやっていることをあげていきます。
○10の知識エリア
● 統合マネジメント
∟ プロジェクト目的や全体の方針を定め、目標やプロセスを調整したり管理したりする。
● スコープマネジメント
∟ 顧客などのステークホルダーからの要求・要望を整理し、プロジェクトの範囲を定め、成功させるために必要な作業と成果物を定義する。
● スケジュールマネジメント
∟ プロジェクトで実施する作業に対して、段取りや所要期間・工数を見積もり、スケジュールを策定する。そして、スケジュール通りに作業が進んでいるか、進捗を管理し、必要に応じて是正処置を行う。
● コストマネジメント
∟ 見積もった予算内でプロジェクトを成功できるように、費用や人員調整(人件費)を適切に見積もり、予算を管理する。
● 品質マネジメント
∟ プロジェクトのプロセスや成果物における品質を管理する。
● 資源マネジメント
∟ 人的資源(プロジェクトメンバー)と、物的資源(資材)の調達および管理を実施する。どのような人・物がどのくらい必要なのかを明確にし、プロジェクトを遂行するチームを編成する。
● コミュニケーションマネジメント
∟ チームメンバーに限らず、顧客などのステークホルダーと、プロジェクトに関する情報をどのようにやり取りするか、円滑な情報交換を行うために管理する。
● リスクマネジメント
∟ プロジェクトを進めていく中で発生する可能性があるリスクを管理する。もし発生すればプロジェクトの目的達成に影響を与えるもので、プラスの影響もマイナスの影響もどちらも対象となり、どのように扱い、どう処理するかを調整する。
● 調達マネジメント
∟ プロジェクトを進めていく中で必要な様々なプロダクトやサービスの調達を管理する。調達先の選定や検収・納品まで、契約のみではなく一連の調達に関するすべての管理を行う。
● ステークホルダーマネジメント
∟ チームメンバー他、顧客やスポンサーなど、社内外問わず、プロジェクトの利害関係者との関係を管理する。ステークホルダーを洗い出し、誰がどのような役割を担っているか、どのタイミングで関わるのかを明確にし、交渉やコミュニケーションを通じて期待値や関係性を調整する。
この並びで見ると、“いやいやちょっと自分にはハードル高いな…”なんて思う人もいるかもしれません。実際に、PMについて書かれているnoteやQiita、Zennを見ると”初めてやってみて苦戦している”というような記事や、そもそも始めたばっかりなのでこれから更新しますという記事が多く、「PMってこういう動きすればいいんだよ」の虎の巻のような記事はあまりありません。わたしと同じようにPMというポジションに対してハードルが高いように思っている方が多そうだな～という印象を受け取ります。
この先を読んでもらって、そんなに畏まったり、堅苦しいようにとらえなくてもいいんだって、肩の荷が下りるような感じになれば嬉しいです。
普段の生活に宿る“PMがやること”とは？
先日、DELTAは1泊2日で熱海にて合宿を行いました。（とっても有意義だった合宿の詳細レポートは、吉川から記事を投稿予定です。お楽しみに☺）
熱海合宿について、PMという視点で分解していきます。皆さんの場合は、身近なことでいうと“旅行”を思い浮かべてもらうといいと思います。
皆さんは、旅行の準備ってどのように進めますか？
頭に浮かべていただきながら、これから合宿についてPMという役割で書く内容と照らし合わせてみてください。
今回は10の知識エリアのうち、5つまで前編として書いていきます。
● 統合マネジメント
合宿の目的や方針を定めました。ここは弊社の丹・吉川にて策定し、メンバーへ展開されました。
より具体的な目的も展開されているのですが、そちらは、別の記事にて公開しますので、今回はこちらの概要にて話を進めます。
皆さんもスポーツ観戦で遠征を！とか、好きなバンドのライブが～！とか、家族旅行したくてとか、旅行の目的が何かしらあると思います。ふと思い立って気分転換に、それも立派な目的です。
● スコープマネジメント
合宿の目的が達成できるように、どこでやるか、いつまでにやるか、誰が行くか等、要件を整理します。
ここからは、メンバーの要望を確認して行先を決めていきます。
最初は、福利厚生を活用して飛行機利用を想定していたので、空港もかなり注視していました。直行便で行けるとか、どのくらい移動時間がかかるとか、要件を確認する時点である程度、制約条件を考慮して選択肢を絞りながら皆の要望を聞くことをしたのは、ちょっとした工夫点です。
● スケジュールマネジメント
いつ行くか、日程調整をしました。
丹が火・木で顧客訪問を定期予定で組んでいたり、他もお客様との商談予定をたくさん抱えていたので、皆が2日間業務調整を最低限で済ませられて、且つ、吉川が提示していた「11月2週目～末くらい」を実現できる予定で調整しました。宿の予約が取れるかどうか、も大事なスケジュールを考慮するポイントになりました。
いつ行くかが決まった後は、
・宿の予約はいつまでにしないといけない、支払い期日はいつまで
・チケットはいつまでに手配が必要か
・会議室を予約するために、当日のスケジュールを組む必要がある
・お昼はどこへ行こうか、予約要否はどうだろう
次々と決めること、対応することがあるので、合宿当日までに逆算して準備を進めます。今回、具体的にWBSを引かずにやってしまったので、サンプルがないのですが、旅行の日程に合わせて、逆算して準備を進めることがスケジュールマネジメントに該当します。
● コストマネジメント
宿泊費が1名あたり1万円程度（交通費と外食代は別）という予算が決まっていました。会議室が付いている旅館で、宿泊費が1人あたり1万円程度というのは中々そんな良心的な宿泊施設は見つからず。
リスクマネジメントにもかかるかもしれませんが、宿泊費の予算を超えないために安価なビジネスホテルに宿泊して、会議室は別でレンタルスペースとして借りるという選択肢も持って、宿泊施設を探しました。
● 品質マネジメント
他の事業部で実際にあった合宿の話だと、カプセルホテルに泊まったところもあったようです。男性2人で1つのカプセルでぎゅうぎゅう詰め、女性もお風呂無しで簡易シャワー室（もしくは近隣の公衆浴場）という合宿になったそうです。
合宿とはいえ、会議室を借りてディスカッションすることももちろん大事ですが、遠出するので、旅行気分も味わえるような快適な宿泊施設、美味しいごはんが食べられるエリアであることは重要視しました。
お昼ごはんを食べるお店の選定なんかも、品質に関わるポイントとして、アクセスしやすく、大人数でも入れて、現地の特融の美味しいものが食べられるところを探しました。
旅行であっても、観光したい目的地まで数時間移動が必要なエリアに宿泊施設を借りず、できるだけ近いところを選ぶことをしますよね。予算や好みによると思いますが、自分や一緒に行く友人・家族が満足できる基準にあうように観光先や宿泊施設を選ぶところは、旅行の品質に関わることかなと思います。
ここまで、10の知識エリアのうち、5つを身近な事象と照らし合わせて書いてみました。少しでも「PMって、思っていたより身近にあったんだ、、」とか、「プロジェクトを動かすって、想像していたより難しくない、、」とか、イメージが良い方向に変化していれば嬉しいです。
まだまだ残り5つも後編でご紹介するので、次回もお読みいただけると嬉しいです。
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