ワーママ社労士が初めてスタッフを雇用したときの話

私は、社労士事務所を開業して4年目に初めてスタッフの雇用に踏み切りました。

当時はまだ何とか一人でも回せるけどと言うギリギリの業務量でしたが、スタッフの確保や、業務の引き継ぎ、スタッフの教育には時間がかかるであろうことを見越し、思っていたよりも少しだけ早くに求人を出すことになりました。

私と同じように、時間の制約があるけど働きたいというワーママを想定して求人を作成。
求人に盛り込んだワードは完全在宅、シフト柔軟、パソコン貸与、スキルアップ。

結果、ハローワークとホームページに求人を掲載し、1ヶ月で4件ほどの応募があり、うち人事経験者の方に入社してもらうことになりました。

人手不足で苦労されている会社は多いですが、やはり事務職でしかも在宅勤務の仕事は、人気があるようですね。

初めての雇用と言うことで、社内ルール、特に在宅勤務におけるルールや誓約事項を慌てて作成し、社内コミュニケーションツールや勤怠システムを導入し、環境を整えました。

簡単な業務マニュアルも作ったのですが、最も大変だったのは、自分の仕事をこなしながら人に教えるという作業。
考えることが多すぎて、冗談ではなく頭がショートするかと思いました。

結局、スタッフがある程度の量の仕事を回せるようになるまで、丸一年かかりました。

増え続けるお客様の対応と、スタッフ教育を両輪で回していくのは本当に大変でしたが、今ようやく仕事が分担できて楽になったと感じています。

このような経緯もあり、少し早めにスタッフの雇用に舵を切ったのは、結果的には正解だったと思っています。

チャットツールでの社内コミュニケーション

私自身が自宅で開業していることもあり、スタッフも完全在宅勤務です。

それもあり、社内連絡手段は専らチャットツール、もしくはWEB会議です。

チャットでのやり取りとなると、双方に言語化できる能力だったり筋道立てて簡潔に伝える能力が必要になります。

非常に苦労したのは、スタッフのコミュニケ―ションの型を理解し、スムーズに進まない時はその改善を伝えていくこと。

例えば、スタッフさんは当初、丁寧に伝えたいが故にチャットに情報を盛り込みすぎて、論点がぼやけ、「結局何を言いたいの？」と解読が大変な文章を作っていました。
私はお客様対応でてんやわんやですから、難解な文章を読む余力などありません。

テキストの情報はなるべく簡潔に、分かりやすく伝えてほしいという指導を重ねましたが、角が立たないように伝えることには大変気を使いました。

スタッフさんも徐々にテキストによるコミュニケーションに慣れ、
現在はこの問題はおおよそ解決しています。

スタッフを雇用することの大きな効果

事務所を開業した当初は、一人ですべてを回せる規模で仕事をしようと考えていました。
しかし、お客様が増えるにつれ、「これ、私が病気になったり倒れたらどうしよう？」と自分の背負う責任の重さを強く感じるようになってきました。

そこで、リスクヘッジの観点でも人手は複数あった方がいいと考え、少なくとも1名、多くても2～3人のスタッフで業務を分担していくことを検討し始めました。

現在は、毎月必ず期日に処理を行う必要のある給与計算はスタッフと私の2名体制をしいています。

社労士業務の補助については、現在2人目のスタッフを新たに雇用し、
私と新たなスタッフの2名体制にするべく環境を整えている最中です。

このように、社労士事務所の運営を複数体制にすることで、
「誰かに何か起こった時も、お客様に迷惑をかけない」体制を築くことができるのと同時に
私の業務負担もかなり軽減され、力を入れたかった研修業務や新しい分野への勉強の時間も確保できるようになったことが大きな効果でした。

体制を変える際は大きな手間と時間が必要でしたが、
もうひと踏ん張り、事務所の安定運営のために頑張りたいと思います。

以上、ご参考いただけますと幸いです。