現在のインサイドセールスの仕事から掴んだ「仕事でミスを生みづらい作業術」

こんにちは。良ちゃんこと良平です。

現在32歳。人生100年時代に仕事もプライベートも長く現役で楽しみ、いずれは多くの人に火をつけるきっかけを与えていきながら多くの仲間と「村」を創るというビジョンを掲げています。

最近は自身の転職エージェントの活動や自分の実体験、職業紹介という観点でプロ野球選手の紹介を通じ感じたことや気づきを書き起こしています。

前回は、新卒1年目の方々へ〜3年が勝負！！」というテーマで書かせていただきました。ぜひご覧いただけたら嬉しいです。

私は普段、昼間はインサイドセールスの仕事を行い、フリーランス活動として転職エージェントを行っているのですが、　　　　　　
今回は、インサイドセールスの仕事の中で気づく事ができた具体的なテクニックのご紹介です。私は非常に作業が苦手で、ケアレスミスや誤字脱字が多く痛い目にもかなりあってきました。

しかし、これまでの複業、起業準備の取り組みで積み重ねてきたものも、今のインサイドセールスの仕事の中で得た様々なコツが噛み合い始め、なかなか改善できなかったミスの原因に気づき始め。仕事の正確さとスピードが格段に良くなってきたのです。

簡単に言いますと、分かりやすい成果に現れるようになりました。私の追っている数字なのですが、月間の見込み顧客からのアポイント獲得数です。
この数字が、転職初月でKPI(目標達成のための達成度合いを数字などで定量的に示す指標)　　　　　　175%で部門トップ、社内表彰される原動力となりました。　　　　　　　　　　　　　　作業がボロボロの私もここまで変化できたテクニックを、ほんの少しだけ今回、ご紹介させていただきます。

1.フォーマット作成

営業の方も事務の方も、今やパソコン作業は必須ですよね。タイピングが速い方は武器としてそのままフル活用いただければと思いますが、並のスピードの方も、ある程度のレベルまでスピードアップし、ミスが少なく文字入力ができるようになります。

鉄則は、「フォーマットをつくる」です。挨拶文や定型文ですね。これらに使う文章は、大体一緒な場合が多いです。一から入力していては、時間はかかるし誤字も生まれやすいです。フォーマットを作っておけば、それをコピーして貼り付ける「コピーアンドペースト」(ここからはコピペと呼びます)していけば、サクサク作業が進みます。

これで、私はインサイドセールスでお客様へのアプローチメールを、限られた時間で大量に送り、アポイント獲得に繋げていきました。これはかなり使えます。　　　　　　　
作業を減らす、これも仕事術の一つと言えますね。

2.タグを隣り合わせにする

先ほどのコピペ作業をする時に、たくさんのタブを開いていて、どこに何があるか分からなくなってしまう事、ありませんか？　　　何が言いたいかといいますと、探す時間の削減です。具体的には、タグを隣り合わせにする。右から左、左から右。単純作業で探す動作もカットでき、正確に早く文書を作成できます。そしてコピペミスも防げます。

3.コントロールキーの活用　

キーボードにある「ctl」は、実はとても便利なボタンです。コントロールキーと呼ばれています。

「ctl+C」=コピペ　　　　　　　　
「ctl+V」=貼り付け　　　　　　　
「ctl+Shift+V」=フォントずらさず貼り付け
「ctl+ +」=今日の日付(ログ作成に便利)

など、ショートカットキーになります。　　
あとはよく使うキーワードは辞書登録がオススメです。これで作成スピードは格段に上がりますよ。さらに、Gmailや社内コミュニケーションツールで使われるSlackにて、タイマー送信を使っておくと、やり忘れやルーティン作業の漏れを防げます。　　　　　　　　
お客様へのアポの1週間前と前日に送るリマインドメールも、私は時間が空いた時にスケジュールを見てタイマー設定し、確実に送信をしています。今まで獲得したアポが流れた事はありません。

4.誤字脱字チェック　

私は、これが一番苦手だったのですが、チェックする場所にコツがある事にやっと気づけました。コツとしては、自分が修正した箇所だけチェックすることです。　　　　　　　
一番上から一番下まで見てると、逆にミスを見落としがちです。　　　　　　　　　　　変化ポイントだけ注意する事で、ミスに気づきやすいのです。これが私は一番の発見でした。ぜひ実践してみて下さい。

作業のマメさとスピード。　　　　　　　　
余談ですが、転職エージェントの仕事の際に、代表からも作業が速いと異性からも同性からもモテるよと教わっています。　　　　
わかっていても、実際に行動し、継続してる人は少ないものです。　　　　　　　　　　　私自身、転職してすぐに、根気強く上記のテクニックを駆使し、いいスタートを切る事ができました。　　　　　　　　　　　　　　
今後も仕事の中での使えるコツが自分で習得できた際は、「転職」に繋げて、その後の「仕事術」「コミュニケーション術」も紹介していけるよう、私自身も日々クオリティ高い仕事ができるよう励んでネタづくりもしていきます。

次回の予定は「最新の面接事情①〜オンライン面接の極意」について書いていきます。お楽しみに。