業務自動化デビューのご報告。
ツールを作成して業務を自動化することを日々考えているyoneといいます。
過去の記事では業務改善について記事を投稿してきましたが、ついに最終話（第５回）を迎えてしまいました。なぜなら・・・
自動化ツールを導入したからです！！！
（おめでとうございます。ありがとうございます。）
ということで、自動化ツールの導入記事をまとめてみました。
※過去記事（第１回～第４回）のリンクを記事終盤に
貼っておきます。お時間あればご参照ください。
0. どんな自動化ツールを導入？
前回の記事で決めた
『お問合せ集計業務の自動化』ツール
を導入しました！
1. お問合せ集計業務って何？
そもそも「お問合せ集計業務」って何？？？
ということで、まとめてみました。
1.2 お問合せ集計業務フロー
① お問合せ実績報告メール受信
集計元となるお問合せ実績ファイル(Excel)をメールにて受信
② 添付ファイルの保存
お問合せ実績ファイル(Excel)を所定の場所に保存
③ お礼メール返信
お問合せ実績連携元にお礼メールを返信
④ お問合せ情報集計
お問合せ実績ファイル(Excel)を元にデータ集計
※集計結果はExcelにアウトプット
⑤ 集計結果メール送信
集計結果(Excel)を添付してメール送信
1.3 集計元となるお問合せ実績とは？
実際のお問合せ実績情報をお見せできませんが、以下画像を示す通り、店舗からのお問合せ実績情報が一覧化されたExcelファイルとなります。
お問合せ実績情報の内容には、「レジの電源が入らない」・「画面にエラーがでている」等が記載されています。
・お問合せ実績情報
2. 業務改善を整理します。
前回の記事でも記事にしていますが、改めて整理。
以前から定型作業となっているお問合せ業務をなんとかしたい！と要望があったことも導入理由の一つになります。
3. 実装範囲再確認です。
1.3 でお問合せ業務について説明しましたが、この業務フローを・・・
全て自動化・ALL自動化・All automation！！
4. 使用したソフトはこちら。
・Power Automate Desktop（PAD）
説明 ：業務効率につながるアプリをノーコードで開発できる製品
(RPAツール)
自動化：1.2 お問合せ集計業務フロー ①②③④
・Visual Basic for Applications（VBA） ※ソフトではありません。
説明 ：Microsoft Officeのアプリケーション独自のマクロ言語用に
作られたプログラミング言語
自動化：1.2 お問合せ集計業務フロー ④
5. 実装（苦労したこと）
技術記事ではないので、実装についての記事は書きませんが、
苦労した点をまとめておきます。
5.1 苦労した点
・複数名の人が自動化ツールを使用するので、使用者それぞれの環境で
動作するように考慮した点
（業務フローを自動化する以外の考慮も必要でした。）
・不具合発生時にツール側で表示しているエラーの意味が分からない・・・
（PAD・VBA共に）
（調べるのに時間がかかってしまい、実装が進まないことも。）
当然、技術的なことで苦労した点もいろいろありました。
ただ、想定通りに動くと快感です。
5.2 おまけ
お礼メール返信の実装テストで誤ってグループ他社へメール送信して
しまいました。。
誤って送信したお礼メールに対する謝罪メールを手動で送信・・・
6. 実装結果（集計結果・メール送信）
1.3 のお問合せ実績情報を元に、集計した結果とメール送信した結果です。
こちらも実際にお見せすることはできませんが、イメージはこんな感じ。
6.1 集計結果
・お問合せ集計結果① - 集計結果を報告用に文書化
自動化：1.2 お問合せ集計業務フロー ④
・お問合せ集計結果② - 店舗別お問合せ件数一覧（件数降順）
自動化：1.2 お問合せ集計業務フロー ④
6.2 メール送信
・お礼メール
自動化：1.2 お問合せ集計業務フロー ③
・集計結果メール送信
自動化：1.2 お問合せ集計業務フロー ⑤
7. 効果検証結果！
効果でました！
作業工数が約1/30に！！！
週1回の作業で約15分かかっていた作業が約30秒。年間作業工数に換算（年間52週で計算）しても約13時間の作業工数減と大きな効果はありませんが、業務自動化の第一歩としては、上出来な効果結果となりました。
8. フィードバック
ツールを実際に使用していただきフィードバックをいただきました。
『定型作業を自動化してくれて助かる』
『他の業務に充てられる時間が増えた』
『作業工数はかかっていないが、面倒くささがあり、なんとかならないかと
おもっていただの、自動化できてよかった。』
多くの前向きな意見をいただけました！
フィードバックいただいた方ありがとうございました！！
フィードバックをいただくにあたり、複数人の方に声をかけさせていただきましたが、調整つかずいただけない方もいらっしゃいました。また、業務に影響しないように調整するのにも苦労しました。今回は改善規模も小さいこともありご指摘はありませんでしたが、とはいえ、ここができないと要件を満たしていないものを作ってしまい、せっかく作っても使っていただけなかったり、作り直しが必要となったりと、無駄な工数を使うことになってしまう可能性があることを考えれば、この工程は大事だと改めて感じることができました。
9. 改善要望
フィードバックでは、ご指摘はなかったものの改善要望をいただきました。
Ａさん：『現在の集計は断面でしか状況がわからないので、過去の
お問合せ状況と比較して、傾向を把握できるようにしたい。』
Ｂさん：『お問合せのあった事象の解決有無がわかるようにしてほしい。』
私 ：『なるほど。けど、なんでそういった改善が必要なの？』
Ｂさん：『今は報告することが主となっている為、お問合せ情報が
有効利用できていないから。』
Ａさん：『そうなんだよね。』
Ｂさん：『報告のみのためでなく、さらに発展させた使い方をしたい』
「発展させた使い方」とは、
単なる報告用としての集計ではなく、集計データを活かして、店舗で実施にどのような問題が発生しているのか、発生状況を蓄積して傾向を把握し、未然に防ぐ対策を講じたり、同様の事象が発生した場合にスピート感のある対応ができるようしたい！
と、いうことでした。
どういった集計データを作成すればよいかは具体的に詰める必要がありますが、せっかくのお問合せ実績情報を活かせていないのは、確かにもったいない。なので、いただいた改善に関しては、チーム内で話し合い、改善していく方向で進めていきたいと思います。（現在、改修着手中・・・）
10. 今回の取り組みを通して学んだこと
本課題の取り組みを通して、学んだことをまとめてみました。
・PDCAサイクルの重要性を再認識
・Plan（計画）
・Do（実行）
・Check（評価）
・Action（改善）
重要性は理解していますが、改めてこのサイクルを回すことで、成果物の
出来に大きな差が出ることや期間内に終わらす為には重要だということを
再認識できました。過去を振り返ると、短い期間で対応することに目が行
きがちで、上から下へ流れるやり方で結果手戻りが発生し、期間内に
終わらないといったことがありました。（大昔ですよｗ）
今回は限られた期間での実施であったこともあり、PDCAサイクルの重要
性を改めて感じる機会となりました。
（ほんと重要です①）
・周囲を巻き込む事の重要性
スムーズにプロジェクトを進めていくうえで重要なことであり、
一人では成し遂げられない成果をあげることができるとおもっています。
今回の取り組みでフィードバックをいただけなかった人がいることを考
えると、私の力不足な側面もあるとおもっています。この能力を伸ばす
努力が必要と感じることができ、収穫となりました。
（ほんと重要です②）
・自身の力で業務改善可能
業務改善といえば、既に完成されたサービス利用することや
開発ベンダーに依頼することを大前提として考えていましたが、
自身の力でも十分改善可能であると感じることができました。
（この意識改革はデカい）
・情報収集力を高める
本課題で使用するツールを選定するにあたり、フリーのツールやサービス
などがいろいろあることを知りました。継続して業務改善するにあたり、
その改善内容に適したツールを選定できるくらいの知識量があると改善の
幅も広がりよりよい改善ができると感じました。このことから、
情報収集力を高めていくことも業務改善には必要と感じました。
（業務改善に限らずですが、この能力は大事）
11. まとめ
正直大変でしたが、この業務改善をきっかけに、本課題以外の現行業務課題について、チームメンバーと共有することができました。このことからも、業務改善に少しでも興味をもっていただけたのであれば、本課題に取り組んだ意味があったのかな、とおもいます。
引き続き作成したツールの改善を進めていきますが、『業務改善』の第一歩を踏み出した状態です。これを継続して行っていくこと、且つ、ツールを作成しての業務改善に興味をもってもらう仲間を、チーム、部署と広がっていくといいなとおもいます。これが私の次の課題なのかもしれません。
過去記事リンク
第１回（祝 初投稿！）
第２回
第３回
第４回
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