整理収納で職場が劇的に改善！8年間の取り組みとその成果

自分が整理収納が得意で好きなことに気づかせてくれた今の会社に転職して8年目になります🏢

今思えば当時は本当に不要物だらけでパンパンの空間でした。全く異なる業種への転職だったので最初はこんなものなのかなと思っていましたが、徐々に仕事にも慣れはじめてるとやはりこれはオカシイと思い少しずつ整理して収納改善を今日まで進めてきました。

今回は社内で整理収納を進めてきたことで起きた現象と職場での整理収納をスムーズに進めるコツを書きましたのでご興味があれば読んでみてください😃

現象については大きく2つに分けて紹介していきます。1つ目は直接的な良い影響と2つ目は間接的に起きた影響です。直接的な影響は一般的に言われている内容かも知れませんが、それをマジマジと実感したことです。

直接的な良い影響

1️⃣生産性の向上⏰

職場が整理整頓されていると必要な部品や道具をすぐに見つけることができ、無駄な時間を削減することが出来るようになりました。結果、仕事の効率が向上し業務のスピードが上がり、また整理収納がしっかりしていると物が紛失するリスクも減少し、無駄な再購入や探し物による時間の浪費を防ぐことが出来ます。逆に今までどれだけ重複して無駄なモノ発注をしていたかを認識させられました💦

2️⃣スペースにゆとりが出てきた✨

それまではスペースが無くてパンパンにモノがあり過ぎて本来あるべき場所にモノが置けない状態でした。頻繁に出すモノを取り出しやすい場所へ移動して、あまり出ないモノは倉庫の奥などに移動するなど収納場所の改善が可能になり使い易くなりました。またスペースが出来たことにより清掃もやりやすくなり埃などが溜まり難くなって綺麗になりました。

3️⃣イメージアップ⭕️

以前、仕入れ先の営業マンが訪れた際にネジ類がサイズ毎に収納された棚を見て、こういうところが御社の生産性の高さに繋がっているのですねと感心させれたことがありました。今まで全くされて無かったので内心苦笑い状態でしたが😅整理された職場を外部の人が見ることで、企業の信頼性や効率性が高いと評価される気がします。トヨタがその良い例ですね🚗逆に雑然とした職場は企業全体のイメージを損なうので整理収納の改善は対外的なイメージ戦略の一環としても重要だと思います。

間接的な良い影響

①私が携わっていない場所も他の人が整理収納をし始めた⏯

私がメインでいる場所以外を他の仲間が整理収納をやってくれるようになってくれました。それまでは誰1人整理収納をやる人が社内に居なかったのですが、全員ではありませんがポツポツをやり始めてくれる人が出てきました。これはとても嬉しい傾向です☺️

②捨てるという行為に対して抵抗感が低下してきた🗑️💖

当初は私が整理する為に捨てていいか許可を得ようとするとその判断をたらい回しにされて最終的には会社の資産だから勝手に捨ててはダメと言われ続けていました💦それでも粘り強く許可を得ようと角が立たないように促していたら最終的には社長までその判断がいってやっと許可がおりたこともあり、とにかく時間がかかっていたのですが徐々にその判断も現場レベルで出来るようになり今では結構大胆に整理が出来るようになりました🗑️

③人間関係が改善されていった😍

もしかしたらこれは私が都合良く解釈しているだけかも知れません。私が入社した当初はほぼ全員が互いに陰口を言い合っていたりしていて本当に殺伐とした雰囲気でした😰それが整理収納改善が進むにつれてその人間関係の悪さも自然と無くなり今では本当に良好な人間関係になっています。もしかしたら環境の悪さが無意識にストレスを溜め込んでいたことが原因なのかなと個人的には考えています。🤔

職場での整理収納活動に抵抗が生まれる理由⚠️

今ではスムーズに整理収納改善が進めるようになってきましたが、当初は本当に激しい抵抗を受けていました。また何かモノが見つからないと私が捨てたんじゃないかと頻繁に疑われたりして、嫌な思いもしました😅

次は何故このようになるのかの理由を書いてきます。

ホメオスタシスという言葉を聞いた事ありますでしょうか？一般的には人の体温が36℃前後に安定するように汗をかいたり鳥肌になったり無意識に体が現状を維持しようとする機能することを指します。

このホメオスタシスは個人の体だけではなく、組織としても変化に対して自然と抵抗する性質があるのだと私は思います。

職場においてはそこに携わる人が日々の業務や環境に慣れ親しんでいるため、大きな変化はストレスや不安を引き起こします。突然の整理収納活動は物理的な配置の変更だけでなく、業務フローや仕事の進め方にも影響を及ぼす可能性があるので作業環境や業務習慣が大きく変わることに対して抵抗感を抱くことが多いのです。

また組織には既存の文化や慣習があり、これらは長い時間をかけて形成されてきたものでそれが急激に変えることは難しいです。整理収納活動を一気に進めるとこれらの文化や慣習に対する挑戦と捉えられ反発を招くにです。今の会社はかなりモッタイナイ精神が蔓延っていて勝手に個人の判断で捨てるという行為など完全な悪のような価値観でした💦

組織のホメオスタシスに対する整理収納活動の進め方

これらの要因を踏まえると、職場での整理収納活動は段階的に進めることが重要だと思います。私が職場での整理収納活動をする時に意識していた事は下記の通りです。

1️⃣リーダーの許可を1番先に得る☝️

職場のリーダーの許可を得てからやらないと周囲からの同意も得難くなるので重要です。まずは現場のリーダーに整理収納改善する目的とメリットを明確に伝え同意を得るのがスタートです。当初、所長からの抵抗が激しくそれでも粘り強く交渉して進めていたらその上のブロック長からもう所長は口を出さずに現場に任せろと仰って貰いだいぶスムーズに活動出来るようになりました😆

2️⃣段階的に徐々に進める🐢

これはホメオスタシスを攻略する重要なポイントです。小さく変化させると抵抗感が無く変化を受け入れられる特徴があるので大規模な変化を避け小さな改善を段階的に進めることが大切です。まずは棚の一部の整理収納改善からで最初は充分です。

3️⃣他者の意見を取り入れる👂

独りよがりな変更は抵抗を生みますし、本当に効率的な改善をする為にも一緒に働いている仲間の意見も取り入れることが大切です。

4️⃣『もし改善して不備があったら1人で元に戻します』と啖呵を切る😤

当初、所長からの抵抗のあった時によく言っていたワードでした😅その改善に自信が大いにある場合にはかなり使えます。しかも元に戻すのも隙間時間を使って通常業務に支障を出ないようにしますと言えば相手から反対される余地ほぼ無いので（笑）失敗したことはまだ無いので一度も戻したパターンはありません。

マル秘裏技㊙️

私のnoteにはもう何度も出ているのでもうマル秘ではありませんが『保留ボックス』、これが職場の整理ではかなりその効力を発揮します。毎回捨てていいのか判断を得るのは手間も時間もかかるので、どうみても使ってなさそうなモノは保留ボックスにまとめて1年ぐらい保管しておきます。

後からアレどこかにあったよねと他の人に言われて保留ボックスから取り出すことが出来て何度か助けられたことがあります。1年以上経過したら誰も覚えていないのでそのまま一気に捨てることがほぼ可能です🫢

以前、保留ボックスについて紹介した記事のリンクを貼っておきます⬇️

最後に🔚

如何でしたでしょうか？
職場は1日の中でも滞在する時間が長い空間なので、常に整えておくと仕事もはかどり人生全般もより良い流れになると思います。週明けから少しずつでもいいので職場環境を整えるキッカケになれたら幸いです☺️

最後まで読んで頂きありがとうございました♪
また日曜日の夜に🌙